Aujourd’hui, je vous propose de découvrir un article invité créé par Benjamin. N’hésitez pas à poser vos questions dans les commentaires.
Travailleur passionné et père de famille comblé, Benjamin étudie et partage avec vous ses meilleures stratégies de gestion de LA ressource critique : le temps. Son objectif : vous aider à améliorer votre efficacité pour booster vos activités quotidiennes et vous libérer du temps. En bref, travailler mieux pour travailler moins ! Retrouvez-le sur http://gerer-son-temps.com
Pas facile tous les jours d’être indépendant n’est-ce-pas ? Il faut tous gérer : produire son contenu, facturer, faire sa pub, démarcher… Épuisant.
Ce changement est brutal, surtout lorsque l’on a l’expérience d’un poste de salarié bien cadré.
Adapter votre manière de travailler devient obligatoire pour survivre.
Car avoir quelques mauvaises habitudes de travail lorsque l’on est employé n’est pas forcément dramatique. Cela peut avoir quelques conséquences sur vos activités mais vous n’en paierez pas le prix fort.
En revanche lorsque vous êtes à compte c’est une autre histoire. Chacune de vos décisions a un impact sur votre business.
Vous avez la responsabilité de vos décisions puisqu’il n’y a plus de chef pour vous fouetter en cas d’erreur. Vous êtes aux manettes de votre entreprise.
Un mauvais choix ? Schlak !! Le couperet tombe très vite et peut faire mal aux résultats.
Conserver de mauvaises habitudes de travail, c’est comme conserver une Porsche pour aller dans les chemins, ce n’est pas adapté au contexte.
Alors voyons ensemble quelles sont ces mauvaises habitudes dont vous devriez vous défaire.
1 – Travailler sans planning
Un planning est l’outil de base de tout indépendant qui se respecte. Qu’il soit papier ou sur un support technologique, peu importe.
Travailler sans planning revient à sauter en eaux profondes sans savoir nager. Vous allez vous noyer dans l’étendue de travail qui vous attend.
Alors, quel est l’intérêt de tenir un planning ?
- Il vous aide à prioriser vos activités.
- Leur fixe un début et une fin dans le temps.
- Il vous permet de ne pas oublier certaines tâches.
- Il constitue un point d’entrée solide pour y stocker les rendez-vous importants et réserver des créneaux précis dans vos semaines.
Je vais vous donner 3 astuces.
- La première, vous pouvez préparer votre planning la veille. Ainsi vous démarrez la journée sans avoir à vous poser de question sur son contenu. En allant plus loin, vous pouvez dès le dimanche soir, planifier votre semaine complète.
- La seconde, ajoutez des couleurs aux types d’activités que vous stockez. Par exemple, le bleu pour les actions personnelles, le orange pour les actions qui nécessitent un déplacement physique, etc…
- La dernière qui est redoutable d’efficacité, consiste à thématiser vos journées. Par exemple: le lundi vous traitez l’administratif, les factures et les plaintes des clients. Le mardi est consacré à la production, etc… Cela permet d’adresser en bloc certains sujets.
Vous avez remarqué sur la capture d’écran juste au-dessus ?
Je laisse toujours du temps entre 2 entrées dans mon agenda pour absorber un éventuel débordement et éviter de me mettre dans le rouge.
Voir aussi : les applications pour gérer une To-Do List
2 – Réagir aux emails
Ah les emails…
A la fois une innovation majeure et la plaie de ces dernières années.
Le mail est un outil formidable que vous utilisez sans doute au quotidien. Mais quand il devient un élément perturbateur de votre activité, il vous pourrit la vie là où il devrait vous la simplifier.
Je ne dis pas qu’il faut mettre à la corbeille tous les messages entrants sans quoi vos clients iront rapidement voir vos concurrents. En revanche, je vous conseille de supprimer les notifications liées aux mails (et d’une manière générale toute notification qui viendrait perturber votre concentration).
Pourquoi autant d’extrémisme ?
Parce qu’en réagissant aux emails dès qu’ils arrivent, vous leur donnez plus d’importance qu’à votre activité en cours. Et ça c’est un véritable problème.
Vous arrêtez ce que vous êtes en train de faire. Vous lisez le mail, éventuellement y répondez pour finalement reprendre votre tâche. Niveau efficacité c’est un zéro pointé, niveau perte de concentration vous touchez le 100%.
Ce mode de fonctionnement va décupler le temps nécessaire à la réalisation de l’activité en cours. Vous perdez le focus et cela vous demandera de l’énergie pour reprendre votre sujet. Sujet qui n’a sûrement rien à voir avec le mail reçu.
Est-ce que le mail de ce client qui vous demande si il peut payer en plusieurs fois est plus important que votre job en cours sur la finalisation du prochain produit à livrer ? J’en doute.
