Dans le cadre de votre activité indépendante, vous avez la possibilité de facturer certains frais à vos clients (il est même recommandé de les intégrer dans votre tarif horaire) et d’en déduire de vos cotisations (sauf si vous êtes auto-entrepreneur).
Dans les deux cas, il convient de les gérer parfaitement, pour en conserver une trace, et faire valoir vos droits de remboursement ou de déduction.
Voilà pourquoi Codeur.com vous propose aujourd’hui un point sur les notes de frais, leurs conditions et leur gestion au quotidien.
Que sont exactement les notes de frais ?
Ces notes contiennent toutes les dépenses effectuées par le freelance dans le cadre de son activité. Elles peuvent être reliées directement à la gestion de l’entreprise ou à la réalisation d’une mission.
Dans tous les cas, elles doivent être justifiées par un réel besoin pour votre activité et proportionnées. Par exemple, il n’est pas possible de comptabiliser tous ses frais d’essence en note de frais. Il faut distinguer les trajets personnels et professionnels pour se faire rembourser uniquement les seconds.
Pour finir, chaque note de frais doit faire l’objet d’un justificatif officiel : ticket, facture, confirmation d’inscription à un événement ou toute autre forme de preuve.
À quelles conditions sont-elles déductibles ?
Comme nous venons de le voir, ces notes de frais ne sont déductibles que si elles sont justifiées par un besoin lié à votre activité. Cependant, elles restent soumises à d’autres conditions bien spécifiques.
Par exemple, si vous réservez un hébergement, celui-ci ne sera comptabilisé comme une note de frais que :
- S’il se situe à 50 km de votre domicile
- Si votre domicile est peu desservi par les transports publics et que cela occasionne plus de 1h30 de trajet
Concernant les indemnités kilométriques, elles se calculent sur un barème strict qui prend en compte le kilométrage effectué, le type de carburant et la puissance fiscale du véhicule (prouvée avec la carte grise).
Enfin, il faut savoir que certains frais ont un plafond. Par exemple, ne croyez pas pouvoir déjeuner dans un restaurant étoilé sur le compte de votre entreprise durant un temps d’attente entre deux rendez-vous. Vous ne pouvez pas déduire plus de 13.30€ de frais de repas exceptionnel.
4 outils pour gérer vos notes de frais au quotidien
Généralement, les freelances disposent d’un comptable qui les aident à déduire ses notes et qui peuvent leur apporter conseil. Néanmoins, il appartient aux indépendants de gérer en amont leurs frais et de les conserver précieusement le temps de les remettre au comptable.
Heureusement, il existe des outils pour rédiger, justifier et conserver vos dépenses professionnelles.
Cleemy
Lancé par l’entreprise française Lucca, Cleemy est un outil en ligne très complet, qui dispose d’une interface intuitive. Vous pouvez facilement trouver la catégorie à laquelle appartient la note de frais et disposer d’une trame à remplir pour justifier la dépense.
KDS
KDS intéressera les indépendants qui sont souvent obligés de voyager pour leur activité. Cet outil permet de réserver ses transports en ligne et gère automatiquement les dépenses liées aux réservations. Cette solution aide même les freelances à réaliser des économies de 25% sur leurs frais.
NoteFrais.fr
Logiciel gratuit, NoteFrais.fr se télécharge sur votre PC et offre une interface très basique. Moins moderne que les autres outils présentés, il suffira aux indépendants qui ont peu de frais au quotidien, peu compliqués à déduire.
Expensya
La particularité d’Expensya est de s’adapter à toutes les formes d’entreprise. Cette solution propose ainsi une version allégée pour les freelances et les TPE. Vous pouvez centraliser en un seul endroit vos différentes notes de frais et même disposer de statistiques sur vos dépenses. Vous connaissez alors votre situation en temps réel.
Et si vous avez des difficultés à gérer la partie administrative de votre activité, vous pouvez toujours faire appel à un(e) télésecrétaire freelance sur Codeur.com pour vous aider. Les tarifs sont généralement abordables pour les freelances et cela vous permet de vous consacrer totalement à vos clients !
