De nombreux projets en cours, des équipes qui s’étoffent, le nombre de clients qui augmente. Tout ceci est souvent le signe d’une entreprise en pleine croissance.
Mais pour garder ce rythme et éviter des désagréments difficiles à gérer, il est primordiale de bien organiser toutes les composantes qui font vivre votre activité.
L’ERP se présente alors comme la solution logicielle la plus adaptée à vos besoins. On vous explique pourquoi.
Se doter d’un ERP : oui, mais quand ?
Comme la plupart des entreprises, le logiciel ERP n’est pas le premier système de gestion vers lequel vous vous êtes tourné.
Vous lui avez sûrement préféré des logiciels métiers spécifiques, moins coûteux et plus faciles à déployer.
Pourtant, cela ne suffit plus. Vos dysfonctionnements internes, jusqu’alors mineurs et sans réels impacts, s’accumulent et impactent votre productivité.
Mais alors, quand faut-il vraiment penser à l’ERP ?
Plusieurs signes doivent vous alerter :
- Redondance et mauvaise exécution des processus ;
- Manque d’information et de communication ;
- Perte de temps dans l’exécution des tâches, retard de traitement, ralentissement de la production ;
- Manque d’efficacité des outils mis en place pour structurer l’activité ;
- Difficulté à prendre des décisions ;
- Manque de traçabilité.
Si vous vous retrouvez dans ces quelques points, c’est qu’il est temps d’y penser.
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Quels sont les avantages pour mon activité ?
1. Homogénéiser votre système d’information
L’ERP est un peu comme la colonne vertébrale de votre organisation.
Ce logiciel de gestion embarque toutes les composantes fonctionnelles de votre entreprise en une seule base de données : comptabilité, achat, vente, marketing, finances, ressources humaines, etc.
Il vous donne alors une vision globale de votre activité qui vous permettra d’harmoniser l’ensemble de votre système d’information grâce à :
- une base de données qui centralise tous vos workflows ;
- un environnement de travail standardisé : un seul fichier articles, un seul fichier clients ;
- un meilleur partage d’information et une coordination des projets simplifiée avec vos partenaires, vos équipes ou vos clients.
2. Booster votre productivité
Que vous soyez une PME, une ETI ou une grande entreprise, grâce à ce type de solution, vous vous débarrassez des erreurs liées à l’usage de multiples logiciels de gestion.
En effet, cumuler plusieurs outils augmente les risques d’erreurs : doubles saisies, données erronées, mauvaises interprétations du « qui fait quoi », retard de traitement…
Composé de plusieurs applications qui couvrent tout ou partie de votre système d’Information, l’ERP donne une visibilité complète sur toutes les tâches effectuées par vos services.
Les informations sont mutualisées et centralisées, ce qui offre un gain de temps considérable à tous vos métiers.
3. Améliorer la communication
L’ERP n’est pas qu’un système qui donne des informations très structurées.
Au-delà des chiffres, des processus, des règles de gestion, des ratios, on y trouve surtout une unicité dans les données et les flux qui favorise la coordination et la collaboration entre vos différents services.
Le lien entre les applications pousse vos utilisateurs à s’interroger et échanger entre eux.
En interne par exemple, un utilisateur qui entre une donnée CRM dans le système va automatiquement générer une donnée comptable. Des échanges vont alors être nécessaires pour identifier et définir son devenir.
Du côté de l’externe, l’ERP communiquera des informations chiffrées et des obligations légales commentées à vos investisseurs et/ou vos partenaires financiers.
Ce système d’information uniformisé est donc un formidable outil d’échange collaboratif, de partage et de services.
En plus de traduire fidèlement les flux et les règles de gestion de votre activité, il encouragera tous vos utilisateurs à communiquer les uns avec les autres.
4. Tracer vos données et réaliser des reportings complets
Un ERP c’est aussi et surtout une mine d’informations avec un accès illimité, n’importe où et à n’importe quel moment.
Toutes vos données sont enregistrées, archivées et sécurisées au même endroit.
En quelques clics, vous éditez vos tableaux de bord, vous identifiez les modifications à effectuer et vous réalisez des rapports fiables à destination de vos collaborateurs, vos clients, vos investisseurs, ou pour répondre à des obligations légales.
5. Maitriser vos budgets
Comme évoqué plus haut, l’ERP permet une vision globale de votre activité, et donc de vos affaires.
Vous aurez ainsi la possibilité d’opposer vos dépenses à vos recettes, comparer vos flux et mesurer les temps passés sur vos projets , etc.
Le coût de mise en place ou de création de votre ERP doit être vu comme un investissement, pas comme une dépense.
6. Accélérer votre prise de décision
Vous vous en êtes aperçu, l’ERP concerne de nombreux domaines.
Ressources humaines, communication, gestion de projets, business, production, plan de charge, et le tout sur une base de données, unique et commune, qui conserve… votre historique.
De ce fait, vous avez à votre disposition toutes les données pour prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement !
7. Développer votre influence
Avec l’ERP, vous évitez la perte d’information.
Qui dit maîtrise, dit avoir toujours la bonne information au bon moment. Autrement dit : gagner en capacité d’influence, ce qui constitue aujourd’hui l’un des facteurs de compétitivité et de puissance incontournables.
Avec l’ERP, vous évitez les dysfonctionnements qui empêchent votre entreprise d’évoluer et de se développer sur de nouveaux marchés, nouveaux process ou à l’international.
Si une entreprise peut se passer d’un logiciel ERP à son démarrage, il reste néanmoins difficile de passer à côté.
Attention tout de même. Si ce système tout-en-un est performant et puissant, vous ne pourrez pas vous lancer sans y être extrêmement bien préparé : construction d’un cahier des charges précis, définition d’un budget prévisionnel, communication auprès de vos utilisateurs…
Tous ces paramètres sont à prendre en compte en amont pour vous assurer une réussite complète de votre projet.
8. Optimiser votre stratégie avec le Core Model
En plus de l’implémentation d’un ERP, adopter le Core Model peut considérablement renforcer votre stratégie d’entreprise. Le Core Model est une méthode de gestion qui se concentre sur les éléments clés de votre activité : ceux qui génèrent le plus de valeur pour votre entreprise et vos clients.
L’idée est de structurer votre système d’information autour des processus essentiels, en identifiant les pages et fonctionnalités qui répondent directement aux besoins prioritaires de vos clients. En utilisant le Core Model conjointement avec votre ERP, vous pourrez :
- Prioriser les fonctionnalités clés : Focalisez vos ressources sur les aspects de votre activité qui apportent le plus de valeur.
- Améliorer l’expérience utilisateur : Le Core Model vous aide à simplifier l’interaction des utilisateurs avec votre entreprise, en leur offrant des solutions plus intuitives et centrées sur leurs besoins essentiels.
- Renforcer la cohérence de votre stratégie : Cette méthode vous permet de maintenir une cohérence dans vos processus internes, en veillant à ce que chaque fonctionnalité et processus soutiennent vos objectifs principaux.
En intégrant le Core Model dans votre stratégie, vous maximisez l’efficacité de votre ERP. Cela garantit que votre système d’information reste centré sur ce qui est vraiment important pour la croissance et le succès de votre entreprise.
