Élaboration d'un PGI dans le but d'améliorer le flux de travail

Intitulé du projet :
Élaboration d’un PGI
Cahier des charges
Date : 07/03/2023
Version : 1er Version

Besoins fonctionnelles :
-Gestion des commandes : le PGI devrait permettre de gérer les commandes clients, depuis la réception de la commande jusqu'à la livraison du produit ou service.
-Gestion des stocks : le PGI devrait permettre de gérer les niveaux de stocks de l'entreprise, de suivre les entrées et sorties de stock, et d'optimiser les niveaux de stock pour minimiser les coûts.
-Gestion de la production : le PGI devrait permettre de planifier et de gérer les processus de production, de suivre l'avancement de la production et de contrôler la qualité des produits fabriqués.
-Gestion des ressources humaines : le PGI devrait permettre de gérer les informations relatives aux employés, telles que les données personnelles, les contrats de travail, les congés, les absences, les formations et les évaluations.
-Comptabilité et gestion financière : le PGI devrait permettre de gérer les transactions financières de l'entreprise, de suivre les flux de trésorerie, de produire des états financiers et de respecter les obligations légales et fiscales.
-Gestion des relations clients : le PGI devrait permettre de gérer les données relatives aux clients, telles que les coordonnées, les historiques d'achat, les demandes de service, les plaintes et les suggestions.
-Gestion des relations fournisseurs : le PGI devrait permettre de gérer les données relatives aux fournisseurs, telles que les coordonnées, les historiques d'achat, les contrats et les commandes.
Besoins techniques :
-Capacité de traitement de données : le PGI doit être capable de traiter de grandes quantités de données en temps réel, et de les stocker de manière sécurisée et fiable.
-Sécurité : le PGI doit être doté de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles de l'entreprise contre les accès non autorisés, les fuites ou les pertes de données.
-Fiabilité et disponibilité : le PGI doit être fiable et disponible en permanence, afin d'assurer la continuité des opérations de l'entreprise.
-Évolutivité : le PGI doit être capable de s'adapter aux besoins évolutifs de l'entreprise, en termes de nombre d'utilisateurs, de quantité de données, de fonctionnalités, etc.
-Facilité d'intégration : le PGI doit être facile à intégrer avec d'autres systèmes informatiques de l'entreprise, tels que les systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement, les systèmes de gestion des relations clients, les systèmes de gestion des stocks, les systèmes de comptabilité, etc.
-Conformité réglementaire : le PGI doit être conforme aux réglementations en vigueur dans l'industrie de l'entreprise, telles que les réglementations fiscales, comptables ou de protection des données.
-Facilité de maintenance et de support : le PGI doit être facile à maintenir et à mettre à jour, et bénéficier d'un support technique efficace pour résoudre rapidement les problèmes qui peuvent survenir.
Interface utilisateurs :
-Structure logique : L'interface utilisateur devrait être organisée de manière logique, en suivant le flux de travail de l'utilisateur. Les options de menu et les boutons devraient être facilement accessibles et bien étiquetés pour permettre à l'utilisateur de trouver rapidement les fonctionnalités qu'il recherche.
-Présentation claire : Les informations présentées à l'utilisateur doivent être claires et facilement lisibles. Les polices et les couleurs doivent être choisies de manière à offrir un bon contraste, pour éviter toute confusion ou fatigue oculaire.
-Saisie de données intuitive : Les écrans de saisie de données doivent être simples et intuitifs pour minimiser les erreurs de saisie. Les champs obligatoires doivent être clairement indiqués et les messages d'erreur doivent être précis et faciles à comprendre.
-Fonctionnalités de recherche et de filtrage : Les fonctionnalités de recherche et de filtrage permettent aux utilisateurs de trouver rapidement les données qu'ils recherchent. Les critères de recherche et les filtres doivent être faciles à utiliser et à comprendre.
-Fonctionnalités de rapport et d'analyse : Les fonctionnalités de rapport et d'analyse doivent permettre à l'utilisateur de générer des rapports, des graphiques et des tableaux de bord pour aider à la prise de décisions. Les données doivent être présentées de manière claire et concise pour faciliter la compréhension.
-Personnalisation de l'interface : Les utilisateurs doivent être en mesure de personnaliser l'interface utilisateur en fonction de leurs préférences. Par exemple, les utilisateurs peuvent avoir besoin de modifier les couleurs de l'interface, les positions des boutons ou les options de menu.
Exigences & Personnalisation :

-Analyse des besoins : la première étape consiste à identifier les besoins spécifiques de l'entreprise en matière de gestion, afin de déterminer les fonctionnalités qui doivent être personnalisées dans le PGI. Cela peut inclure des fonctionnalités liées aux processus de production, de vente, de comptabilité, de gestion des stocks, de gestion des ressources humaines, etc.
-Évaluation des options de personnalisation : une fois que les besoins ont été identifiés, il est important d'évaluer les options de personnalisation disponibles pour le PGI. Les options de personnalisation peuvent varier en fonction du logiciel utilisé, de la complexité des modifications à apporter et des coûts associés.
-Conception et développement : une fois que les options de personnalisation ont été sélectionnées, il est temps de concevoir et de développer les modifications nécessaires pour adapter le PGI aux besoins spécifiques de l'entreprise. Cela peut impliquer la modification de la structure de la base de données, la création de nouvelles fonctionnalités ou la personnalisation de l'interface utilisateur.
-Tests et validation : une fois que les modifications ont été apportées, il est important de tester et de valider le système pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. Cela peut impliquer des tests de fonctionnalité, de performance et de sécurité.
-Formation des utilisateurs : après la validation, les utilisateurs finaux doivent être formés sur l'utilisation du PGI personnalisé afin de s'assurer que les nouveaux processus sont compris et utilisés efficacement

Exigences en terme de formation : <br />-Formation des utilisateurs finaux : Les utilisateurs finaux doivent être formés sur la façon d'utiliser le PGI, y compris les fonctionnalités de base et avancées, ainsi que les processus de travail et les workflows qui sont gérés par le PGI.
-Formation des administrateurs système : Les administrateurs système doivent être formés sur la façon de gérer et de maintenir le PGI, y compris la configuration, les mises à jour, les sauvegardes et les restaurations, ainsi que la surveillance et la résolution des problèmes.
-Formation continue : Il est important de fournir une formation continue pour s'assurer que les utilisateurs finaux restent compétents dans l'utilisation du PGI et pour se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et les améliorations.
-Formation adaptée aux différents rôles : La formation doit être adaptée aux différents rôles et responsabilités des utilisateurs finaux dans l'entreprise, en tenant compte des différents niveaux d'expérience et de compétence.
-Formation en ligne : Il peut être avantageux de fournir une formation en ligne pour permettre une formation plus flexible et accessible à distance.
-Évaluation de la formation : Il est important d'évaluer la formation pour mesurer l'efficacité et l'impact de la formation sur les utilisateurs finaux et pour s'assurer que les objectifs de formation sont atteints.
Délais & Coûts
-Délais de 4 mois
-Coûts potentiel mais aucune ressource financières pour le moment