Devenir freelance est une aventure excitante. Mais cela implique également que vous soyez votre propre comptable et gestionnaire.
Comme toute nouvelle entreprise, vous devez réduire les coûts au minimum lors du démarrage pour réaliser rapidement des bénéfices. Et avec un statut juridique qui autorise la déduction de certaines charges, il est facile de sombrer dans l’abus.
Alors, on vous a concocté 8 astuces pour réduire vos frais et améliorer votre trésorerie !
1. Noter toutes vos dépenses
C’est la base pour économiser de l’argent et alléger votre charge fiscale : gardez une trace de toutes vos dépenses !
Que vous ayez réglé un achat en espèces, par chèque ou par carte bleue, notez tout. Des frais PayPal aux nouveaux équipements, du loyer de l’espace de coworking aux coûts des logiciels de comptabilité en ligne, des coûts d’essence aux frais de bouche lorsque vous vous déplacez voir un client, rien ne doit être oublié.
À la fin de chaque mois, faites les comptes : quelles charges vous coûtent le plus d’argent ? Comment pouvez-vous les réduire ? Plus vous serez diligent dans le suivi de vos dépenses, plus vous prendrez les bonnes décisions pour tous vos achats. Ce qui se traduira par des économies d’argent.
C’est aussi indispensable pour calculer votre seuil de rentabilité et pour fixer votre tarif horaire.
Pour tenir à jour vos dépenses, vous pouvez utiliser un outil de gestion de budget. Il en existe de très simples et gratuits, que nous vous avons présenté dans cet article. Un tableau Excel peut également convenir dans un premier temps.
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2. Utiliser des outils gratuits
Vous êtes nouveau en tant que freelance, pas la peine d’investir dans des outils payants pour organiser des conférences avec vos clients, créer des contenus, prendre des notes… Les logiciels peuvent être coûteux, alors qu’ils existent souvent des alternatives gratuites idéales pour les débutants.
Par exemple, pour créer des devis et facturer vos missions, utilisez un outil comme Facture.net. Pour planifier vos publications sur les réseaux sociaux, les versions free de Buffer ou Hootsuite suffisent. Besoin d’envoyer des campagnes emailing ? La version gratuite de Mailchimp est suffisante. Et la liste est encore longue !
Profitez au maximum des versions gratuites. Les fonctions sont certes limitées, mais souvent suffisantes pour démarrer. Vous mettrez à jour votre abonnement lorsque vous en aurez les moyens.
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3. Privilégier les fournitures de seconde main
Une astuce pour réduire vos frais et être écolo par la même occasion, c’est d’opter pour du seconde main.
Les ordinateurs, tablettes ou smartphones existent en version reconditionnée, ce qui peut vous faire gagner jusqu’à 50% de leur prix initial.
Le Bon Coin ou les brocantes peuvent vous aider à trouver un bureau ou des meubles de rangement à bas prix.
Enfin, côté fournitures, utilisez des cartouches d’imprimante recyclées.
Réutilisez le matériel que vous avez déjà ! À moins d’avoir du matériel obsolète, qui vous ralentirait (par exemple, un graphiste qui a un PC vieux de 5 ans a tout intérêt à se mettre à jour), essayez au maximum de reprendre vos anciens biens : ordinateur, téléphone, imprimante, bureau… Le matériel utilisé dans votre vie d’étudiant peut parfois suffire pour démarrer votre activité.
4. Préférer un espace de co-working à un local
Si vous recherchez un espace pour votre bureau, l’idéal est de le placer chez vous. Néanmoins, si vous n’avez pas la place ou si vous n’aimez pas être seul, il faudra trouver une solution extérieure.
Le must ? Inscrivez-vous dans un espace de co-working où vous pourrez travailler aux côtés d’autres freelances et profiter d’installations pratiques. Flexible, l’abonnement pour accéder à ces espaces s’adaptent à vos besoins… et votre budget !
