Vous cherchez une méthode efficace pour améliorer votre environnement de travail ? En utilisant la méthode des 5S, vous pouvez créer un espace de travail optimisé et efficace.
Il s’agit d’une méthode d’organisation japonaise mise en place pour la première fois par l’entreprise Toyota. A l’origine, la méthode des 5S est conçue pour l’organisation des ateliers de production mais elle s’applique aujourd’hui à tous les espaces professionnels.
Voici tout ce que vous devez savoir sur la méthode des 5S.
Qu’est-ce que la méthode des 5S ?
Il s’agit d’une méthode d’organisation japonaise dont l’objectif principal est la mise en ordre de son environnement de travail pour plus d’efficacité mais également de sécurité. La méthode des 5S se définit en 5 mots japonais :
- Seiri qui signifie se débarrasser du superflu.
- Seiton : ranger, mettre de l’ordre dans son espace de travail en attribuant un espace précis à chaque objet ce qui facilite son utilisation.
- Seiso : nettoyer pour travailler dans un espace sain et sécurisé.
- Seiketsu : maintenir l’ordre mis en place.
- Shitsuke : être rigoureux en continuant d’appliquer consciencieusement les 4S précédents.
Pourquoi mettre en place la méthode des 5S ?
Cet outil permet de créer efficacement un espace de travail dans lequel vous pourrez retrouver facilement et rapidement chaque document ou chaque outil de façon à optimiser votre temps et à vous concentrer sur l’essentiel. Vous ne risquez plus de perte de matériel et vous créez un espace sécurisé qui permet d’éviter ou du moins réduire les risques d’ accidents de travail.
Pour appliquer efficacement cette méthode au sein d’une entreprise, il est nécessaire qu’elle soit mise en place par un groupe de travail et suivie et soutenue par la direction. En effet, il faut former les employés pour qu’ils se familiarisent avec la méthode des 5S et maintiennent sa mise en place au quotidien.
Si la méthode est bien appliquée, vous constaterez rapidement de nombreux bénéfices comme :
- L’amélioration des conditions de travail
- Plus d’efficacité et de productivité
- Moins de perte de temps au quotidien dans les recherches de documents ou d’outils
- Une réduction du risque d’accidents de travail.
Appliquer la méthode des 5S
1. Seiri : Débarrasser
Commencez par débarrasser votre espace de travail de tout ce qui est inutile en procédant de la façon suivante :
- Vous débarrasser de ce qui ne sert pas ou plus.
- Mettre de côté les documents qui ne vous sont pas utiles au quotidien.
- Garder à portée de main tout ce qui vous sert chaque jour.
Il s’agit de hiérarchiser votre matériel de travail et de le classer du moins utile au plus utile.
2. Seiton : Mettre en ordre
Cette étape vous invite à mettre chaque chose à sa place en procédant ainsi :
- Ranger votre espace de travail de façon optimale et hiérarchisée
- Définir des règles de rangement (par ordre alphabétique, par taille, par thématique…)
- Appliquer une logique de priorisation dans le rangement des objets.
3. Seiso : Nettoyer
Il est essentiel de travailler dans un espace sain, dégagé et ordonné. Seiso est donc une étape indispensable à mettre en place particulièrement en usine pour favoriser la sécurité.
Au bureau, le nettoyage favorise un cadre de travail sain et agréable pour les employés.
4. Seiketsu : Maintenir l’ordre
Encore faut-il appliquer minutieusement les 3 premières étapes pour travailler efficacement avec la méthode des 5S. Vous devrez trier, ranger et nettoyer régulièrement l’espace de travail pour maintenir ce nouvel ordre au quotidien.
Une fois que vous utilisez un objet ou un outil, ayez le réflexe de le remettre aussitôt à sa place initiale.
5. Shitsuke : Être rigoureux
Vous devrez maintenir des efforts continus pour constater l’efficacité de ce système japonais dans le temps. Cette méthode d’organisation n’est efficace que si elle est rigoureusement contrôlée.
Si vous souhaitez travailler avec la méthode des 5S dans le cadre d’une entreprise, il est nécessaire de l’intégrer dans la politique interne et de diffuser un schéma de la méthode au personnel pour un rappel régulier de l’application des 5S. Ainsi cette méthode peut devenir un réflexe, une bonne habitude à mettre en place.
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Appliquez la méthode japonaise des 5S pour gagner en efficacité et en sécurité dans votre travail. Mettre de l’ordre dans votre espace de travail vous permettra d’être plus performant mais aussi plus serein au quotidien.
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