La collaboration à distance peut parfois se montrer périlleuse. Que vous travailliez sur votre prochain catalogue avec vos collègues du service communication, ou que vous soyez freelance créatif, les mêmes difficultés se présenteront à vous pour communiquer efficacement avec vos interlocuteurs.
Il faut dire que les outils de transfert classiques se limitent souvent à des fonctionnalités basiques et n’offrent aucune flexibilité à l’utilisateur.
Découvrez 5 conseils indispensables pour mieux s’organiser.
1. Facilitez le partage et l’accès à votre travail
Pour bien travailler à distance, il est essentiel que vos interlocuteurs puissent avoir accès à tous les documents nécessaires à votre collaboration. Pour cela, vous devez choisir un outil permettant de transférer simplement vos supports de travail : documents écrits, pdf, visuels, fichiers graphiques, vidéos, fichiers audios, etc.
Bien souvent, ces fichiers sont trop lourds pour pouvoir être partagés par email sans être compressés par des procédés parfois obscurs, nécessitant un outil spécifique. Et lorsqu’ils sont suffisamment légers, il n’est pas rare de devoir effectuer plusieurs envois pour que votre interlocuteur dispose de tous les éléments dont il a besoin. Difficile ensuite de s’y retrouver parmi tous ces messages et documents téléchargés !
2. Sécurisez l’accès à vos fichiers
L’un des challenges de la collaboration à distance consiste à sécuriser vos données. Il est important que vous puissiez choisir qui a accès à quels fichiers et protéger vos travaux en cours :
- Droits de vos invités
- Validation des fichiers des contributeurs requise
- Protection du dossier par un mot de passe
Idéal si vous envoyez une première maquette à des clients et ne souhaitez pas qu’ils la téléchargent tant que le projet n’est pas finalisé (et payé) !
3. Centralisez les documents nécessaires au projet
Lorsque l’on collabore à distance, il n’est pas rare que la communication se désorganise. L’information et les documents utiles se retrouvent éparpillés entre les emails, les tchats, les différents outils de l’entreprise, le cloud, votre dossier de téléchargement, etc.
Pour ne pas se sentir dépassé par son projet et ne perdre aucune information, l’idéal est de centraliser les échanges et les documents sur une seule et même plateforme.
Cela vous permet, ainsi qu’à vos collaborateurs, de naviguer facilement et de ne télécharger que les documents dont vous avez réellement besoin. Inutile d’encombrer votre ordinateur avec les fichiers auxiliaires qui ne vous serviront à rien !
4. Simplifiez la transmission des feedbacks
Au cours de la réalisation d’un projet marketing ou graphique, les allers et retours entre les collaborateurs sont nombreux. Brouillons, changements de visuels, révision de la mise en page, correction des coquilles… Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le document travaillé devra être revu et renvoyé plusieurs fois, avant validation finale.
Pour simplifier la collaboration entre les différentes parties d’un projet, centraliser les feedbacks et commentaires des uns et des autres est essentiel.
Suite aux feedbacks, les différentes personnes concernées peuvent répondre sur le fichier, ajouter des documents supplémentaires ou supprimer un fichier obsolète si besoin.
5. Faites bonne impression
Un dossier désorganisé et mal présenté peut donner une mauvaise impression sur la qualité de votre travail. Si le fond de votre travail est essentiel, la forme sous laquelle vous le présentez n’est pas à prendre à la légère.
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Conclusion
Centraliser les informations, fichiers ou commentaires, est essentiel pour une collaboration à distance organisée et efficace. Simple d’utilisation et sécurisée, la plupart des plateformes collaboratives remplissent toutes les conditions nécessaires pour bien travailler sur vos projets créatifs, sans perdre de temps.
