Votre temps de travail est précieux, et vous devez parfois jongler entre rendez-vous extérieurs et présence au bureau pour vos tâches quotidiennes et parfois même urgentes.
Mal organisés, les rendez-vous peuvent vous faire perdre beaucoup de temps et mettre en péril votre efficacité.
Voici 5 conseils pour optimiser votre productivité et planifier efficacement vos rendez-vous dans votre agenda.
1. Choisir le bon horaire
La première chose à faire est de déterminer les créneaux horaires ou les moments de la journée où vous êtes le plus efficace.
De manière générale, nous sommes plus productif durant la matinée, il est donc préférable de proposer des rendez-vous à partir du début de l’après-midi, à 14h ou à 15h.
En revanche, s’il s’agit d’un rendez-vous avec un enjeu très important, il convient de le positionner le plus tôt possible dans la matinée. Ce genre de rendez-vous peut durer plusieurs heures et vous devez avoir le temps d’aller jusqu’au bout.
Dans le cas où vous savez que votre interlocuteur est bavard, préférez un rendez-vous avant le déjeuner pour avoir le temps de prolonger vos échanges.
Lorsque vous négocier le rendez-vous avec votre interlocuteur, soyez flexible sur la date mais restez ferme sur l’horaire.
2. Limiter la durée du rendez-vous
Un rendez-vous trop long n’est pas nécessairement une bonne chose. Il a été scientifiquement prouvé que nous possédons un cycle d’attention de 20 minutes.
Veillez donc à ne pas excéder 40 minutes, l’idéal étant encore de proposer un temps plus court : 30 minutes, voire 15 minutes.
Un rendez-vous à la durée limitée vous force, vous et votre interlocuteur, à préparer votre rencontre et aller à l’essentiel.
Comme nous l’avons vu précédemment, si vous savez que le rendez-vous risque de se prolonger, proposez plutôt un déjeuner. Cela vous évitera de perdre une heure de travail productif.
3. Prioriser les rendez-vous
Tous les rendez-vous n’ont pas la même importance à vos yeux.
Ceux à très forte valeur ajoutée passeront bien entendu en priorité, quant aux autres vous devrez parfois les refuser ou trouver une autre alternative.
Se déplacer prend du temps sur votre agenda, alors si un rendez-vous est trop éloigné de votre activité n’hésitez pas à proposer un entretien par téléphone ou par Skype. Vous pouvez même le déléguer à une autre personne.
4. Garder de la souplesse
Votre agenda et votre emploi du temps ne sont pas fixes. Les imprévus et les urgences font partis de notre quotidien.
Cela signifie que vous pouvez être amené à annuler ou déplacer un rendez-vous.
Dans ce genre de situation, demandez-vous si un rendez-vous mérite d’être maintenu ou non. Si ce n’est pas le cas, veillez à ne pas annuler ou déplacer votre entretien plus de 3 fois. Votre interlocuteur aura l’impression qu’il n’est pas une priorité pour vous.
Pour gérer efficacement ces imprévus, gardez toujours dans votre agenda des plages horaires libres, où vous êtes disponible pour traiter ces aléas.
5. Travailler avec un(e) assistant(e)
Si l’organisation des rendez-vous vous prend trop de temps, n’hésitez à faire appel à un(e) assistant(e).
Cette personne pourra gérer vos rendez-vous selon vos indications et les avantages sont nombreux :
- Vous gagnerez en efficacité,
- Vous pourrez vous concentrer sur vos tâches quotidiennes,
- Vous pourrez traiter efficacement les urgences,
- De part son regard extérieur et son détachement, votre assistant(e) pourra plus facilement refuser ou déplacer un rendez-vous.
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