La signature des documents contractuels peut constituer un vrai casse-tête lorsque les parties concernées sont éloignées ou ne sont pas équipées d’imprimantes et de scanner.
Simple et rapide, la signature électronique permet d’écarter ces difficultés et d’éviter tout frein à la signature de vos documents. En quoi cette e-signature consiste-t-elle et quels bénéfices pouvez-vous en tirer ? Codeur.com et Signaturit ont identifié pour vous 5 avantages.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique permet de signer des documents en ligne, de manière légale et sécurisée.
Le Règlement européen eIDAS définit 3 types de signature électronique, selon leur niveau de sécurité et d’identification du signataire :
- La signature électronique simple, la moins sécurisée, utilisée pour des documents et contrats à faible risque juridique.
- La signature électronique avancée, qui permet d’identifier le signataire sans équivoque possible. Elle est recommandée pour tous types de documents et contrats, notamment :
- commerciaux (devis, bon de commande, contrat de prestation de services, partenariat, etc.),
- RH (contrat de travail, avenant, accord de confidentialité, etc.)
- et administratifs (procès-verbal d’assemblée générale, facture, etc.).
- La signature électronique qualifiée, plus sécurisée mais contraignante, elle est essentiellement utilisée pour des cas spécifiques tels que les actes notariés ou les offres d’appel sur les marchés publics.
La Commission Européenne liste les prestataires de services de confiance, certifiés en conformité avec l’eIDAS. Signaturit figure parmi ces prestataires qualifiés pour son service de signature électronique.
Comment fonctionne la solution de signature électronique avancée de Signaturit ?
- Le signataire reçoit le lien du document à signer par email ou SMS.
- Il l’ouvre et le lit sur son ordinateur, sa tablette ou son smartphone.
- Il accepte les conditions générales et le cryptage des données biométriques.
- Il trace sa signature avec sa souris, son pavé tactile, son stylet ou son doigt (selon le support qu’il utilise).
- Il valide le processus de signature.
La solution de signature électronique avancée de Signaturit est basée sur la technologie biométrique. Cela signifie que lorsque le signataire réalise le tracé de sa signature, Signaturit enregistre les données biométriques de ce dernier (points du tracé, vitesse, accélération, pression) permettant de prouver son identité.
Les avantages de la signature électronique
Gérer vos contrats où que vous soyez
Que vous soyez au bureau, en télétravail ou en déplacement, un logiciel de signature électronique vous permet de gérer vos contrats en toute tranquillité depuis n’importe quel appareil, à condition qu’il dispose d’une connexion à internet.
En quelques clics, vous pouvez signer vos documents commerciaux, administratifs ou RH à distance, sans avoir à imprimer ou scanner les contrats.
Sécuriser le processus de signature
La signature électronique offre une meilleure sécurité que la signature manuscrite :
- Un document probant est généré pour chaque processus de signature. Accessible et téléchargeable à tout moment, il regroupe toutes les preuves électroniques du processus de signature : date et heure, adresses e-mail, adresses IP, chaîne de traçabilité…
- L’intégrité du document signé et des preuves électroniques est garantie au moyen d’un horodatage officiel. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas être modifiés après signature.
- La confidentialité des données et informations transmises est garantie (conformité avec le RGDP).
Améliorer le suivi commercial et accélérer le processus de vente
Avec la signature électronique, fini les conclusions de contrats qui trainent en longueur ! Le processus de vente n’est plus interrompu par l’envoi des courriers et les emails qui arrivent en spam. La signature se fait en quelques secondes.
Le suivi commercial, automatisé, est également simplifié :
- Après envoi du contrat par email ou SMS, vous pouvez programmer des rappels automatiques si le document n’est pas signé.
- Le tableau de bord de Signaturit vous permet de suivre en temps réel l’envoi, la réception, l’ouverture et la signature des contrats pour chaque signataire.
- Vous pouvez identifier en un clin d’œil les parties bloquantes dans la signature d’un contrat nécessitant plusieurs signataires, et régler la situation en direct avec elles.
- Signaturit peut être intégré à votre ERP ou CRM pour faciliter votre gestion au quotidien et déclencher des actions de manière automatique (préparation de bons de commande, archivage des documents, facturation, …).
Réduire la perte de temps
L’impression des contrats en plusieurs exemplaires, l’envoi des courriers, la numérisation des documents et l’archivage des dossiers peut se révéler très chronophage et répétitif pour vos collaborateurs. L’automatisation du processus de gestion de contrats leur permet ainsi de gagner un temps précieux, qu’ils pourront consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. La signature électronique vous permet donc d’augmenter la productivité dans votre entreprise, tout en motivant vos équipes qui peuvent se concentrer sur des missions plus intéressantes.
De même, le parcours d’achat de vos clients est fluidifié. Ils peuvent signer leur contrat sans attendre, en quelques clics seulement, et y joindre tous les documents nécessaires à sa finalisation.
Réduire votre impact environnemental
De nombreuses entreprises mettent en place une politique RSE pour réduire leur impact environnemental. La signature électronique s’intègre parfaitement à cette démarche puisqu’elle permet de dématérialiser les contrats, et d’éviter ainsi les impressions de documents comportant de nombreuses pages en plusieurs exemplaires.
La signature électronique favorise ainsi les économies de papier, d’encre, d’envois postaux et réduit les transports et émissions de CO2 liés aux envois.
Selon les calculs de Signaturit, l’utilisation de sa solution a permis d’économiser 43 millions de feuilles A4, soit de sauver près de 2 000 arbres et d’économiser entre 300 et 900 tonnes de CO2 en un an.
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Conclusion
Quel que soit votre secteur d’activité, la signature électronique fait gagner un temps considérable aux parties impliquées et facilite le suivi de vos documents contractuels.
Avant de vous lancer, veillez toutefois à sélectionner un logiciel de signature électronique en conformité avec l’eIDAS tel que Signaturit pour garantir la validité de vos signatures.
Testez gratuitement la plateforme de Signaturit et envoyez votre premier document à signer. Vous pourrez ainsi découvrir la plateforme et ses fonctionnalités et vous rendre compte par vous-même de la simplicité de l’envoi et signature de document avec Signaturit !
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L’essai gratuit de la signature électronique de Signaturit est valable 7 jours, à partir du jour d’inscription. L’inscription est sans engagement et aucune carte bancaire n’est requise.
