La digitalisation est aujourd’hui présente dans tous les domaines et représente souvent un challenge pour les entreprises.
De nombreuses sociétés font appel à un chef de projet freelance pour les accompagner dans leur transformation numérique.
Pour vous aider à y voir plus clair, nous verrons s’il est trop tard pour initier la transformation de votre business, 5 outils numériques pour mettre le pied à l’étrier, et comment préparer ses équipes pour un changement réussi.
Est-il trop tard pour lancer la transformation digitale d’une entreprise ?
Même si la technologie évolue très vite, il n’est jamais trop tard pour entamer la transformation digitale de votre entreprise. Il suffit de prendre le train en route.
La transformation digitale, tout commence il y a plus de 30 ans
Avant même l’arrivée du monde digital tel que nous le connaissons aujourd’hui, les outils numériques ont commencé à transformer les us et coutumes des entreprises et des consommateurs dès les années 90.
Les campagnes publicitaires dans les médias de masse ont permis de propulser la communication à grande échelle, même si le client effectuait encore ses achats dans les commerces physiques. Si les entreprises étaient au balbutiement de la transformation digitale, elles avaient pourtant déjà démarré le processus.
En changeant de millénaire apparaissent les applications ainsi que les réseaux sociaux qui vont révolutionner la notion d’organisation et de communication. On est alors capable d’échanger en instantané, en équipe et de créer des clouds afin d’apporter une base de données ressources en interne. L’expérience client subit, elle aussi, son lot de changements, avec au centre des attentes, pouvoir interagir instantanément avec les entreprises sur de multiples canaux de communication et pouvoir régler les produits et/ou les services via de nouveaux processus de paiements en ligne.
Avec maintenant plus de 30 ans de digitalisation, les données personnelles provenant des réseaux sociaux sont une source d’informations cruciales pour les entreprises afin de développer leurs offres, continuer à évoluer dans l’ère du temps et améliorer l’expérience client des consommateurs.
Quelles entreprises sont concernées par la transformation digitale ?
Globalement, toutes les entreprises sont concernées par la digitalisation, à plus ou moins grande échelle, en fonction de leur taille et de leur secteur d’activité afin de gagner :
- des profits plus conséquents, grâce à la formation des employés sur les technologies émergentes et l’utilisation de data à des fins stratégiques.
- en souplesse, en adaptant les conditions de travail et les moyens mis en œuvre pour répondre aux attentes en constante évolution des clients.
- en adaptabilité, en se posant les questions pertinentes grâce aux données acquises sans se reposer indéfiniment sur ses succès, au risque de devoir effectuer des changements brusques et précipités.
- des collaborateurs impliqués, grâce à une culture d’entreprise transparente, des processus de formation et une communication ouverte rendus possibles grâce aux outils numériques.
Contrairement aux idées reçues, seulement 38 % des grandes entreprises ont entamé un processus de transformation numérique contre 55 % des start-ups, plus à même de favoriser le travail collaboratif et la souplesse alors que ceux-ci sont freinés par la rigidité des grandes structures. Néanmoins, elles disposent de ressources plus conséquentes pour initier une stratégie digitale et maintenir le changement sur le long terme.
La transformation digitale, une adaptation perpétuelle
Mettre en place une stratégie pour digitaliser son entreprise est le premier pas d’un cycle vertueux. En effet, la mise en œuvre de nouvelles formations digitales en interne, de nouveaux outils numériques et technologiques apporteront de nouvelles performances ainsi que de nouvelles données liées à vos produits et vos services.
L’évolution des technologies va également changer les attentes de vos clients et les solutions que vous pourrez leur apporter, ce qui amènera des data supplémentaires etc. En somme, la transformation digitale d’une entreprise permet d’être à la page pour fournir une expérience client et une culture interne optimale, mais demande une veille active.
Si les entreprises américaines et asiatiques ont pris une longueur d’avance dans la course à la numérisation, il est toujours possible aux entreprises européennes de rattraper leur retard.
