L’intranet est devenu un élément essentiel de la gestion interne des entreprises, facilitant la communication, la collaboration et le partage de ressources.
Pour créer un intranet efficace et adapté à vos besoins spécifiques, faire appel à un développeur intranet freelance peut s’avérer judicieux.
Dans cet article, nous explorerons les étapes clés pour concevoir et mettre en place un intranet personnalisé.
Intranet : qu’est-ce que c’est ?
Un intranet est un réseau informatique privé et sécurisé utilisé au sein d’une organisation, généralement une entreprise, pour permettre aux employés de partager des informations, de collaborer sur des projets, d’accéder à des ressources et de communiquer de manière efficace. Contrairement à Internet, qui est accessible au public, un intranet est réservé aux membres de l’organisation et est protégé par des mesures de sécurité pour garantir la confidentialité des données.
Qu’est-ce qu’un logiciel intranet ?
Un logiciel intranet est un système informatique ou une suite d’applications conçues pour faciliter la mise en place et la gestion d’un intranet au sein d’une organisation. Ces logiciels fournissent généralement des fonctionnalités telles que le partage de fichiers, la messagerie interne, la gestion de documents, la planification de projets, la gestion des ressources humaines, la publication de contenu interne, etc. Ils visent à améliorer la productivité, la collaboration et la communication au sein de l’entreprise.
Combien coûte un logiciel intranet ?
Le coût d’un logiciel intranet peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment :
- La taille de l’entreprise : Plus l’entreprise est grande, plus les besoins en matière de fonctionnalités et de capacité peuvent être importants, ce qui peut influencer le coût.
- Les fonctionnalités requises : Les logiciels intranet peuvent offrir une gamme variée de fonctionnalités, et le coût dépendra des fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin. Par exemple, un intranet de communication basique coûtera moins cher qu’un intranet avec des fonctionnalités avancées de gestion de projet et de ressources humaines.
- L’option d’achat : Les entreprises peuvent choisir entre des solutions intranet auto-hébergées (sur leurs propres serveurs) ou des solutions intranet basées sur le cloud, chacune ayant des coûts initiaux et de maintenance différents.
- La personnalisation : Si vous avez besoin de personnaliser le logiciel intranet pour répondre à des besoins spécifiques de votre entreprise, cela peut également augmenter le coût.
- Les licences et les abonnements : Certains logiciels intranet sont vendus sous forme de licences perpétuelles, tandis que d’autres sont proposés sous forme d’abonnements mensuels ou annuels, ce qui peut influencer le coût global.
Quels sont les différents types d’intranet en entreprise ?
Les intranets en entreprise peuvent prendre différentes formes en fonction de leurs objectifs, de leur conception et de leurs fonctionnalités.
Intranet comme outil RH
Il est dédié aux processus RH, tels que la gestion des congés, le suivi des performances, la formation en ligne, la publication d’offres d’emploi internes, etc.
Intranet de communication
Il sert principalement à faciliter la communication interne au sein de l’entreprise en fournissant des outils tels que des forums, des blogs, des messageries instantanées et des forums de discussion pour permettre aux employés de collaborer et d’échanger des informations.
Intranet pour la gestion des documents
Cet intranet est axé sur la gestion et le partage de documents internes. Il permet aux employés de stocker, d’organiser et de partager des fichiers, ce qui facilite la collaboration et la gestion de l’information.
Intranet de gestion de projets
Il est conçu pour faciliter la gestion des projets en fournissant des outils de suivi, de planification, de collaboration et de reporting. Il peut inclure des tableaux de bord, des listes de tâches, des calendriers, etc.
Intranet de gestion des connaissances
Cet intranet vise à stocker et à partager des informations cruciales pour l’entreprise, telles que des bases de données de connaissances, des manuels de procédures, des guides de formation, etc., afin de favoriser l’apprentissage et l’innovation.
Intranet de publication de contenus
Il se concentre sur la diffusion d’informations importantes au sein de l’entreprise, telles que les actualités, les rapports financiers, les politiques et les procédures. Il peut inclure des portails de contenu et des outils de publication.