5. Mutualiser les achats avec d’autres freelances
Il existe d’autres freelances autour de vous qui sont à la recherche d’astuces pour réaliser des économies.
Associez-vous avec eux pour acheter des fournitures telles que du papier, des stylos ou même des cartouches pour imprimante. Commander en plus grande quantité offrira des prix dégressifs, ce qui vous aidera à réduire vos frais.
Si l’achat ou le remplacement d’un bien n’est pas urgent, attendez les soldes pour acheter du neuf au meilleur prix.
6. N’acheter que le matériel nécessaire
Avant d’acheter un produit, posez-vous la question : “En ai-je réellement besoin ?” ou “N’y a-t-il pas une autre alternative moins coûteuse ?”. Oui, le dernier smartphone a l’air incroyable, mais si votre téléphone actuel fonctionne encore, est-ce utile de le remplacer ? Votre ordinateur est limité en performance ? Il est parfois moins coûteux de remplacer/ajouter des composants que d’acheter un nouvel appareil.
Si la situation vous le permet, laissez passer une nuit entre votre envie d’achat et la prise de décision. Vous verrez que bien souvent, vous remettrez en doute l’utilité de cet achat.
Un autre moyen facile de réduire les coûts est de passer au numérique plutôt que d’imprimer chaque document. Optez pour la sauvegarde de vos données dans le cloud. Vous économiserez sur les cartouches d’encre coûteuses, le papier et l’imprimante à réparer !
De plus, avant de mettre à jour des outils payants, vérifiez s’ils sont incontournables.
7. Limiter les déplacements
Freelance, mais pas globe-trotter. Ne vous déplacez que si c’est vraiment nécessaire et si le client est prêt à vous dédommager. Avec les outils actuels comme Skype ou Slack, il est facile de s’organiser à distance.
Cependant, dans le cadre de votre prospection, si vous absolument voyager, optez pour des solutions low-cost. Privilégiez les transports en commun, moins coûteux que la voiture, qui vous permettent de travailler pendant le voyage (et donc d’éviter de perdre du temps facturable).
8. Bien déduire ses frais professionnels
La déduction des frais professionnels vous permet de diminuer votre résultat imposable. Vous avez le choix entre les frais de transport, de fournitures, de communication, de formations, loyers, repas… Selon votre statut juridique, vous aurez le droit à certaines déductions, ou pas !
- Si vous êtes en entreprise individuelle, pensez à bien conserver tous les paiements de vos frais d’entreprise. Idéalement, vous devez avoir une carte bancaire et un chéquier dédiés à votre entreprise.
- Si vous êtes auto-entrepreneur, cela se complique. Vous avez le droit à un abattement forfaitaire qui correspond à des frais estimés. D’où l’importance de tenir à jour vos dépenses, pour voir si elles entrent dans l’abattement prévu par les impôts. En cas de dépassement léger, vous pouvez simplement augmenter vos prix. En revanche, si vous avez énormément de dépenses, il faudra peut-être changer de statut pour les déduire et faire des économies !
Les entrepreneurs voient souvent les différences de cotisations sociales entre une auto-entreprise et une société, mais ils oublient que déduire les frais peut s’avérer économique selon le type d’activité. Le mieux reste de faire appel à un comptable, sur la première année, pour connaître les déductions possibles selon votre statut.
Maîtriser ses dépenses est nécessaire pour réussir son activité de freelance. En prenant ces 8 habitudes, vous pourrez économiser un maximum en attendant d’avoir une entreprise bénéficiaire. En revanche, dès que vous gagnerez vos premiers euros, n’hésitez pas à les réinvestir dans du matériel plus performant, des outils qui feront gagner du temps et de la sous-traitance de tâches à faible valeur ajoutée, en postant vos projets sur Codeur.com par exemple. C’est à cet instant que commencera le cercle vertueux de votre activité et que vous verrez votre chiffre d’affaires s’accroître.
Et vous, quelles sont vos astuces pour réduire vos frais ?
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