Vous êtes indépendant depuis peu ou bien à la recherche d’une meilleure organisation, cet article est fait pour vous.
Quel freelance ne s’est jamais demandé s’il allait tenir sa deadline la veille d’un rendu à 3h du matin…
Avant d’en arriver là, nous vous conseillons de tester et mettre en pratique 7 conseils pour respecter les deadlines.
1. Ne pas annoncer des délais intenables
Il est parfois tentant de donner des délais courts pour décrocher un contrat auprès d’un client pressé. Pourtant, c’est le meilleur moyen d’échouer sur le projet.
Les conséquences d’un retard auront un impact sur l’ensemble de vos prestations :
- Stress, anxiété ;
- Perte de confiance en soi, tout comme celle de son client ;
- Erreurs de dernière minute ;
- Impacts financiers si vous aviez des pénalités de retard dans votre contrat.
Tout délai peut-être accepté par votre client tant qu’il est expliqué avec pédagogie et réaliste. C’est agir dans l’intérêt des deux parties.
2. Mesurer sa productivité
Pour pouvoir respecter une deadline, vous devez d’abord être capable de calculer votre temps de réalisation totale pour le projet (site, application mobile, newsletter etc…).
Pour cela, voici deux options :
- OPTION 1 : c’est un de vos premiers projets ou bien une nouvelle prestation, prenez exemple sur des collègues, faites appels à vos communautés de freelances et référez-vous à des standards. Ce timing ne sera pas parfait la première fois mais il vous permettra de créer votre propre référentiel. Si vous avez déjà travaillé dans une agence digitale avant d’être indépendant, rappelez-vous le temps / jour qui était facturé à vos clients et ajoutez-y une marge.
- OPTION 2 : vous avez déjà réalisé une mission équivalente, alors appuyez-vous sur votre retour d’expérience. Combien d’heures y avez-vous consacrées ? Combien d’allers retours ont eu lieu avec le client (reprenez les échanges de mails) ?
Pensez à mesurer votre temps tout au long du projet grâce à des outils de time tracking.
3. Anticiper, en répartissant la charge de travail
Que vous soyez adepte du bon vieux fichier Excel ou non, il vous faudra lotir votre projet et l’imaginer en étapes. En répartissant la charge de travail, vous pourrez la projeter dans temps. C’est indispensable, surtout si vous gérez plusieurs missions et clients en même temps.
Imaginer que vous serez chaque jour 100% productif laisse songeur. Occupez votre calendrier avec des zones “creuses” pour les side-projects, les pauses détente ou créatives et les moments de veille et réseautage.
4. Prévoir une marge d’erreur
Un moyen connu de calculer vos prix en freelance est souvent de fixer une marge supplémentaire (Coût de la production x 1,2 = Coût facturé).
Il en va de même pour votre temps de travail. Ne calculez pas à l’heure près, ou alors multipliez ce temps par 1,5. Ainsi, vous pourrez faire face à des aléas techniques, des retards du client sur ses retours et tous les imprévus liés à la vie d’un projet.
5. S’aider avec les bons outils
Il existe de très bons outils pour vous permettre de respecter vos deadlines.
Voici 5 exemples :
- Planning : en début de projet, inscrivez votre deadline dans un agenda (outlook, calendrier).
- Checklist : choisissez celle qui vous convient le mieux sur Evernote, Tasks de Google, Notes sur Mac. Les adeptes des post-its apprécieront les “cartes” sur Trello.
- Rappels : chaque sous-lot du projet et votre deadline principale doit être clôturer par une date avec un rappel. Ces fenêtres pro-actives auront pour effet d’éviter les oublis et de vous donner la petite poussée d’adrénaline de la dernière ligne droite.
- Gestion de projet : utilisez un outil pour retrouver facilement vos spécifications ou stories et réduire la marge d’erreur en fin de projet.
- Productivité : appliquez la méthode de time-management “Pomodoro” (25 minutes de travail / 5 minutes de pause + 15 minutes de pause toutes les deux heures). Vous évacuerez ainsi le stress lié à la deadline qui approche et serez plus efficient dans votre travail.
Si vous n’êtes pas digital, toutes ces aides peuvent se faire sur un tableau avec des post-its. On vous déconseille toutefois le rappel sur réveil à pile !
Qu’il soit numérique ou papier, le management de projet visuel est un excellent moyen de piloter son avancement et respecter ses deadlines.
6. Priorisez les tâches
Plus la deadline approche, plus vous devez savoir dessiner vos priorités.
Travaillez sur vos projets en retard sur vos heures de travail les plus productives et fixez-vous des micros objectifs à l’heure.
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7. Appliquer la méthode “Getting Things Done”
Quelque soit votre organisation, bannissez la tentante procrastination “Je pourrai finir cela demain”.
Une phase de recette, une relecture d’article, l’exportation de ses fichiers HD, toutes ces tâches de fin de projet arrivent au moment où vous pensiez avoir accompli le gros du travail. Ne les négligez pas et ne remettez pas ce travail à plus tard, car plus tard, vous serez peut-être en retard.
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Ne soyez plus pris par le temps, respectez vos deadlines et votre organisation personnelle en suivant ces bonnes pratiques.
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