6 outils pour initier la transformation digitale de son entreprise :
Les évolutions numériques sont présentes dans tous les business, de la comptabilité au marketing en passant par le recrutement, la communication interne et la gestion de projets. Voici 5 outils incontournables :
1. monday.comSponsorisé
Afin de garantir le succès de la transformation digitale de votre entreprise, monday.com mise sur une adoption facile, une productivité accrue et une sécurisation des données. Le déploiement est simple, permettant à chaque équipe d’utiliser l’interface intuitive sans avoir besoin de formation préalable.
Grâce aux modèles préconçus, monday.com facilite une utilisation efficace et rapide. En glissant-déposant les éléments, vous pouvez créer des processus de travail adaptés à votre équipe. Pour plus de performance, monday.com intègre vos outils (Slack, Gmail) et utilise l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches manuelles, vous permettant de vous concentrer avant tout sur votre travail.
Concernant le volet sécurité, monday.com est conforme aux strictes normes RGPD, garantissant la confidentialité et la sécurité de vos données et de votre travail.
2. Les suites collaboratives
Le temps où chacun travaillait sur son fichier word ou excel seul dans son coin est révolu, l’heure est aux outils collaboratifs. Là où les collaborateurs d’entreprises sont de plus en plus mobiles, la nécessité d’avoir accès en temps réel à toutes les données dont ils ont besoin est devenu une nécessité.
Cela passe par la mise en place de suite telle que la très connue G Suite de Google ou la Suite Microsoft Office 365 qui fourniront à vos équipes toutes les fonctionnalités de communication, de stockage, de gestion et de rédaction nécessaires à votre activité proche d’une suite classique avec des fonctionnalités améliorées en ligne et un instantanéité nouvelle. Sans changer fondamentalement votre façon de procéder, ces outils internet vous apporteront un précieux gain de temps et une fluidité de travail.
3. Les CRM (Customer Relationship Management)
Appelés aussi GRC (Gestion de la Relation Client), les CRM sont devenus incontournables avec des clients de plus en plus connectés et avides d’une expérience en ligne à la hauteur de leurs attentes. L’outil CRM permet de mieux comprendre sa cible grâce aux data collectées pour développer une stratégie digitale correspondants à sa demande, voire même d’anticiper les besoins et ainsi prendre une longueur d’avance pour vous démarquer de la concurrence.
Les CRM sont nombreux et le choix est parfois difficile entre logiciels open source comme Dolibarr (destiné aux PME, TPE, auto-entrepreneurs et associations) ou propriétaire comme Axonaut. Il faudra alors vous pencher sur les fonctionnalités numériques proposées pour choisir le logiciel convenant le mieux à votre business.
4. Les outils SIRH (Système d’Informations Ressources Humaines)
La gestion RH change de dimension grâce à la transition numérique automatisant un grand nombre de points tels que la paie, le recrutement, la gestion administrative du personnel et les temps d’absence. Vous pourrez ainsi performer sur une activité particulièrement chronophage. Les demandes de congés, les notes de frais, et le calcul du temps de travail seront accessibles en ligne pour établir les fiches de paie sans passer des heures en saisie manuelle. Les collaborateurs peuvent directement effectuer leurs demandes en ligne en toute autonomie (remboursement de frais, congés etc.) grâce à des outils comme Figgo ou Payfit.
La gestion de carrière des collaborateurs est également envisageable via un portail dédié où le salarié peut faire part de ses désirs d’évolution et de formation.
Le recrutement prend également une forme différente grâce à des logiciels tels que SmartRecruiters, permettant de déterminer si un CV correspond au profil que vous recherchez et transmettre les informations aux membres de votre équipe pour une décision collective.
5. Les outils de comptabilité
La comptabilité offre également un nouveau modèle de gestion en ligne pour éditer des devis ou des factures et exporter ou importer des données partout dans le monde et à n’importe quel moment, quels que soient la taille et le type d’entreprise. Encore une fois, l’aspect communautaire est mis en avant pour économiser un temps précieux en permettant la consultation et la modification d’un document par plusieurs utilisateurs simultanément.
6. Les ERP (Entreprise Ressource Planning)
Chef d’orchestre de la transformation numérique, les ERP permettent la coordination des activités quotidiennes d’un business (comptabilité, gestion de projets, opération de supply chain etc.) grâce à un logiciel en interne ou cloud (Saas). Celui-ci permet aussi une gestion de la performance de l’entreprise s’il est équipé d’un EPM, permettant de budgéter, planifier et éditer des rapports financiers.