Intranet social
C’est un intranet qui intègre des fonctionnalités sociales, similaires à celles des réseaux sociaux externes, pour encourager la collaboration, le partage de connaissances et le réseautage au sein de l’entreprise.
Les 10 meilleurs logiciels intranet
Voici 10 logiciels intranet parmi les plus populaires et les plus recommandés sur les sites web spécialisés dans le digital.
1. Workplace
Workplace est une plateforme de communication et de collaboration d’entreprise basée sur Facebook.
Elle offre des fonctionnalités de messagerie instantanée, de partage de fichiers, de groupes de travail, et plus encore, pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.
2. Sharepoint
SharePoint est une solution intranet et de gestion de contenu développée par Microsoft.
Il offre une large gamme de fonctionnalités de gestion de documents, de collaboration, de flux de travail et de personnalisation pour les entreprises.
3. LumApps
LumApps est une plateforme intranet qui se concentre sur la communication interne, le partage de contenu et la collaboration.
Il intègre également des fonctionnalités sociales pour favoriser l’engagement des employés.
4. Talkspirit
Talkspirit est un logiciel de communication d’entreprise qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de gestion de tâches, de partage de fichiers et de collaboration.
Il permet également de créer des espaces de travail personnalisés.
5. Yammer
Yammer, également développé par Microsoft, est un réseau social d’entreprise qui favorise la communication et la collaboration au sein de l’organisation.
Il permet aux employés de suivre des sujets, de partager des informations et de collaborer sur des projets.
6. Happeo
Happeo est une plateforme intranet qui met l’accent sur la collaboration, la communication et l’engagement des employés.
Il intègre des outils de messagerie, de gestion de documents et de création de contenu.
7. Jostle
Jostle est une solution intranet qui vise à améliorer la communication, la collaboration et la culture d’entreprise.
Il offre des fonctionnalités telles que des annuaires d’employés, des flux d’activité et des espaces de travail personnalisés.
8. Jalios
Jalios propose une plateforme intranet et de gestion des connaissances axée sur la collaboration, le partage de contenu et la gestion des documents.
Il permet également la personnalisation de l’intranet en fonction des besoins de l’entreprise.
9. Jive
Jive est une plateforme de communication et de collaboration d’entreprise qui offre des outils de messagerie, de création de contenu, de gestion de projet et de collaboration.
Elle vise à améliorer l’engagement des employés et la productivité.
10. Unily
Unily est une solution intranet sociale qui combine la collaboration, la gestion de contenu et la personnalisation pour améliorer la communication interne et l’engagement des employés.
Il est important de noter que le choix du meilleur logiciel intranet dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise, de la taille de votre organisation, de votre budget et de vos préférences en matière de fonctionnalités.
Comment choisir son intranet ?
Le choix d’un intranet pour votre entreprise est une décision importante, car il aura un impact significatif sur la manière dont vos employés communiquent, collaborent et gèrent l’information. Voici quelques étapes à suivre pour choisir le bon intranet :
- Évaluez vos besoins spécifiques : Avant de choisir un logiciel intranet, identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise. Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre avec l’intranet ? Quelles fonctionnalités sont essentielles pour répondre à ces besoins ?
- Impliquez les utilisateurs : Consultez les utilisateurs potentiels de l’intranet, tels que les employés, les responsables de département et les parties prenantes clés, pour comprendre leurs besoins et leurs préférences. Leur retour d’information peut aider à orienter votre choix.
- Définissez votre budget : Établissez un budget réaliste pour votre intranet, en tenant compte des coûts initiaux, des frais de maintenance et d’autres dépenses connexes.
- Recherchez les options : Faites des recherches sur les logiciels intranet disponibles sur le marché. Examinez leurs fonctionnalités, leurs avantages et leurs inconvénients.
- Demandez des démonstrations : Contactez les fournisseurs potentiels et demandez des démonstrations de leurs produits. Cela vous permettra de voir comment chaque intranet fonctionne en action et de mieux évaluer s’il répond à vos besoins.
