Site espace ZEN : agenda, annuaire praticiens, réservations salles

Cahier des charges site internet Espace ZEN

1 page de description du lieu de sa genèse, son essence qui propose 2 accès possibles :
- Particuliers qui souhaitent venir pratiquer dans le lieu et savoir ce qui s’y passe. Parmi les particuliers, il y a les habitués qui ont une carte de fidélité avec coordonnées connus et les occasionnels ou nouveaux
- Pro qui souhaitent louer un créneau et proposer un atelier. Parmi les pro il y a les adhérents connus et les nouveaux.

Espace Médecine douce : Il y a 2 bureaux de 20 m2, 1 de 10, 1 de 30 et une salle 85 m2 soit 5 espaces = 5 calendriers. Les bureaux de 20 m2 sont déjà bien occupés, il s’agit peut être plus de faire connaître les praticiens installés.
Espace médecine traditionnelle : il peut y avoir ponctuellement un cabinet de libre sinon visibilité des praticiens en place (si c’est possible selon les disciplines)

Accès utilisateur particulier et coworker

Particulier inconnu du lieu :

Consulter le planning : je vois l’ensemble des ateliers proposés (pas les créneaux vides) en cliquant sur un évènement je trouve les coordonnées du praticien, un descriptif de l’atelier, les horaires, le prix. Je prends directement contact avec le praticien pour participer.

Voir les praticiens installés en médecine traditionnelle et médecine douce
Prévoir d’inclure le lien vers le site de prise de RDV utilisé par le praticien

Particuliers adhérents :

Pour adhérer, je remplis un formulaire d’adhésion avec mes coordonnées pour être informé des évènements / newslettre.
Je peux acheter une carte d’adhérent Arc en Zen, valable 1 an à partir de la date d’achat.
Si le praticien propose des tarifs réduits pour les utilisateurs habituels du lieu ayant une carte, je le vois sur le planning. Le paiement se fait directement au praticien.

C’est le même accès sans identifiant / mot de passe et l’accès au même planning, la différence se trouve seulement dans l’accès au formulaire d’adhésion et paiement en ligne.

Accès Pro

Nouveau Pro :

Consultation et recherche de la bonne salle :
Je vois l’ensemble du planning des salles avec leur description et leur disponibilité (Intitulé saisi par le professionnel qui a réservé)
Le créneau est réservé à l’heure (0,5 possible), en précisant que c’est l’heure où la salle peut être utilisée par quelqu’un d’autre (=débarrassée et aussi propre qu’en arrivant), à la demi-journée (5-13h – 13-19h – 19-0h) ou à la journée, selon les tarifs en vigueur
Je sélectionne une salle, une date & une plage horaire : la disponibilité est vérifiée le prix calculé, selon évolution des tarifs. (peut être manuel sur mail d’alerte ou sms au gérent)

Pour réserver :
Je saisis un formulaire contact avec mes coordonnées complètes, nom commercial et activité, N° siret, justif d’assurance pro.

Concernant la réservation : je décris brièvement l’utilisation prévue et je coche si c’est un évènement privé comme une réunion de travail ou public comme un atelier de groupe. Dans ce dernier cas, je saisis une description plus complète qui apparaitra dans la page particulier (les coordonnées du praticien, un descriptif de l’atelier, les horaires, la salle, le prix).

Je décide ou non d’offrir une réduction aux adhérents Arc en Zen, à préciser dans le formulaire pour apparaître sur le planning.

J’opte pour une récurrence ou non des locations
Paiement en ligne (redirection possible)
La validation envoie une demande de réservation adressée au gestionnaire, qui valide si tout est ok : une confirmation est alors envoyée au pro et les informations sont publiées sur le site.

Des conditions d’annulation sont appliquées : remboursement jusqu’à 10 jours avant l’évènement, 50 % jusqu’à 48h avant et le total ensuite. Remboursement si la réservation n’est pas confirmée. Ces opérations sont suivies manuellement.

Pro adhérents :

Pour ne pas avoir à tout ressaisir et réserver plus rapidement + apparaître dans l’annuaire du site + saisir des évènement sur la page actualité du site, les professionnels peuvent prendre une adhésion.
Le formulaire serait le même que ci-dessus avec les mêmes éléments (coordonnées complètes, nom commercial et activité, N° siret, justif d’assurance pro)
L’adhésion pourra être payante, mais pas au début.
L’adhésion est soumise à approbation du gestionnaire : les pro peuvent ensuite accéder par identifiant + mdp et leurs réservations ne sont pas soumises à approbation.

