S’organiser est indispensable pour les freelances. Seuls aux commandes, ils ne peuvent compter que sur eux-mêmes pour gérer leur planning et optimiser leur productivité. Une organisation irréprochable a besoin d’un agenda pour suivre en direct les étapes de ses projets, mais surtout, ne rien oublier.
Découvrez 5 astuces pour tenir parfaitement un agenda !
1. Noter des deadlines précises
Pour être sûr de finir votre mission dans les délais annoncés, découpez-la en plusieurs étapes. Prenez soin de placer chaque étape dans un calendrier, à la date où elle doit être terminée. Afin de l’anticiper, notez aussi, en amont, la date à laquelle vous devez vous y mettre.
Il est trop tentant de placer cette tâche dans la marge ou sur la semaine entière. Mais vous ne feriez que la repousser pour finalement paniquer au moment de la dernière ligne droite !
2. Automatiser le rappel de tâches récurrentes
Dans votre quotidien de freelance, vous aurez des missions récurrentes. Elles peuvent concerner des clients, comme la gestion de votre entreprise. Pour éviter de les oublier, automatisez un rappel hebdomadaire, mensuel ou trimestriel (selon la tâche) qui s’affichera le jour où vous devez y consacrer du temps.
3. Laisser une place aux imprévus
Évidemment, s’il convient d’anticiper un maximum de vos tâches quotidiennes, vous savez très bien que vos journées comprennent des événements impromptus. Qui n’a jamais ouvert sa boîte email un matin, avec des projets à corriger, des missions urgentes ou toutes autres demandes qui ne peuvent attendre ?
Votre agenda doit toujours comporter une plage horaire dédiée aux emails ou appels imprévus. Selon votre activité et vos expériences précédentes, vous pouvez prévoir 1 ou 2h. Et si jamais votre journée se déroule sans accroc, profitez-en pour vous avancer !
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4. Surligner les priorités
Chaque matin, lorsque vous consultez votre agenda, vous verrez une grande liste de choses à faire. Évidemment, commencez par celles qui ne peuvent être repoussées. Pour ce faire, dotez-vous d’un surligneur pour mettre en avant ces tâches. Puis, attaquez directement ces missions pour être sûr de respecter vos deadlines.
Classez ensuite les autres missions pour être certain de les rendre dans les temps.
5. Expliquer aux clients la manière dont vous gérez votre planning
Pour optimiser votre agenda de freelance, ne vous laissez pas déborder par les exigences de vos clients. Ces derniers doivent comprendre que vous ne pouvez pas bouleverser votre planning facilement, car vous travaillez avec d’autres entreprises.
Dès le début, expliquez-leur votre manière de travailler et les délais de commande. Ils sauront ainsi à quel moment vous solliciter pour une mission et vous préviendront assez en avance pour vous organiser.
Bien sûr, vous pouvez accepter, de temps en temps, de travailler dans l’urgence si c’est un fidèle client. Mais ne laissez pas cette habitude s’installer, vous risquez de perdre vos autres contrats…
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Gérer son temps vient avec l’expérience et les contrats réguliers. Plus vous aurez une vision sur le long terme, mieux vous serez en mesure d’optimiser votre agenda. Notez également que la productivité passe par un lieu de travail approprié : aménagez un espace, au calme, dans votre habitat pour gérer votre entreprise.
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