Métier encore peu connu du grand public, l’assistanat virtuel est pourtant en plein développement et un atout pour de nombreuses entreprises. L’assistant virtuel est un collaborateur à distance qui permet de vous décharger de tâches souvent chronophages et pour lesquelles votre présence n’est pas utile. Saisie de données, planification de vos publications, gestions de vos mails, mises à jour de vos bases de données, etc. sont autant de tâches que vous pourriez confier à un assistant virtuel. Pourquoi intégrer ce collaborateur à distance dans votre entreprise ? Voici toutes les bonnes raisons de le faire.
1. Soulager votre budget
Soyons honnêtes, le budget est un maître mot lorsque l’on dirige une entreprise. Et recruter des collaborateurs a un coût. Externaliser l’assistanat permet d’obtenir un travail de qualité égale, pour un investissement beaucoup moins important.
L’assistant virtuel est un freelance qui possède donc sa propre structure juridique et cotise lui même pour sa couverture sociale. Pour un employeur, cela signifie nécessairement moins de frais et de contraintes administratives.
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2. Alléger les obligations matérielles
Qui dit travail à distance dit également moins de logistique. En choisissant de travailler avec un assistant virtuel, vous n’aurez pas besoin d’aménager un poste de travail spécifique pour votre collaborateur. Ce qui, à terme, représente là encore une économie pour votre entreprise.
3. Plus de flexibilité
Faire appel à un intervenant externe peut vous permettre également d’avoir plus de flexibilité. Un freelance a l’habitude de gérer des périodes plus denses que d’autres et sera à même de faire face à des surcharges ponctuelles.
Par ailleurs, la diversité de son champ d’action vous permet de couvrir plus de tâches et d’être accompagné dans l’évolution de votre entreprise.
4. Diversité des tâches
Comme nous venons de le dire, un assistant virtuel travaille en effet sur différentes thématiques. Ses domaines de compétences comprennent le plus souvent :
- Administratif : gestion de votre facturation, des relances clients, de vos mails, etc.
- Prospection
- Standard / Prise d’appel et de rendez-vous
- Gestion de vos déplacements ou de ceux de vos collaborateurs
- Marketing : planification de vos réseaux sociaux, mise en page de vos visuels marketing, email marketing, rédaction web SEO, etc.
Bien entendu, tous les assistants virtuels ne possèdent pas l’intégralité de ces compétences mais vous pouvez ainsi visualiser l’étendue des possibilités.
Cela signifie également que votre assistant peut devenir un véritable partenaire, au fil de l’évolution de votre société. Vous pourriez très bien lui confier progressivement plus de tâches.
5. Gain de temps
Le temps est sans conteste la ressource la plus précieuse et la plus difficile à avoir quand on est entrepreneur. Afin de vous donner de l’air, confier des tâches répétitives ou en rapport avec le classement, l’analyse de document ou encore la mise en page, est fortement recommandé.
Cela vous permettra de rester concentrer sur votre mission première et de vous développer sans être parasité par des tâches où votre valeur ajoutée est minime.
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6. Une meilleure organisation
Outre ses compétences, un assistant virtuel est aussi une personne qui excelle dans l’organisation. Il est à même de vous aider à être plus performant en proposant ses process et en permettant d’accomplir plus de tâches en moins de temps.
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Comment choisir son assistant virtuel ?
À ce stade, votre curiosité est sûrement piquée et vous vous dites que cela pourrait vous changer la vie. Fatalement se pose la question suivante : comment bien choisir son assistant virtuel ?
En effet, externaliser l’assistanat c’est aussi confier une partie des clés de votre maison à un inconnu et cela peut faire peur. Il est essentiel d’être en confiance avec ce partenaire.
Parmi les points essentiels à vérifier avant de vous décider, porter votre attention sur :
- Le respect de la confidentialité. Vous devez vous assurer que votre assistant virtuel ne divulguera pas des informations sensibles à un tiers. Pour cela, voyez déjà ce que votre candidat dit de ses précédentes missions ou de ses autres employeurs. S’il vous semble confier des informations trop sensibles, passez votre chemin.
- Choisissez une personne qui maîtrise votre domaine d’activité. Cela vous permettra de communiquer plus facilement et votre assistant virtuel maîtrisera mieux vos besoins.
- Restez attentifs aux recommandations d’autres professionnels. Cela peut être rassurant.
Et si vous ne savez pas par où commencer, nous avons conçu pour vous un simulateur qui vous permettra de recevoir une estimation gratuite du coût de votre assistant virtuel. Vous pourrez par la suite, si vous le souhaitez, déposer une offre et recevoir des devis de professionnels qualifiés, gratuitement.