Cas des réservations sur créneaux hebdomadaires fixes :
Dans ce cas, les créneaux occupés régulièrement devraient être bloqués par défaut sur le planning. Le Praticien se connecte en début de mois et confirme ses réservations et paye.
En cas de non paiement, le gestionnaire a la main pour retirer la réservation. L’ensemble peut aussi être suivi manuellement si besoin.
Un verrouillage est nécessaire pour ne pas pouvoir réserver 2 fois le meme créneau dans la même salle.

Le gestionnaire peut ajouter des créneaux réservés manuellement

Sont fournis par le gestionnaire : textes, photos, logo et brandboard

GESTION FINANCIERE

Compilation des données en fichier client exploitable pour mailing et facturation
Envoi des factures automatiques pour les locations récurrentes selon accord contrat (peut être un calcul auto ou montant manuel).
Alerte en fin de contrat
Edition des factures à la réservation et confirmation de réservation à la réception du paiement (confirmation sur le planning)
Compilation des factures éditées dans un grand livre avec extraction possible sur excell pour consolider avec les dépenses engagées

Exploitation de la rentabilité par salle : taux d’occupation et CA

REFERENCEMENT

Liste de mots clés
Analyse de flux, compteurs autonomie
Maintenance et prise en main
Arborescence et nombre de pages
Site Holom en référence

ARBORESCENCE

• Accueil ( les prochains événements, les praticiens, présentation )
• Présentation (présentation détaillée du lieu, valeurs)
• Devenir praticien chez Arc en zen (page permettant de mettre en avant les avantages d'etre praticien adhérent)
• Formulaire pour devenir praticien adhérent (pro)
• Devenir adhérent chez Arc en zen (page permettant de mettre en avant les avantages d'être adhérent pratiquant)
• Formulaire pour devenir adhérent / pratiquant (non professionnel)
• Les praticiens (Liste des praticiens)
• Détail praticien (page détail similaire en fonctionnalités à Holom) + calendrier de présence selon réservations et redirection possible sur leur site de prise de RDV
• les événements (Liste des événements à venir)
• Détail événement saisi par le praticien et contact pour réservation auprès de l’organisateur
• Les salles (Liste des salles)
• Details salle et leurs disponibilités
• Page contact (contact simple et généraliste, plan)
• Formulaire d’adhésion carte de réduction et recevoir la newsletter mensuelle
• Mentions légales + CGV
• Interface praticien (Interface spécifique pour les praticiens adhérent)
• Connexion
• Compte praticien avec gestion des réservations du praticien (il voit la liste de toutes les réservations faites, publiques, privés)
• détail de réservation avec la liste des inscrits
• Formulaire réservation (créer une nouvelle réservation, soumis à validation de votre part, paiement en ligne possible par redirection)
• Formulaire de création d’évènement
• Page profil (pour modifier ses informations) soumise à validation

PROPOSITION DE PLAN DU SITE

Accueil ( les prochains événements, les praticiens, présentation )
• Le Lieu (présentation détaillée du lieu, valeurs)
o Présentation détaillée du lieu
o Valeurs
o Salles (bureaux & communs)

• Les Praticiens
o Présentation générale
o Devenir praticien (modalités & dire qu’il y aura un espace dédié à chaque praticien)
o N Pages de Présentation de chaque Praticien

• Les Evénements
o Vue générale des événements chez Arc en Zen (calendrier)
o N Pages de Présentation de chaque Evénement

• Devenir Adhérent
o Formulaire d’adhésion + payer en ligne
o Inscription newsletter

• Espace Praticiens
o Formulaire : Modifier son Profil (avec validation centrale)
o Calendrier :
 Voir dispo salles
 Réserver pour un événement avec fiche publique ou pas
 Payer en ligne
o Formulaire : Créer un Evénement & Page de Présentation associée
(publication de l’événement uniquement après validation de la nature de l’événement par la gérante)
o Vue globale des réservations faites par le praticien connecté avec possibilité de modification manuelle

• Contact

• Mentions légales CGV

• Ethique