Répondre à un appel d’offres n’est pas à prendre à la légère ! Dites-vous que plusieurs autres freelances et entreprises seront sur le coup. Pour commencer, sachez qu’il faut développer un certain nombre de critères pour constituer votre dossier. Que vous soyez seul ou à plusieurs à travailler sur le dossier, vous devez respecter des règles bien précises.
Voyons ensemble 7 éléments à faire obligatoirement apparaître dans votre candidature à un appel d’offres.
1. La présentation de votre entreprise
C’est le point de départ de votre dossier. Vous devez présenter :
- Vos activités principales et secondaires
- Vos points forts et vos domaines d’expertise
- Les membres de vos équipes
- Les prestations que vous pouvez prendre en charge
- Les compétences que vous possédez
- Vos références professionnelles
Ensuite, il faut commencer la réponse à l’appel d’offres en précisant :
- Votre perception de la demande
- Votre stratégie pour répondre à la demande
- Votre budget prévisionnel
- Votre délai de réponse à la demande
2. Vos points forts et vos différences
Votre dossier doit également contenir une partie développant vos points forts et vos points de différenciation par rapport à vos concurrents. Vous pouvez le présenter comme vous le souhaitez. Aucune règle de présentation n’est imposée dans cet exercice.
Évaluez vos points forts avec le plus d’objectivité possible.
3. Vos références professionnelles
Il est recommandé de cibler précisément vos références à présenter. Elles doivent servir votre dossier et montrer votre expertise auprès de l’entreprise qui a lancé l’appel d’offres.
Sélectionnez vos clients référents et exposez rapidement les dossiers.
4. Le résumé de l’appel d’offres
Cette partie est importante et ne doit pas être négligée. Elle prouve au lanceur d’appel que vous avez saisi la demande et toutes ses nuances. Après avoir étudié la demande d’appel d’offres, vous devez la retranscrire et la reformuler avec vos mots.
5. La stratégie de réponse à l’appel d’offres
La stratégie que vous allez proposer à l’entreprise est le pivot de votre dossier. Votre approche technique est importante, car elle indique que vous êtes parfaitement capable de vous adapter, de répondre convenablement à une demande précise.
Sachez que les commissions d’appel d’offres (CAO) reçoivent un grand nombre de dossiers. Il faut donc aller à l’essentiel et apporter des éléments pertinents. Soyez précis et n’hésitez pas à donner des exemples pour rendre votre réponse plus concrète.
6. Le planning de réalisation des tâches
Répondre à un appel d’offres, c’est aussi annoncer des délais raisonnables pour pouvoir les tenir. Construisez un planning dans lequel vous gardez une marge de manœuvre. Vous devez pouvoir assurer en cas de problème.
Du point de vue de la présentation, un tableau sous la forme d’un calendrier est une bonne solution. Vous pouvez également partir sur un graphique de Gantt pour donner un aspect professionnel à votre document et justifier votre délai.
7. Le budget prévisionnel
Sur ce point aussi, il faut être rigoureux et méthodique. Le budget est un élément qui sera scrupuleusement étudié par la CAO. L’offre financière est très importante car, avec le planning, elle sera à négocier dans un second temps, lorsque vous aurez passé l’étape de la présentation.
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