Un mail est rarement urgent et important. Dans ce genre de situation c’est plutôt votre téléphone qui sonne pour être certain que le message est bien transmis.
Alors quelle est la solution ?
Elle est simple.
Il s’agit de conserver durant votre journée un ou plusieurs créneaux dédiés au traitement des messages. Le matin de 11h à midi par exemple ou à la reprise après votre déjeuner. L’idée est que vous trouviez un créneau qui vous convient et qui ne viennent pas casser votre rythme de production.
Faite l’essai. Vous allez voir qu’en quelques jours, la pression liée aux emails va se dégonfler comme un ballon et vous aider à être plus serein.
Allez je vous donne un dernier conseil ?
Il s’agit de fixer une heure limite à la consultation des mails en fin de journée. Par exemple, après 18h30, plus de messages liées au travail, sans quoi vous allez ruminer toute la soirée ce que vous venez de lire alors que vous devriez en profiter pour débrancher.
Voir aussi :
3 – Bosser non-stop
Je suis d’accord, lorsque l’on est à son compte, il y a énormément de choses à faire pour boucler la journée. Produire, relancer les clients, faire de la promotion, etc… Parfois c’est l’enfer.
Du coup, vous pensez peut-être que prendre une pause vous fera perdre du temps. C’est tout l’inverse.
Vous n’êtes pas une machine et votre cerveau a besoin de s’arrêter régulièrement pour faire un break. Alterner les séances de travail et de pause est le meilleur moyen d’éviter le burn-out et l’épuisement.
Vous voulez une bonne méthode pour savoir quand faire un break ?
Vous pouvez utiliser la technique Pomodoro. Sa simplicité enfantine n’a d’égal que son efficacité. Elle s’appuie sur le constat que nous venons de faire.
Elle consiste à avoir un cycle composé d’une séance de travail intensive de 25 minutes suivi de 5 minutes de pause. Et tous les 4 cycles, vous faites une pause de 20 minutes. Libre à vous de moduler ces valeurs mais il faut garder en tête qu’au-delà de 45 minutes de boulot, la concentration baisse fortement.
Bien sûr, je vous déconseille le cycle 25 minutes de pause et 5 minutes de travail 🙂
Comment la mettre en oeuvre ?
Là aussi, à la portée du premier venu, un simple minuteur peut faire l’affaire.
A titre personnel je m’appuie sur l’outil gratuit Pomodone qui se charge pour moi de m’avertir quand lever le pied. Un poil plus évolué et convivial que le minuteur de la cuisine.
4 – En retard, en retard…
Autant, si vous étiez employé, être en retard quand vous avez une réunion avec vos collègues ou votre chef peut facilement faire l’objet d’une excuse. Autant une fois à votre compte, être en retard pour un rendez-vous client c’est se tirer une balle dans le pied.
Alors je résume en 2 mots : soyez ponctuel.
Désormais vous êtes l’image de votre entreprise et vous véhiculez au quotidien cette image. Il n’y a rien de plus désagréable qu’une personne en retard.
Nous avons parlé planning un peu plus haut. Celui-ci peut vous aider à garder la tête hors de l’eau pour vos rendez-vous importants.
J’avais le mauvais goût d’être en retard, pas de longtemps, 5 voir 10 minutes. Malheureusement c’est déjà trop.
Comme solutionner cela ?
Enfantin, ! Dans mon planning (oui toujours lui, vous voyez qu’il est pratique), je définis un rappel X minutes avant le rendez vous en fonction du lieu où je dois me rendre. Simple mais imparable.
Vous n’avez plus d’excuse pour être à la bourre.
5 – Et vos priorités ?
En tant que salarié, votre supérieur se chargeait peut être de prioriser pour vous les sujets à traiter.
Maintenant c’est à vous de le faire.
En étant seul à bosser, vous allez payer cher le fait de travailler sur une tâche qui n’est pas prioritaire (qui a dit répondre à des emails ?). Perte de temps, investissement peu rentable, etc…
Pour éviter ce piège avant d’attaquer une tâche, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quel est son impact sur mon activité ?
- Qu’est ce que je risque à ne pas la faire ?
Je vous conseille également d’utiliser la matrice de Eisenhower dont la logique vous permet de décider rapidement quelle attention porter à une action à venir.
6 – Etes vous indécis ?
Génial, vous êtes aux commandes, désormais c’est à vous qu’il revient de prendre les décisions.
C’est un pouvoir… qui peut terroriser, car désormais vous n’avez plus personne derrière qui vous cacher en cas de mauvais choix.
Dans la pratique vous avez d’ailleurs dû remarquer que le plus mauvais des choix, c’est de ne pas faire de choix du tout. Rester indécis peut coûter très cher lorsque l’on est indépendant.
