Vous êtes à la recherche d’un outil d’organisation, avez entendu parler de Notion, et vous vous demandez si cette solution pourrait vous convenir ?
Même si nous restons attachés à notre agenda papier, il est utile d’avoir aussi une solution numérique, et de pouvoir vérifier rapidement quelque chose en dégainant un smartphone.
Qui n’a pas déjà essayé une, ou plusieurs solutions numériques au fil des ans ?
Chaque fois que nous découvrons un nouvel outil de productivité, notre motivation et notre organisation montent en flèche ! Nous passons des heures à configurer cette nouvelle application pour assurer une productivité maximale. Mais souvent, quelques mois (ou quelques semaines) plus tard, l’euphorie suscitée par la nouvelle application s’estompe et nous cessons tout simplement de l’utiliser.
C’est arrivé avec Trello. C’est arrivé avec Asana. C’est arrivé avec [insérez ici un nom d’application géniale que vous n’utilisez plus].
Notion est arrivé avec l’ambition d’en finir avec ce cercle infernal et souhaite s’inscrire sur le long terme.
Qu’est-ce que Notion ?
Notion est donc (encore) un excellent outil de gestion des tâches en ligne : il peut être utilisé pour organiser toute votre vie, en un seul endroit. La philosophie de base de Notion est la liberté de chaque utilisateur à pouvoir y créer tout ce dont il a besoin.
Des tâches triviales, comme la prise de notes (et leur partage avec les membres d’une équipe), la manipulation de n’importe quelle feuille de calcul et la collaboration en temps réel sont facilitées par Notion.
Notion s’efforce de surpasser toutes les applications Web précédentes et d’améliorer ses fonctions avec une facilité d’accès accrue. Les fonctionnalités de cette application sont nombreuses et les possibilités sont infinies.
Comment utiliser Notion ?
Parce que Notion regroupe tous les outils de productivité dans une seule plateforme, il est possible de couvrir tous les besoins professionnels et personnels.
Notion fournit « des blocs de construction » avec lesquels vous pouvez créer vos propres mises en page, en fonction de ce que vous essayez de faire. Pour tirer le meilleur parti de Notion, vous devez d’abord définir ce que vous recherchez dans un espace de travail.
Par exemple, vous souhaitez vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde en matière de gestion de projet. Avec Notion, tout ce que vous devez savoir sur les clients (notes, tâches, calendrier, etc.) se trouve dans un seul espace de travail accessible à tous.
L’espace de travail de Notion
Notion fonctionne avec des blocs et peut être formaté de n’importe quelle manière : texte, images, checklist, PDF, etc.
Il s’agit d’un outil tellement polyvalent qu’il est probable que vous n’aurez pas besoin de toutes ses fonctionnalités.
Parce que les besoins des clients sont souvent différents selon les projets, il est possible de dédier chaque espace de travail à un projet (ou client) spécifique dans lequel seuls les membres de l’équipe qui travaillent dessus et les clients respectifs y ont accès.
Ainsi, vous pouvez mettre en place une page d’accueil générale pour chaque client, décrivant les objectifs de la collaboration, la mission ainsi que toute information importante. Le client y a accès et, ensemble, vous pourrez suivre la progression et mesurer les tâches au fur et à mesure qu’elles sont accomplies, en temps réel.
C’est une excellente façon de travailler avec un client sans devoir leur envoyer des rapports réguliers : ils ont accès à toutes les informations nécessaires, y compris les tâches du jour, la routine de travail, le calendrier…
Mais rester organisé ne s’arrête pas non plus au travail et le tableau de bord de Notion vous permet de séparer votre vie professionnelle de votre vie personnelle. Vous pouvez suivre votre travail et vos notes personnelles (tâches quotidiennes, notes, etc.) puisque tout est accessible depuis votre ordinateur, votre smartphone, que vous soyez au bureau ou à la maison.
Feuilles de route
Pour les projets qui s’étendent sur plusieurs semaines ou mois, vous pouvez créer des « roadmaps ».
Une bonne feuille de route doit pouvoir suivre toutes les étapes importantes qui prennent plus de temps à réaliser que des tâches quotidiennes.
Si vous souhaitez visualiser vos propres jalons personnalisés, consultez le guide officiel de Notion sur les feuilles de route.
Chaque tâche au sein de l’étape a sa propre description, sa date d’échéance (peut être un jour spécifique, ou le mois entier) et peut même se voir attribuer d’autres propriétés si nécessaire, comme l’équipe en charge.
Vous pouvez filtrer une section de la feuille de route par date, et tableaux.
En fonction du projet ou du client, la feuille de route peut se décomposer en mois, en tâches à accomplir. Par exemple, vous pouvez utiliser cet outil pour votre roadmap marketing afin de réaliser un calendrier éditorial.
