Déplacements, congés ou surplus d’emails à traiter, les raisons de configurer un message d’absence sont nombreuses.
Cependant, peu importe la cause de votre indisponibilité, il est important de renseigner l’expéditeur sur votre durée d’absence et les solutions en cas d’urgence. L’objectif est d’éviter de perdre un prospect, de maintenir une bonne relation avec vos clients et d’anticiper l’impatience de certains contacts.
Découvrons ensemble 6 astuces de pro pour rédiger le message d’absence idéal !
1. Rédiger un objet évocateur
Pour commencer, l’objet de votre message doit refléter votre absence. Les formulations classiques fonctionnent très bien :
- Absent du bureau
- En congés jusqu’au…
- De retour le…
Dès que le contact reçoit cet email, il comprend que vous êtes indisponible sur une durée limitée. Il sera compréhensible face à un délai de réponse plus long qu’à l’accoutumée.
2. Inclure un remerciement chaleureux
Vous ne savez pas qui va vous contacter durant votre absence. Mais que ce soit un client ou un prospect, il mérite d’être remercié pour son geste. S’il a quelque chose à vous dire ou demander, c’est qu’il progresse dans son parcours d’achat ou dans sa fidélisation.
Une formule comme « merci pour votre message » évoque la gratitude. L’expéditeur se sentira valorisé et plus enclin à attendre votre retour.
3. Donner un délai de réponse précis
Une étude menée par David H. Maister, pour l’Université de Columbia, a démontré que les personnes sont plus patientes lorsque le délai d’attente est connu.
Dans votre email d’absence, soyez précis sur votre date de retour. Indiquez précisément le jour où vous serez de nouveau au travail. Par exemple : Je serai de retour le lundi 6 janvier.
Si vous indiquez une plage d’absence, pensez « précision ». Par exemple : je suis absent jusqu’au mardi 7 janvier induit que vous reprenez le travail le 7 janvier. Si ce n’est pas le cas, ajoutez le mot « inclus » derrière la date : je suis absent jusqu’au mardi 7 janvier inclus.
4. Être transparent sur la raison de son absence
La transparence est la clé d’une bonne communication. Surtout à notre époque où les consommateurs demandent toujours plus de véracité et d’authenticité aux entreprises.
Une absence « non justifiée » pourrait être source de doute. Vos contacts pourraient croire que vous n’avez simplement pas le temps de vous occuper d’eux ou que vous êtes imprévisible.
En revanche, les prospects et clients comprennent très bien que vous soyez en vacances, en congé parental, en déplacement, en arrêt maladie… Ils seront rassurés et enclins à attendre de vos nouvelles s’ils comprennent la raison de votre absence.
5. Proposer un plan B
Des demandes urgentes peuvent survenir, même par email. Surtout si les contacts n’arrivent pas vous joindre par téléphone (hé oui, comme vous êtes absent !). Bien entendu, il est recommandé de configurer le message d’absence de son répondeur de la même façon que son email.
Votre réponse doit contenir une solution alternative pour les clients pressés :
- L’email d’un collègue présent ou de votre supérieur
- Le numéro de téléphone de l’accueil de l’entreprise
- Votre numéro de portable si vous êtes disponible via ce moyen
Selon votre activité et votre poste, vous pouvez aussi renvoyer l’expéditeur vers un chat en ligne ou vos réseaux sociaux. Dans tous les cas, il doit disposer d’un plan B.
6. Mettre votre personnalité au cœur du message
Les personnes qui vous envoient un email souhaitent dialoguer avec un être humain. Même si votre message est automatique, sa tonalité doit rester humaine.
Au lieu de répondre ceci :
Bonjour,
Merci pour votre message ! Je suis actuellement en vacances. Je prendrai connaissance de votre email à mon retour, le mardi 7 janvier.
En cas d’urgence, vous pouvez contacter [email protected].
Cordialement.
Ajoutez une touche plus personnelle et conviviale :
Bonjour,
Merci beaucoup pour votre message. Je profite actuellement de mes vacances au ski (tout schuss !). Je serais de retour le mardi 7 janvier pour répondre à votre demande. En attendant, vous pouvez toujours contacter ma collègue Untel X à l’adresse suivante : [email protected]. Elle se fera un plaisir de vous aider.
Merci pour votre patience et à bientôt !
Le message d’absence doit refléter votre professionnalisme et faire patienter les prospects ou clients. Pour rédiger un email parfait, misez sur deux éléments clés : la transparence et l’authenticité. Vous êtes sûr que vos contacts patienteront jusqu’à votre retour !
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