Tout le monde à le droit à l’erreur, mais ne pas prendre de décision, c’est comme rester arrêté au feu vert sans savoir si vous devez aller à gauche ou à droite. L’essentiel est de prendre une direction, il sera toujours temps de faire demi-tour en cas d’erreur.
Je vous rassure, tout le monde fait des erreurs mais cela n’empêchera ni la terre ni votre business de tourner.
7 – Je vais devoir vous dire “non”
C’est un grand mal des sociétés actuelles. Nous avons souvent du mal à dire non aux personnes qui nous sollicitent.
En tant qu’entrepreneur, vous vous devez de savoir dire non. Sans cela, vos journées ressembleront à une traversée en montagne, sous 1 mètre de neige et sans raquette. Vous allez vous enfoncer jusqu’au cou.
- Dites “non” à une demande client qu’il ne serait pas juste d’honorer.
- “Non” à un projet que vous n’aurez pas le temps de mener à bien.
- “Non” à cette invitation au restaurant d’un client satisfait. Euh, si ça vous pouvez.
Apprendre à dire non, c’est savoir donner la priorité à vos priorités.
On ne vous blâmera pas pour un non, par contre on pourra le faire sur un engagement non respecté que vous n’auriez jamais du prendre.
Vous voilà prévenu.
8 – Le mythe du multitasking
Combien de fois les candidats à un poste en entreprise se vantent de pouvoir être multitâche ?
Vendu comme une qualité, pour moi le multitasking est une hérésie. L’une des pires contre-vérité.
Heureusement pour vous, pas d’entretien d’embauche donc pas besoin de vendre du pseudo-rêve.
- Vous croyez que vous êtes capable de mener de front plusieurs sujets ? C’est faux.
- Vous pensez qu’ainsi vous irez plus vite ? Re-faux. Notre cerveau n’est pas câblé pour cela.
- Vous voulez vérifier ? Testez ce jeu en ligne qui mesure votre capacité à être multitâche. Pour ma part, j’ai explosé rapidement. Et je n’avais aucun doute là dessus d’ailleurs. http://multitaskgames.com/multitask-game.html
Vous ne serrez jamais aussi productif qu’en mettant toute votre matière grise sur un sujet donné pendant un temps donné.
Ne vous est-il jamais arrivé de vous dire après une séance intensive de travail, “wow, j’ai super bien avancé là !” ?
C’est en général ce que vous ressentez quand vous avez travaillé en étant concentré sur un sujet unique.
J’en reviens au point 3 et à la technique Pomodoro qui vous aidera grandement à garder le focus et éviter la schizophrénie du multitasking.
9 – Votre équipement
Je sais que l’on dit que ce sont dans “les vielles marmites que l’on fait les meilleurs plats”. Sauf que si vous faites du montage vidéo, du design sous Photoshop ou du développement informatique sur un ordinateur qui date de l’antiquité, votre plat n’est pas près d’être cuit.
Vous voyez le drame dans tout cela ?
Vous y passerez beaucoup plus de temps et votre client sera livré en retard. C’est la double peine. Tout ça pour économiser quelques bouts de chandelles.
Vous devez sérieusement songer à acheter matériel de qualité qui correspond à vos besoins. D’ailleurs, ce n’est pas une dépense, c’est un investissement et il est indispensable.
Vous pouvez faire un calcul de son amortissement si vous n’êtes pas convaincu.
Pour être dans des conditions optimales de travail, j’ai changé mon ordinateur portable. Plus puissant, plus agréable, plus léger. J’ai également switché de l’adsl vers la fibre optique pour ma connexion internet.
Résultat ?
J’aime me poser devant mon PC pour bosser, c’est confortable et répond à mes besoins du moment.
Mon seul regret ? J’ai probablement attendu trop longtemps pour le faire.
Vous méritez de réussir
Nous y sommes, vous savez tout.
Cela vous semble une montagne de tout changer ?
Vous avez raison, c’est le cas.
Heureusement, le but n’est pas d’atteindre le sommet en 48h en voulant tout modifier du jour au lendemain. Il faut considérer cela comme un chemin de randonnée et voir ce que vous pouvez commencer à changer, au fur et à mesure.
Car en conservant ces mauvaises habitudes vous ne mènerez pas forcément votre business à la faillite. En revanche, en les modifiant vous pouvez catapulter votre activité à un niveau supérieur.
Et c’est ce qui compte en tant qu’indépendant, faire vivre et grossir votre activité tout en gérant au mieux les efforts.
J’espère que vous avez envie de remettre en question vos méthodes de travail pour améliorer votre quotidien.
Testez et vivez la différence, car vous méritez de réussir.
Pour découvrir d’autres méthodes pour améliorer votre efficacité et votre organisation, rejoignez moi sur http://gerer-son-temps.com
