Outil indispensable à toute bonne organisation, la to-do-list vous accompagne dans vos tâches quotidiennes. Son efficacité est visible lorsque vous barrez les tâches effectuées et que vous arrivez à terminer chaque jour (ou presque) ce qui était inscrit.
Ce n’est pas votre cas ?
Pour ne plus être frustré devant cette liste qui n’en finie plus, voici 6 erreurs que vous devez absolument éviter pour organiser votre to-do-list.
1. Utiliser une seule To-do-list
L’une des premières erreurs à éviter est de ne faire qu’une seule to-do-list.
Commencez par séparer vos tâches personnelles de vos tâches professionnelles. Vous allez y voir beaucoup plus clair et vous serez moins déconcentré par votre vie personnelle.
En plus, vos tâches personnelles demandent des efforts très différents de vos tâches professionnelles.
Donc on fait la part des choses et on ne mélange pas tout.
2. Vouloir en faire trop
C’est une des erreurs les plus répandues dans le merveilleux monde des to-do-list : noter des tâches en pensant que l’on sera capable de tout faire en une journée.
Même si vous êtes une personne très efficace dans votre travail, ne vous surestimez pas. Remettez au lendemain ou planifiez un autre jour les tâches dites hors limite.
Une to-do-list trop longue et c’est la frustration assurée en fin de journée : vous n’aurez pas tout accompli.
3. Ne pas prioriser ses tâches
Nous sommes tous pareil : nous voulons commencer par les tâches les plus courtes pour vite les rayer et avoir l’impression d’avancer. Mais il s’agit là encore d’une erreur à éviter !
Les petites tâches sont souvent celles qui ont peu de valeur ajoutée. Il est donc indispensable de prioriser ses tâches pour effectuer en premier celles qui sont essentielles.
Pour prioriser vos tâches nous vous conseillons d’utiliser une matrice des priorités. Vous déterminerez facilement ce qui doit être fait dans la journée et ce que vous pouvez reporter à un autre jour.
4. Ne pas tenir compte de la durée des tâches
Si vous pensez qu’avoir déterminé les tâches prioritaires est suffisant, détrompez-vous.
Pour bien organiser votre to-do-list et être certain de la terminer avant la fin de votre journée de travail, vous devez prendre en compte la durée des différentes tâches.
En plus de mieux gérer votre temps, vous saurez quelles tâches peuvent être accomplies en une journée, et cela vous évitera d’en écrire trop sur votre liste.
Prévoyez toujours une marge de sécurité dans le temps estimé pour vos tâches.
5. Ne pas prévoir les imprévus
La vie est faites d’imprévus et ne pas les prévoir est une erreur qui peut complètement désorganiser votre journée de travail.
Chaque jour, réservez entre 10 et 25% de votre temps pour gérer les urgences.
Vous aurez plus de chance de terminer les tâches initialement inscrites sur votre to-do-list.
6. Ne pas soigner le visuel
Une liste est une liste me direz-vous. Pourtant, le visuel tient une part importante dans la réussite de votre to-do-list.
De nombreux outils existent pour organiser visuellement vos tâches et attribuer des couleurs.
Une to-do-list visuellement claire et bien organisée vous fera gagner du temps : vous pourrez voir en un seul coup d’oeil l’avancement de toutes vos tâches, celles qui sont urgentes, celles à venir, etc.
Maintenant que votre to-do-list est opérationnelle, vous pouvez appréhender votre journée de travail plus sereinement.
Vous connaissez d’autres astuces ou d’autres erreurs à éviter pour organiser une to-do-list ? Et si vous les partagiez en commentaire ?
