Gérer une entreprise demande du temps et de l’investissement.
Sauf qu’il est impossible de tout faire seul !
S’appuyer sur des prestataires extérieurs est bien souvent nécessaire pour des tâches que vous maîtrisez peu ou pour lesquelles vous avez peu de temps à accorder.
Mais comment déléguer correctement vos missions pour devenir un expert de l’externalisation ?
1) Anticiper ses besoins
Pour commencer, n’attendez pas d’être la tête sous l’eau pour faire appel à un freelance.
Même si ce dernier est un professionnel, il aura besoin d’être briefé et supervisé dans les premiers temps.
Autant anticiper un maximum pour qu’il soit pleinement opérationnel dès que le rush arrive !
2) Bien choisir les tâches à externaliser
Comment savoir quels travaux déléguer ? Commencez par faire une liste des missions qui vous prennent du temps et vous rapportent peu : la gestion administrative, la comptabilité, la recherche de documents, la veille, la rédaction d’emails, l’écriture de courriers, etc.
Ensuite, faites une seconde liste de tâches qui nécessitent des compétences que vous n’avez pas : design, rédaction, community management, développement, etc.
Enfin, listez les prestations auxquelles vous voudriez accorder plus de temps : animation du blog, réponse aux commentaires sur les réseaux sociaux, participation à des forums, envoi de newsletter.
Vous voilà avec une belle liste de tâches à déléguer ! Vous aurez ainsi une vue d’ensemble, claire et précise des tâches à déléguer et de celles sur lesquelles vous concentrer davantage.
3) Rédiger un cahier des charges
Faites connaître précisément à votre freelance ce que vous attendez de lui. En inscrivant dans un cahier des charges les différentes tâches déléguées et leur ordre de priorité, vous serez sûr d’être sur la même longueur d’onde que votre freelance.
Votre précision et votre rigueur évitera toute incompréhension et désaccord quant aux missions données.
Au sein de ce cahier des charges, intégrez-y le descriptif complet de la fonction externalisée (rôle, moyens matériels et humains…).
4) Prendre le temps de sélectionner ses prestataires
L’intérêt d’anticiper vos besoins est aussi de bénéficier de temps pour choisir vos freelances. Plus la tâche est importante pour le succès de votre activité, plus vous devrez passer du temps sur la sélection des prestataires.
Après avoir reçu différentes offres et réponses à votre cahier des charges, ne vous arrêtez pas sur le tarif.
Vérifiez l’expérience du freelance et sa vision de votre projet. Pour ce faire, vous devrez peut-être passer un peu de temps avec lui au téléphone, sur Skype ou en face à face s’il habite à proximité de votre lieu de travail.
Une étape nécessaire pour garantir le bon déroulement de votre collaboration.
5) Mettre en place des outils collaboratifs
Pour devenir le roi de l’externalisation, maîtrisez les outils collaboratifs !
Il est important d’être en contact permanent avec vos freelances, de pouvoir dialoguer simplement avec eux et partager les documents essentiels à leur travail. Comme dans le cahier des charges, listez bien les missions confiées ainsi que les moyens mis en oeuvre pour les achever et vous ne pourrez être déçus du travail fourni par votre freelance. Pour ce faire, n’hésitez pas à utiliser des outils comme :
- Skype
- Dropbox
- Slack
- Trello
- Ou encore Google Drive, qui sont autant d’outils qui méritent votre attention !
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6) Rechercher sur des plateformes d’experts
Où recruter vos freelances ? Pour éviter la perte de temps, le mieux est de choisir une plateforme de prédilection sur laquelle vous aurez vos habitudes.
Pour la sélectionner, examinez les garanties qu’elle offre en termes de paiement, son ergonomie et surtout, la qualité et la quantité de freelances inscrits.
Par exemple, il y a plus de 128 000 prestataires inscrits sur Codeur.com. La publication d’une annonce est rapide et gratuite.
Chaque freelance dispose d’un profil avec un portfolio et les avis de leurs précédents clients. La sélection est donc simplifiée !
7) Faire des points réguliers avec les prestataires
Enfin, si vous souhaitez que tout fonctionne parfaitement avec votre équipe de freelance, organisez régulièrement des visioconférences.
Avec l’ensemble de l’équipe ou seulement un prestataire en particulier, c’est comme vous préférez.
L’essentiel est d’échanger régulièrement pour faire un point sur l’avancée de la mission et répondre aux interrogations de chacun.
Plus vous serez en contact avec votre freelance, plus vous éviterez les incompréhensions et moins vous serez déçu en termes de résultats ou de délais de livraison du projet.
En conclusion, si vous suivez ces 7 conseils pour réussir l’externalisation de vos tâches, vous pourrez :
- Vous focaliser sur votre coeur de métier grâce à un gain de temps et donc plus de flexibilité pour réaliser des tâches beaucoup plus importantes !
- Enrichir les tâches externalisées grâce à des freelances spécialisés dans ces domaines dont vous n’étiez pas forcément un professionnel
- Atteindre vos objectifs plus rapidement et en maîtrisant vos coûts. En effet, il ne sera pas nécessaire d’investir dans un nouveau poste de travail qui peut s’avérer plus pénalisant qu’autre chose si vous recherchez davantage de temps et de flexibilité dans votre travail au quotidien !
