Les factures impayées peuvent être gênantes pour vous, mais aussi pour vos clients. Personne n’aime être redevable !
Par ailleurs, en tant que freelance, la gestion de votre trésorerie est essentielle pour garder votre activité à flot. Votre mission, si vous l’acceptez, est donc d’anticiper les impayés grâce à un processus de facturation optimal.
Comment faire ? Voici 6 conseils pour éviter les impayés !
1. Établir des attentes claires dans le contrat
La meilleure façon de vous assurer d’être payé rapidement est de clarifier les modalités de paiement avant même qu’un client ne signe un contrat.
Parlez ouvertement de cette question. Cela permet d’éviter toute confusion chez les clients quant au délai de paiement, à la méthode de règlement et à la politique en matière de frais de retard.
Prévoir du temps pour discuter des processus de paiement vous permet également de savoir si le client a des demandes spéciales. Par exemple, préfère-t-il recevoir une facture par la poste ou par voie électronique ? Préfère-t-il payer par virement ou par chèque ?
2. Demander un acompte
Le paiement d’un acompte sur une prestation importante n’est pas inhabituel.
En plus de vous fournir un revenu initial, bienvenu lorsque la réalisation du projet est longue, le fait que les clients paient un acompte vous permet d’identifier dès le départ les mauvais payeurs (et de vous en séparer !).
3. Inclure les modalités de paiement en retard sur la facture
Il y a de fortes chances qu’un client ne lise pas sa copie du contrat pour connaître les modalités de paiement avant de régler une facture. Vous pouvez lui faciliter le travail en incluant ces mentions au bas de chaque facture.
Soulignez les indemnités en cas de retard, pour encourager vos clients à payer à temps et les empêcher de prétendre qu’ils ne connaissaient pas ces pénalités.
4. Envoyer la facture dans les délais
Quel est le bon moment pour envoyer une facture ?
En cas de prestation mensuelle avec un montant régulier, le mieux est de fixer une date avec le client : par exemple, le 30 de chaque mois ou le 2 du mois suivant.
Mais dans le cadre d’une mission ponctuelle, il existe plusieurs écoles ! Certains indépendants suggèrent d’attendre jusqu’à une semaine après la livraison d’un projet ou jusqu’à ce que le client ait eu le temps d’apprécier l’efficacité de votre prestation.
Cependant, le plus prudent reste de soumettre la facture le plus tôt possible, tant que vous êtes encore dans l’esprit du client.
5. Proposer aux clients un contrat d’honoraires avec facturation récurrente
Au lieu d’attendre la fin d’un long projet pour envoyer une facture, ou d’attendre plusieurs semaines pour être payé, demandez à votre client de passer à un contrat d’honoraires.
Comment ça marche ? Proposez une option de facturation récurrente qui s’effectue automatiquement à une date précise. Non seulement cela vous fait gagner beaucoup de temps (et vous évite des maux de tête), mais cela crée aussi un flux de trésorerie plus prévisible et plus stable pour votre entreprise.
Par ailleurs, il peut-être plus facile pour un client de payer en plusieurs fois, que de devoir régler une somme conséquente d’un seul coup.
6. Utiliser un outil de facturation
Pour créer rapidement vos factures et suivre le paiement de ces dernières, utilisez un outil de facturation en ligne. Celui-ci vous permettra de connaître, en temps réel, les factures en attente. Vous pourrez aussi relancer les impayés en quelques clics et garder un œil sur votre trésorerie.
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L’organisation est la clé d’une bonne gestion de sa comptabilité ! Elle vous permet d’éviter les impayés grâce à un processus clair, validé par le client.
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