Télétravail ou non, l’entretien d’évaluation reste important pour s’assurer de la productivité de vos collaborateurs et de la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Cependant, cette nouvelle forme de travail impose une réorganisation de cet exercice, aussi bien de la part du manager que de l’employé.
Cap sur 6 astuces pour réussir votre entretien d’évaluation à distance !
Manager : organisez le déroulement de l’entretien
Côté employeur, comment s’organiser pour préparer l’entretien en visio ?
S’organiser à l’avance avec le salarié
Contactez, à l’avance, le collaborateur pour lui demander de se préparer. Rappelez-lui l’outil qui sera utilisé pour communiquer (un logiciel interne, Zoom, Skype, etc.).
Ensemble, définissez la date et l’heure de l’entretien. Cela permettra à l’employé de se libérer des responsabilités personnelles, d’organiser son planning et de rassembler les documents nécessaires pour soutenir ses arguments.
Pensez à récapituler ces informations par email, en ajoutant le déroulé de l’entretien d’évaluation, ainsi que le lien de connexion pour la visioconférence.
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Prévoir la structure de l’entretien
La distance ne doit pas entraver la rigueur et la qualité de l’entretien d’évaluation. En préparant les échanges, vous devez penser à 3 étapes successives :
- L’étape d’écoute : où les deux parties présentent leurs argumentaires.
- L’étape d’évaluation : où vous analysez les réalisations de l’employé.
- L’étape de projection : pour fixer des objectifs pour les prochains mois.
Assurez-vous de définir une durée pour chacune de ces étapes et de prévoir des questions courtes. À distance, il est plus facile de perdre la notion du temps et de se détacher du plan initial. D’où l’importance de bien structurer le déroulé.
Idéalement, la durée de l’entretien ne doit pas dépasser une heure et demie. N’hésitez pas à paramétrer des alertes pour rester dans les temps.
Trouver un endroit isolé
Vous aurez besoin de toute votre concentration. Selon votre situation personnelle, cela peut être difficile d’être parfaitement isolé chez soi. Deux solutions s’imposent à vous :
- Concentrer un maximum d’entretiens sur les plages horaires où vous êtes sûr de ne pas être dérangé.
- Se rendre en entreprise pour profiter d’un espace de travail professionnel et isolé, à condition que votre supérieur accepte et que vous soyez en mesure de respecter les gestes barrière.
Employé : prévoyez votre intervention et vos réponses
Certes, vous serez chez vous, dans votre salon ou sur un bureau aménagé. Néanmoins, vous devez préparer l’entretien annuel comme à votre habitude. Le jour J, présentez-vous à la webcam avec une tenue et une attitude professionnelle.
Voici comment vous préparer au mieux :
Rassembler les notes et documents liés à votre activité
Le prérequis à cet entretien reste le bilan de vos activités annuelles.
C’est le moment de ressortir votre cahier de bord et d’analyser vos performances.
Révisez les objectifs précédemment fixés par votre manager. Identifiez les points que vous avez accomplis, ceux dans lesquels vous avez excellé et les axes d’amélioration.
Tout en étant objectif, reconnaissez les difficultés rencontrées au cours de la réalisation de vos missions. Relevez les compétences que vous devez améliorer pour augmenter votre productivité.
Pour préparer au mieux le rendez-vous, posez-vous ces questions :
- Quelle mission à fort impact avez-vous réalisée ?
- Quelle croissance avez-vous connue ou créée pour l’entreprise ?
- Qu’avez-vous fait pour votre équipe, vos clients ou l’entreprise ?
Cela vous aidera à introduire une demande de promotion ou d’augmentation de salaire.
Vous pouvez préparer une courte présentation, avec un outil comme PowerPoint par exemple. Lors de la visioconférence, vous pourrez le partager facilement via votre outil de communication.
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Aménager un espace favorisant la position debout
Se tenir debout pendant votre entretien d’évaluation augmente l’énergie, le langage corporel et la qualité de la voix.
Pour ce faire, utilisez le plan de travail de votre cuisine ou empilez des livres sur votre bureau, afin de rehausser votre ordinateur. Cela s’applique que vous soyez en vidéoconférence ou simplement en audio.
Prévoir un endroit loin de toutes distractions
Un entretien d’évaluation demande beaucoup d’énergie et de concentration. Dans une salle de réunion, c’est facile de rester concentré sur l’objectif. Mais à la maison, c’est différent !
Prévenez toute la famille pour que les enfants se tiennent loin de votre bureau.
Par ailleurs, dégagez l’environnement visible à la webcam. Votre espace de télétravail influence la perception du manager. Des objets trop personnels ou du désordre peuvent montrer que vous ne prenez pas les choses au sérieux.
Certains experts conseillent de mener l’entretien sur un fond vierge, afin de minimiser les distractions. D’autres estiment que quelques objets ou des peintures murales peuvent mettre en valeur votre personnalité.
Gardez à l’esprit que votre manager peut vous poser des questions sur quelque chose derrière vous (un trophée, un diplôme, une citation…).
L’entretien d’évaluation assure la pérennité de votre entreprise. Vous analysez vos objectifs et posez les bases de la prochaine année. Pour réussir cet exercice malgré la distance, organisez-vous à l’avance (manager et employé), travaillez sur votre argumentaire et réservez un espace dédié.
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