Pour les projets à long terme (qu’ils soient hebdomadaires ou mensuels), c’est un excellent moyen de tout organiser en un seul endroit afin que toute l’équipe sache où le trouver. Chacun peut y faire des commentaires pour signaler des avancées.
Les tâches
Si les feuilles de route s’étendent sur un temps long, les tâches peuvent être abordées comme des actions ponctuelles devant être réalisées à une date précise.
Elles sont filtrables en fonction de leur statut (en attente ou terminé, ou ce que vous voulez). Vous pouvez les attribuer à une personne, y ajouter une date d’échéance, et encore une fois vous pouvez suivre l’avancée, repousser la date, etc.
Si à la fin de la journée de travail, une tâche n’est pas effectuée, elle est reportée au jour suivant. Notion se chargera de rappeler que cette tâche doit être effectuée aujourd’hui.
Calendrier éditorial
Pour l’organisation du contenu et la planification d’articles de blog ou de statuts sur les réseaux sociaux, un bon moyen de procéder est d’utiliser la fonction calendrier sur Notion.
Il est même possible de créer deux étapes distinctes pour chaque contenu : l’une pour le jour où il doit être produit, et l’autre lorsqu’il doit être mis en ligne. En distinguant ces 2 étapes, cela évite de recevoir le contenu trop tard et de disposer de suffisamment de temps pour procéder aux éventuelles modifications avant la publication.
C’est particulièrement utile pour le brainstorming d’idées de contenu, pour être en mesure de les modifier ou de fournir des commentaires en cours de route : en fonction du stade auquel il se trouve, le contenu peut se voir affuble de l’un des statuts suivants : idée, en cours, programmé, terminé, archivé.
Modèles
Si vous travaillez dans le commerce ou le marketing, vous recevez beaucoup de demandes répétitives provenant de campagnes publicitaires Facebook, ou de marketing par courriel. Et si vous aviez un dossier rempli de modèles, sur la façon de répondre à telle ou telle campagne ?
Par exemple, pour une campagne de pub Facebook, vous recevez des messages marquant l’intérêt d’un utilisateur pour votre produit. Pour ne pas devoir répondre à chacun individuellement, il suffit de un modèle de questions-réponses pour chaque campagne et chaque canal de communication qui pourrait ressembler à ceci :
Q : Bonjour cela semble intéressant, j’ai envoyé un e-mail pour m’inscrire à la bêta.
R : Bonjour (nom), merci de votre intérêt pour (produit), c’est une excellente nouvelle. Je vais approuver toutes les invitations bientôt, et vous envoyer un lien de téléchargement pour la bêta du logiciel”.
Bien sûr, la réponse sera différente pour chaque campagne, et les modèles ne servent que de point de départ à la discussion. Vous prendrez soin de les adapter également en termes de formulation et de ton, pour corresponde à votre image de marque.
C’est très efficace pour plusieurs raisons : tout d’abord, vous « unifiez » le message de réponse (peu importe qui dans l’équipe y répond), mais cela permet surtout de gagner beaucoup de temps en évitant de devoir taper chaque message un par un. Ce temps de gagné sur la rédaction est autant de réactivité en plus pour votre marque !
Notes
Alors qu’il existe d’innombrables autres applications de prise de notes ou de gestion des tâches, Notion combine cela avec ses autres fonctionnalités d’espace de travail collaboratif tout-en-un. Ainsi, en ce qui concerne la productivité et la gestion du temps, Notion couvre tout ce dont vous aurez besoin dans un projet.
La prise de note lors d’une réunion se synchronise sur tous les appareils et applications, et surtout, vous pouvez le partager avec qui vous voulez, c’est à dire uniquement aux personnes concernées par cette réunion en particulier.
A titre personnel, je songe à utiliser cette fonction pour garder une trace de mes rencontres professionnelles. Imaginez un espace de travail « réseautage » dans lequel je pourrais retrouver un historique de rencontre avec la personne que j’ai de nouveau en face de moi 1 an plus tard et qui me permettrait de dire : « Bonsoir Mr X, on s’était rencontré lors de tel évènement, vous vous souvenez ? » Pratique quand la mémoire fait défaut.
Notre astuce pour prendre en main Notion
A l’image de ce dernier exemple, Notion est capable de devenir un véritable cerveau de secours, aussi bien professionnellement que personnellement.
Si vous en avez assez des mêmes vieilles plateformes de productivité et d’organisation, vous devriez essayer Notion : l’application possède de nombreuses fonctionnalités intéressantes, et de nouvelles sont constamment ajoutées dans le seul but de nous faciliter la vie et les exemples donnés ici sont très loin d’être exhaustifs.
L’interface claire et très personnalisable rend son utilisation beaucoup plus facile que d’autres applications moins flexibles. Notion sera ce que vous en ferez et c’est peut-être son meilleur atout !
N’hésitez pas à utiliser Notion pour organiser vos projets réalisés sur Codeur.com.