L’ERP permet avant tout la mise en place d’une base de données unique en interne, sans doublon, potentiellement source d’erreur et de perte de temps. Cet outil permet d’améliorer la compréhension globale de l’activité de l’entreprise ainsi que la collaboration, l’efficacité et la cohérence entre front-office et back-office.
Si la solution digitale de l’ERP semble novatrice, elle est en fait la descendante de la formule de Wilson (ou formule du lot économique), créée il y a plus d’un siècle, et de sa combinaison à un ordinateur centrale 50 ans plus tard, qui donna la planification des besoins en composants (MRP).
Comment préparer ses équipes à la mise en œuvre d’une transformation digitale ?
Tout changement nécessite une préparation afin d’être favorablement accueilli au sein d’une entreprise et s’assurer une collaboration optimale des équipes. Voici 4 axes à développer :
1. Mobiliser les compétences en interne
Impliquer ses collaborateurs dans la transformation numérique de son entreprise permettra de mettre à jour les besoins concrets de chaque corps de métier et de recueillir des informations cruciales pour l’élaboration d’une stratégie de développement digitale. Outre les solutions génériques performantes déjà proposées, les éléments qui feront toute la différence viendront en interne.
Les salariés adhèrent également mieux à une démarche pour laquelle leur expertise a été sollicitée et qui répond à leurs besoins. Le développement d’une nouvelle culture d’entreprise basée sur la clarté de l’information est généralement très apprécié des salariés, dont la majorité trouve l’accès à l’information insuffisant dans leur entreprise.
Vous montrerez également une volonté forte d’effectuer un changement important qui permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. Montrer l’exemple est essentiel pour réussir une transition, représentez le changement que vous souhaitez pour inspirer vos collaborateurs.
2. La formation des collaborateurs
Le changement peut engendrer de la crainte chez vos collaborateurs, qui pourront avoir peur de ne pas être assez compétents sur la question numérique. La formation effectuée en interne ou externalisée permet à vos équipes d’aborder cette nouvelle facette de leur travail en toute sérénité tout en valorisant les compétences de chacun et en visualisant clairement les avantages qu’ils pourront tirer de ces changements. Un salarié à l’aise avec l’outil sera également plus performant et impliqué. Là où 9 employés sur 10 ont besoin de mettre à niveau chaque année leurs compétences, seulement un tiers se sentent encouragés par leur employeur. C’est donc un axe de développement précieux pour votre culture d’entreprise.
3. Recruter des équipes dédiées à la transformation digitale
La mise en œuvre de solutions numériques est un changement important pouvant nécessiter de recruter de nouvelles équipes. Avec une solide expérience dans les outils numériques, celles-ci pourront mettre leurs compétences spécifiques au service de l’entreprise tout en s’imprégnant de sa culture. La présence de personnel spécialisé permettra d’optimiser les outils, les données et d’avoir de véritables référents en interne. De plus en plus d’études s’accordent pour dire qu’il y a une forte corrélation entre la mise en place de processus numériques intégrés et la performance économique d’une entreprise. Cependant, cette démarche peut être longue, entre trouver les profils adéquats et la mise en œuvre effective des nouveaux éléments.
4. Faire appel à des spécialistes externes pour accompagner la transition
Les spécialistes externes proposent de nombreux services et représentent une solution intéressante si vous ne souhaitez pas recruter en interne, ou que vous ne disposez pas des compétences nécessaires à tout ou partie de la transformation digitale de votre entreprise.
Vous disposez ainsi de moyens humains et matériels immédiats mis à disposition par un sous-traitant, ainsi qu’un gain de temps et d’argent non-négligeables pour développer vos projets.
Notre astuce pour réussir la transformation digitale de votre entreprise
Quel que soit le domaine ou la taille de votre entreprise, la mise en place d’outils numériques apportera un gain de performance et des informations vitales au développement de votre business
Pour démarrer la transformation digitale, faites appel à une plateforme freelance qui vous mettra en relation avec les professionnels des nouvelles technologies dont vous aurez besoin.
