Lorsque l’on est freelance et seul à bord, il peut être difficile de tout gérer, notamment sans outil performant ou une bonne organisation. Quand les projets s’enchaînent, il devient compliqué de rester bien organisé et attentif. Et c’est normal, lorsque l’on est freelance on gère tout dans notre entreprise : la prospection, le marketing, les réseaux sociaux, les missions et tout le travail administratif en plus.
En tant que freelance, votre temps est précieux, alors si vous passez plus de temps à chercher les informations dont vous avez besoin qu’à chouchouter vos clients, voici nos 5 conseils pour améliorer votre organisation et votre gestion clients en tant que freelance.
1. Centraliser toutes les informations et documents dans un endroit unique
C’est la base ! Pour pouvoir bien travailler et être le plus efficace possible en un minimum de temps, vous devez être bien organisé. Et cela commence par centraliser tous les documents et informations nécessaires à votre travail dans un seul endroit, que vous utilisiez le numérique ou le format papier.
Vous devez créer une organisation qui vous permettra de retrouver n’importe quelle information ou n’importe quel document en quelques secondes. Et pour ça, il faut savoir où chercher et donc savoir où et comment sont stockées les informations.
Avec une bonne organisation (que ça soit par client ou par projet), vous évitez ainsi de perdre votre temps inutilement mais aussi de vous épuiser en vain. En plus, cela vous évitera de devoir redemander plusieurs fois la même information à votre client.
Pour les fans de papier, un classeur avec des intercalaires ordonnés par client peut être une bonne solution.
Pour les fans de numérique, il y a monday.com, une plateforme de gestion de projets personnalisable et flexible. Vous pouvez ainsi l’adapter à votre manière de travailler. Vous pouvez également inviter des collaborateurs sur votre tableau monday.com : la discussion est facile et directe. Pratique lorsque vous devez partager des informations avec vos clients rapidement !
Sur monday.com, vous avez également la possibilité d’intégrer directement Gmail, ou toute autre boîte de messagerie, pour être sûr de ne rater aucun email important.
2. Faciliter les demandes des clients
Encore un conseil très important ! En effet, sans clients ni prospects, pas d’entreprise. Vous devez donc faciliter au maximum les demandes des clients et permettre à ces derniers de vous contacter facilement et rapidement.
Vous pouvez par exemple utiliser des formulaires pour gérer toutes les demandes entrantes pour de nouvelles missions puis créer une méthodologie de gestion et de réponse à ces demandes.
Avec monday.com, vous pouvez intégrer directement ces formulaires à votre espace de travail et fournir ainsi une réponse rapide au demandeur grâce au tableau de gestion des ressources de votre entreprise. D’un simple coup d’œil, vous pouvez estimer votre charge de travail grâce au logiciel pour ne pas vous surcharger.
À la fin de vos missions, monday.com permet également à vos clients de vous faire un retour simple et rapide sur votre travail.
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3. Surveiller les délais
Lorsque l’on travaille à son compte, on a tendance à vouloir en faire toujours plus et à vouloir travailler toujours plus longtemps. Mais ce n’est pas la bonne solution : à terme, vous allez vous épuiser à la tâche et vous finirez déçu et dégoûté du monde de l’entreprenariat.
Essayez plutôt de visualiser chaque mission et de la découper en grandes étapes pour estimer le temps nécessaire à chaque tâche de la mission. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité de votre charge de travail et du temps à lui consacrer.
Grâce à la colonne ‘Suivi du temps’ du logiciel monday.com, vous pouvez suivre les étapes de votre mission et le temps qui lui est nécessaire. Cela vous permet d’avoir des objectifs précis et des priorités claires pour travailler à votre rythme sans vous épuiser. Vous travaillerez ainsi moins mais mieux avec une meilleure organisation et un esprit plus serein.
4. Mettre en place des automatisations
Automatiser les tâches administratives répétitives est un gain de temps non négligeable, surtout lorsque l’on travaille seul. En plus, cela permet de minimiser les erreurs !
Grâce à monday.com, vous pourrez intégrer tous les outils que vous utilisez déjà (tels que Gmail, Dropbox, Zoom, Zapier et bien d’autres) pour pouvoir piloter votre entreprise depuis un point central sans avoir besoin de tout changer ou migrer sur une nouvelle plateforme, un processus lent et qui peut s’avérer compliqué à gérer seul.
Avec monday.com, vous pourrez tout faire : prospection, mail, administratif et gestion des missions.
5. Analyser vos KPIs
Analyser ses Indicateurs Clés de Performance (ou KPIs) est très important pour la croissance et le cap que vous allez donner à votre entreprise.
Étudier vos KPIs vous permettra de savoir combien vous avez gagné, combien de nouveaux clients vous ont contacté, votre nombre total de clients mais surtout, cela vous permet de constater l’évolution de votre entreprise.
Avec monday.com, vous pouvez analyser tous vos différents KPIs et leur évolution au fil du temps sur une plateforme unique.
