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Un secrétaire transmet des informations en préparant des documents divers. Il s'agit à la fois de :

• tableaux financiers,
• messages internes,
• documents comptables,
• courriers aux fournisseurs,
• et de présentations pour les réunions.

Pour chaque type de document, il existe des logiciels adaptés. Le secrétaire de métier maîtrise les suites bureautiques Microsoft Office, LibreOffice et Apache OpenOffice. Il utilise aussi les outils collaboratifs comme Google Workspace et Dropbox.

Quelques notions de compatibilité sont utiles pour occuper la fonction de secrétaire indépendante. Cette professionnelle saisit les devis, les demandes d'acomptes et les factures. Elle participe au recouvrement des créances et dialogue avec les fournisseurs de l'entreprise. Sa maîtrise des logiciels de tableurs lui permet de mettre à jour des tableaux financiers.

Les secrétaires indépendantes rédigent des documents comme les lettres de relance, les procès-verbaux et les notes de synthèse. Elles connaissent les règles de l'écriture administrative. Pour chaque document, ces professionnelles utilisent :

• des phrases claires,
• une structure prédéfinie,
• et des formules de politesse adaptées.

Les secrétaires indépendantes maîtrisent le vocabulaire juridique de leurs clients. Pour chaque mission, elles effectuent des recherches afin de saisir les spécificités des différentes entreprises ou associations.

Le secrétariat est un métier actif, qui nécessite du dynamisme. La journée d'un secrétaire administratif est variée : il enchaîne les tâches répétitives et les pics d'activités. Durant ceux-ci, il répond à des centaines de messages et d'appels. Il saisit puis envoie rapidement des documents, sans commettre aucune erreur. Le tout, en conservant son professionnalisme et sa motivation.

En contact permanent avec des clients et des fournisseurs, la secrétaire maîtrise les règles de la courtoisie. Elle garde son calme et sa patience en toutes circonstances. Par message comme par téléphone, cette assistante connaît les formules de politesse adaptées à chaque personne. Son attitude positive aide les sociétés à aborder sereinement leur gestion administrative. La (ou le) secrétaire véhicule aussi une image positive de l’entreprise auprès de ses interlocuteurs.

Un (ou une) secrétaire accède à des documents confidentiels. L'entreprise, l’association ou le médecin lui accorde sa confiance pour préserver des informations sensibles. Grâce à son éthique professionnelle, le secrétaire se montre discret. Il respecte la confidentialité des fichiers et des données. Ce point est crucial pour les secrétaires médicales.

Certaines entreprises souffrent d'une mauvaise organisation. Elles comptent sur leur secrétaire indépendant pour mettre de l'ordre dans leurs documents, leurs tableaux financiers et leur calendrier. Ce prestataire possède un excellent sens de l'organisation. Précis et rigoureux, il classe les pièces administratives et favorise une meilleure gestion. Ce soft skill est inné mais il se développe au fil des formations et des missions.