Durant votre activité de freelance, vous effectuez certainement des déplacements, pour rencontrer régulièrement vos clients ou démarcher des prospects.
Ces trajets peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client (dans le premier cas) ou d’une déduction fiscale (dans le second cas).
Mais comment calculer les frais occasionnés et ne rien oublier ?
Les conditions d’accès au remboursement de frais kilométriques
Pour espérer un remboursement de frais kilométriques de la part de votre client ou les déduire de vos charges, plusieurs paramètres entrent en ligne de compte.
Pour commencer, vous devez n’avoir d’autre choix que l’utilisation de votre véhicule pour vous déplacer. Autrement dit, si votre client a ses locaux à 500 mètres de chez vous, n’espérez pas obtenir des indemnités kilométriques !
D’ailleurs, il est nécessaire d’informer au préalable votre client sur les frais facturés en cas de déplacement. S’il croit que cela est pris en compte dans son contrat, il peut refuser de payer ce supplément. Donc veillez à bien le mentionner dans le contrat de prestation.
Connaître les barèmes définis par loi
Ensuite, sachez qu’il existe un barème kilométrique légal, qui prend en compte les chevaux fiscaux du véhicule et la distance parcourue. Vous ne pouvez pas demander des indemnités au petit bonheur la chance !
En 2018, le barème est plafonné à une puissance fiscale de 7 CV. Voici les indemnités officielles, sur lesquelles vous devez baser votre calcul :
Source : site du service public
Par exemple, si vous parcourez 200 kilomètres pour un rendez-vous professionnel, avec une voiture d’une puissance fiscale de 4CV, vous obtiendrez un remboursement de 200 km x 0,493 = 98,6 €
Ces 98,6 € comprennent l’usure du véhicule, les frais d’entretien (et de réparation), l’usure des pneus, l’assurance et la consommation de carburant.
Utiliser des outils pour connaître le trajet
Pour connaître la distance parcourue, le mieux reste de se servir de sites comme Mappy, Google Maps ou Via Michelin. En indiquant votre itinéraire, ils affichent immédiatement le nombre de kilomètres sur lequel baser votre calcul.
Certains outils vous sortent même une fiche justificative toute prête, avec vos frais de déplacement !
Prendre en compte le péage
Si votre chemin comprend des barrières à péage, il faudra ajouter ces dépenses dans vos indemnités. En effet, ces frais annexes ne sont pas pris en compte dans le barème officiel.
Pensez à demander un reçu à chaque péage et conservez-le précieusement.
Conserver les justificatifs
Le client et votre comptable sont en droit de vous demander les justificatifs inhérents à votre déplacement. Et si vous vous faites un jour contrôler par l’URSSAF, l’inspecteur peut aussi faire une demande de justification !
Alors, autant vous créer un dossier, par déplacement, dans lequel vous ajouterez les reçus de péages, la fiche itinéraire comprenant le nombre de kilomètres parcourus et la photocopie de la carte grise du véhicule. Cette dernière justifie la puissance fiscale de la voiture.
Vous disposez dorénavant de tous les renseignements nécessaires au calcul de vos frais de déplacement. De plus, lorsqu’un client exige une réunion régulière ou une présence dans les locaux, cela se facture ! C’est du temps où vous mettez votre expertise à disposition pleine et entière d’une seule entreprise et cela mérite une rémunération.
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