- Considérez l’intégration : Si votre entreprise utilise déjà d’autres logiciels et outils (par exemple, des outils de gestion de projet, des outils de messagerie, des systèmes de gestion des ressources humaines, etc.), assurez-vous que l’intranet que vous choisissez peut s’intégrer facilement à ces systèmes pour assurer une transition fluide et une expérience utilisateur cohérente.
- Évaluez la sécurité : La sécurité des données est cruciale. Assurez-vous que l’intranet offre des fonctionnalités de sécurité robustes, notamment l’authentification, la gestion des autorisations et le cryptage des données.
- Pensez à la convivialité : L’interface utilisateur de l’intranet doit être conviviale et facile à utiliser pour les employés de tous les niveaux de compétence en informatique.
- Testez avant d’adopter : Si possible, commencez par un essai gratuit ou une période d’essai pour évaluer l’intranet en conditions réelles avant de prendre une décision finale.
Le choix de l’intranet dépendra en fin de compte des besoins spécifiques de votre entreprise, de votre culture organisationnelle et de vos ressources disponibles. Prenez le temps de comparer les options et de choisir celle qui correspond le mieux à vos objectifs et à votre environnement.
Comment créer un intranet personnalisé ?
La création d’un intranet personnalisé pour votre entreprise peut être un projet complexe, mais elle peut être réalisée en suivant plusieurs étapes. Voici un guide général pour vous aider à créer un intranet personnalisé :
Définissez vos objectifs
Commencez par identifier clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre intranet. Quels sont les besoins spécifiques de votre entreprise que l’intranet doit combler ? Identifiez les problèmes que vous souhaitez résoudre et les avantages que vous espérez obtenir.
Impliquez les parties prenantes
Impliquez votre équipe, à savoir les employés, les responsables de département et d’autres parties prenantes clés dans le processus de planification. Leurs commentaires et leurs besoins sont essentiels pour concevoir un intranet qui répondra aux attentes de tous.
Planifiez la structure de l’intranet
Créez une structure de site qui reflète l’organisation de votre entreprise. Cela peut inclure des sections pour les départements, les projets, les ressources humaines, les communications internes, etc. Assurez-vous que la structure est logique et intuitive pour les utilisateurs.
Choisissez la technologie
Sélectionnez la technologie sur laquelle vous allez construire votre intranet. Vous pouvez opter pour des plates-formes de développement web, des systèmes de gestion de contenu (CMS) comme WordPress ou des solutions intranet prêtes à l’emploi. Le choix dépendra de vos compétences techniques et de vos ressources.
Concevez l’interface utilisateur (UI)
Créez une interface utilisateur conviviale et attrayante. Assurez-vous que la navigation est simple et que les informations essentielles sont facilement accessibles. Tenez compte de la convivialité sur les appareils mobiles.
Personnalisez le contenu
Ajoutez du contenu pertinent à chaque section de votre intranet, y compris des documents, des actualités, des vidéos, des calendriers, etc. Assurez-vous que le contenu est à jour et facile à trouver.
Intégrez des fonctionnalités
Intégrez des fonctionnalités essentielles pour répondre aux besoins de votre entreprise. Cela peut inclure des outils de messagerie, des forums, des systèmes de gestion de projet, des bases de données de connaissances, etc.
Déploiement
Lorsque votre intranet est prêt, déployez-le à l’ensemble de l’organisation. Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données sensibles.
Maintenance et évolution
L’intranet est un projet en constante évolution. Assurez-vous de maintenir le contenu à jour, d’ajouter de nouvelles fonctionnalités en fonction des besoins changeants de votre entreprise et de recueillir régulièrement les commentaires des utilisateurs pour l’améliorer.
Pour concevoir un intranet en fonction de vos besoins spécifiques, l’idéal est de faire appel à un freelance spécialisé dans la conception et l’intégration de logiciels intranets.
Notre astuce pour créer votre intranet
Un intranet personnalisé peut donc être un atout majeur pour renforcer la collaboration, la communication et l’efficacité au sein de votre entreprise.
Le recours à un développeur intranet freelance peut vous aider à concrétiser cette vision et à créer une solution sur mesure qui répond parfaitement à vos besoins.
