Onextra

Office manager, et assistante administrative indépendante expérimentée en BTP qui pourra vous accompagner dans la gestion de vos tâches administratives et s'engage à les réaliser avec le plus grand soin dans les délais impartis.

Je pourrai venir en renfort à vos équipes de façon ponctuelle ou régulière en cas de hausse d'activité, sans que vous n'avez à restructurer vos équipes ou recourir à une agence d'intérim.

Quel que soit votre corps de métier, entreprise de bâtiment, PME, TPE, Micro-entreprises, professions libérales, associations, artisans, commerçants ou particuliers, liberez-vous des contraintes administratives en confiant votre secrétariat à ONEXTRA, l'accompagnement qui vous fera gagner du temps.

Prestations proposées:

Gestion administrative:
-Traitement et démarches administratives auprès des organismes de l'état et des concessionnaires (Urssaf, Impôts, EDF, Véolia, Enédis...)
- Rédaction et saisie des courriers, des mémoires, des contrats, des agréments, des comptes-rendus et des rapports...
- Saisie, suivi et mains levées des cautions bancaires
- Constitution des dossiers de réponse aux appels d'offres: collecte des documents, mise en forme et envoi dans les délais impartis

Gestion financière :
- Établissement des devis, des factures, des situations de travaux et des commandes
- Relance des paiements par courrier simple, RAR et mail
- Rapprochement des factures et des bons de livraisons
- Réalisation des tableaux de bords règlements
- Réalisation du suivi des dépenses prorata

Gestion du personnels
- Déclaration d'embauche
- Gestion des notes de frais et des absences
- Gestion des congés
- Suivi des visites médicales
Mise en place du régime mutuelle
Mise à jour du registre du personnel
Pointage des intérimaires

Gestion des chantiers :
- Gestion des branchement provisoires
- Demande des autorisations de voiries
- Préparation des dossiers de montage et démontage des engins de levage
- Préparation des DICT et des PPSPS
- Contrôle des papiers des salariées étrangers
- Gestion des rendez-vous avec les acquéreurs pour la levée des réserves
- Préparation des dossiers H&E et des dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)

Gestion commerciale:
- Aide à la conquête des nouveaux clients
- Permanence et prospection téléphonique
- Gestion des comptes et commandes clients
- Suivi des achats et des ventes
- Gestion des stocks et divers inventaires produits
- Recouvrement et relances impayés
- Mise à jour des bases de données clients
- Numérisations des documents et archivages

Gestion évènementielle:
- Gestion et organisation des évènements avec (vernissages, cocktails dînatoires, soirées d'anniversaires, repas de chantiers et pose de la première pierre)
- Réservation des voyages professionnelles ou personnels...

Pour plus d'information, n'hésitez pas à me laisser un message