Alors que les entreprises ont dû s’adapter face à une pandémie mondiale, leurs équipes agiles peuvent devenir un atout concurrentiel précieux. Généralement bien adaptées aux périodes de perturbation, compte tenu de leur capacité à s’adapter à l’évolution rapide du business.
Mais le passage abrupt au télétravail a remis en question les méthodes de travail des équipes agiles.
Le télétravail, une nouvelle habitude de travail
Nous avons déjà vu que les équipes Agile fonctionnent en groupe restreint, travaillant tous au même endroit. Cela permet des contacts fréquents, instaure rapidement la confiance, simplifie la résolution des problèmes, encourage la communication instantanée et permet une prise de décision rapide.
En raison de la crise sanitaire, beaucoup d’équipes se sont subitement retrouvées en télétravail et cette transition soudaine vers un nouveau mode de fonctionnement peut réduire la cohésion d’une équipe, et vite devenir problématique quant à sa réactivité ou son efficacité.
Heureusement, il est possible de remédier à ce qui conduit à la perte de productivité des équipes agiles lorsqu’elles fonctionnent à distance. Avec les bons moyens techniques et une équipe soudée il est possible d’obtenir de très bons résultats, même à distance. Nous allons mettre de côté les considérations technologiques et nous concentrer sur les actions à mettre en œuvre pour apporter aux équipes agiles l’aide dont elles ont besoin pour supporter ce changement de fonctionnement.
Les équipes qui travaillaient déjà à distance avant la crise sont moins susceptibles de rencontrer des difficultés, étant habituées à travailler dans un environnement intime, peuplé d’enfants et parfois d’adultes qui ne sont pas des collègues de travail. Mais de nombreuses équipes agiles travaillant au sein de leur entreprise sont confrontées à de nouveaux défis, qui peuvent nécessiter un soutien moral d’une part mais aussi une révision de l’encadrement de l’équipe.
Maintenir les liens, conserver le moral
Fini les déjeuners informels, les pauses café impromptues ou les activités sociales après le travail pour favoriser la cohésion d’équipe !
Les membres de l’équipe peuvent commencer par présenter leurs animaux domestiques, les membres de leur foyer et tout objet significatif dans leur espace de travail.
Pour conserver un esprit de camaraderie, une équipe agile peut mettre en place des apéros virtuels. Les membres de l’équipe participent à une vidéoconférence chaque semaine, en partageant la boisson de leur choix et en parlant de tout sauf de travail. Des quizz en ligne, des blindtests… Il y a également toutes sortes de petites choses à faire, qui ne prennent que peu de temps et qui aident à maintenir une proximité entre les membres.
Pour s’assurer que les membres de l’équipe se sentent libres d’exprimer leurs préoccupations, l’entreprise peut conduire une enquête à intervalles réguliers dont les réponses, anonymes, permettent de prendre le pouls de l’équipe. Cela permettra par exemple de savoir si elle se sent surchargée de travail, si elle reste motivée, si les processus fonctionnent de manière adéquate… Il suffit d’identifier ensuite deux ou trois actions tangibles, à prendre dans les semaines à venir pour améliorer la situation (que ce soit annoncé directement à l’équipe ou par des entretiens personnels).
Repenser la façon d’interagir
Les tableaux blancs virtuels, le chat instantané et les outils de vidéoconférence peuvent être une aubaine pour les exercices de collaboration. Mais ils peuvent aussi exiger des équipes qu’elles reconsidèrent les normes existantes et les règles de base convenues.
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Certains membres de l’équipe vont devoir s’adapter aux outils eux-mêmes : il faudra les y aider. L’équipe doit rapidement se familiariser avec ces outils : de nouvelles règles de communication peuvent être nécessaires pour empêcher la cacophonie (on a tous connu au moins une fois ça dans une conférence).
Pour favoriser la communication lors des réunions à distance, mettez en place une règle simple : l’orateur parle, puis nomme le suivant par son nom.
Afin de se rapprocher de « la vraie vie de bureau », la vidéo conférence peut ne pas se terminer de façon abrupte, mais au contraire laisser ceux qui souhaitent la prolonger en plus petit groupe, voire en face à face, ce qui donne le sentiment de maintenir une relation de « machine à café ».
Attention : Il est important que les équipes respectent les choix personnels. Le travail à domicile brouille les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle. Les membres de l’équipe peuvent ressentir un stress supplémentaire quant à l’impression qu’ils créent sur la vidéo, que ce soit en raison de l’apparence de leur espace de travail à domicile, de l’apparition soudaine de jeunes enfants… Les équipes doivent accepter ces limitations et interruptions avec bienveillance et les membres de l’équipe doivent se sentir libres de fixer leurs propres limites en matière d’horaire d’utilisation de la vidéo.
La célèbre société de conseil McKinsey & Company a publié un tableau récapitulant les alternatives aux habitudes Agile en télétravail :
Conclusion
Le défi pour les équipes agiles qui télé-travaillent subitement est qu’elles seront tentées de reproduire ce qui a fonctionné pour elles dans un cadre « normal ». Malheureusement ce qui fonctionne au bureau ne fonctionne pas toujours à distance – ou n’est pas toujours possible. De nombreuses équipes agiles fonctionnent déjà en télétravail, il suffit de tirer les leçons de ce qu’elles ont dû adapter par rapport au format traditionnel, et de les mettre en œuvre.
Retrouvez de nombreux conseils pour bien collaborer en télétravail dans notre guide complet.
