Avec des équipes de plus en plus composées de freelances ou de télétravailleurs, il devient essentiel de modifier ses habitudes de communication.
Chaque membre de votre team doit pouvoir s’exprimer clairement et recevoir les informations nécessaires à sa mission, même s’il se trouve à des centaines de kilomètres de votre siège social. C’est là que Slack intervient !
Fabuleux outil de collaboration, il aide vos employés et freelances à rester en contact de manière intuitive, à partager des documents en toute sécurité, à éditer des to-do list communes… et à faire bien d’autres choses. Partons à la découverte de l’outil Slack et des meilleurs conseils pour l’utiliser de manière efficace !
Le fonctionnement de Slack
Tout commence par une inscription sur la plateforme. Après cette étape, Slack vous invite à créer un groupe de travail. L’outil se charge d’attribuer une URL au groupe et d’envoyer une invitation à tous ceux que vous avez ajoutés.
Votre équipe est désormais prête à utiliser cette plateforme collaborative !
Slack dispose d’une version gratuite qui comporte de nombreuses fonctionnalités pratiques. Vous pourrez déjà démarrer et instaurer une meilleure communication avec cette version.
Avec Slack, vous disposez de plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité :
- Un espace de travail unique pour toute l’équipe
- Des canaux de discussions classés par sujet
- Une messagerie privée
- L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
- Un partage facilité des fichiers
Les règles de la messagerie Slack
Slack vous propose des espaces d’échanges commun nommés “Chaînes”. Vous pourrez définir le thème de ces chaînes, ainsi que les personnes qui ont accès.
Par exemple, en tant qu’entreprise, vous pouvez dédier un espace à chaque service : ressources humaines, relations clients, marketing, vente, comptabilité, etc.
Les employés et freelances se verront alors autoriser l’accès à des chaînes selon leurs fonctions. Par exemple, un graphiste pourra accéder à la chaîne “marketing”, mais aussi “vente”, s’il est amené à créer des templates pour les offres des commerciaux. Le directeur des ressources humaines aura accès aux canaux “ressources humaines” mais aussi “comptabilité”, afin de mieux gérer les échanges concernant les fiches de paie.
Chaque utilisateur est libre de créer un canal de discussion. Néanmoins, vous pouvez désactiver cette possibilité si vous voulez garder un contrôle sur les chaînes.
Par ailleurs, sachez que l’outil permet aussi à deux collaborateurs d’échanger en privé, comme sur toute autre messagerie.
La messagerie Slack est essentielle pour diminuer le nombre d’emails échangés en interne. De plus, elle aide les collaborateurs à retrouver plus facilement une information en centralisant et en classifiant les échanges.
Les raccourcis Slack à connaître
Pour accroître votre productivité et améliorer votre communication, Slack propose des raccourcis de commande qu’il faut maîtriser.
@username : pour envoyer une notification à une personne spécifique à l’intérieur d’un canal, tapez son nom d’utilisateur précédé du @. Il recevra une notification.
@chaîne : lorsqu’un utilisateur veut alerter tous les membres d’un canal, il lui suffit d’inclure ce tag avant son message. Ces derniers recevront tous une notification. Cependant, vous pouvez limiter cette fonction aux administrateurs d’équipe.
@here : pareil que @chaîne, mais n’avertit que les gens qui sont en ligne et actifs. C’est particulièrement pratique si vous avez une question urgente.
/statut : si vous voulez informer votre équipe que vous n’êtes pas disponible, cette fonctionnalité est utile. Par exemple, si vous voulez informer vos collègues que vous êtes en télétravail, tapez “/statut en télétravail”. Pour modifier l’emoji, cliquez sur votre pseudo en haut à gauche puis sur “Modifier le statut”.
Nos conseils pour tirer le meilleur parti de Slack
Pour que Slack optimise votre productivité et offre à votre équipe un moyen de communication optimal, suivez ces quelques conseils :
Créez une chaîne où tous les collaborateurs peuvent échanger sur tous les sujets, même s’ils ne concernent pas directement la vie professionnelle. Cela permet de renforcer la cohésion et l’entente de votre équipe.
Installez l’application mobile (iOS / Android) et l’application de bureau (Mac / Windows) afin de recevoir les notifications importantes et pouvoir communiquer avec votre équipe de n’importe où !
Contrôlez vos notifications, afin de ne pas être trop spammé ! Conservez uniquement les notifications importantes, celles qui informent de la réception d’un message privé, d’une identification dans un message ou de l’utilisation de la mention @chaîne.
Jetez un œil aux applications que vous pouvez installer gratuitement sur Slack. Par exemple, vous pourrez relier l’outil à votre compte Google Drive, Trello, Twitter, Zapier, Salesforce, Gmail, Canva… ou installez des applications de veille, statistiques, to-do list, planification, etc.
Pour améliorer la communication au sein d’une équipe et optimiser la productivité, Slack est un outil efficient, à tester de toute urgence !
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