L’envoi d’un email pour confirmer un rendez-vous est un excellent moyen de montrer votre professionnalisme et votre sens du détail au client. De plus, envoyer un email de confirmation de rendez-vous réduit le risque de non présentation du client en lui rappelant l’heure et la date de votre rencontre.
La conception du mail demande peu d’efforts et peut vous apporter de nombreux bénéfices.
Voici 9 conseils pour laisser une première impression positive à votre client en créant d’excellents emails de confirmation de rendez-vous.
1. Le contenu d’un email de confirmation de rendez-vous
Un email de confirmation de rendez-vous donne toutes les informations précises et essentielles à votre client. C’est le résumé de leur achat avec le montant réglé, la date et l’heure du rendez-vous.
Vous pouvez adapter le contenu selon vos clients. S’il s’agit de nouveaux clients, il est préférable de mettre plus d’informations sur le lieu de rencontre notamment.
Vous pouvez par exemple inclure une carte interactive qui permet de visualiser le lieu exact de rendez-vous. Selon votre activité, il est possible qu’il y ait un formulaire à remplir, vous pouvez alors le joindre au mail pour que le client puisse le faire directement en ligne.
Lorsqu’il s’agit de clients habituels, un simple rappel peut suffire, en revanche il ne faut pas hésiter à personnaliser le contenu.
2. Choisir le bon moment pour envoyer un email de confirmation de rendez-vous
Vous pouvez envoyer un email pour confirmer le rendez-vous dès que celui-ci est pris ou bien effectuer l’envoi la veille ou 48 heures avant la date du rendez-vous.
Le moment doit être également choisi en fonction de la politique d’annulation de votre entreprise. Par exemple, si le client a la possibilité d’annuler son rendez-vous jusqu’à 24 heures avant, il est préférable d’envoyer l’email de confirmation 48 heures à l’avance. Vous évitez ainsi de lui faire payer des frais d’annulation ce qui est un avantage pour l’image de votre marque.
Si le rendez-vous est pris longtemps à l’avance, vous pouvez envoyer un email aussitôt après la prise de rendez-vous et envoyer un rappel la veille ou 48 heures avant la date.
3. Écrire une ligne d’objet simple et efficace
Faites une ligne d’objet de mail qui va droit au but comme “Confirmation de rendez-vous”.
Vous pouvez même inclure le lieu et la date de rendez-vous dans la ligne d’objet de manière à ce que le client n’ai même pas besoin d’ouvrir le mail pour lire le contenu. Il faudra structurer au mieux votre ligne d’objet pour que le message soit clair et précis.
4. Qui sera présent au rendez-vous ?
Inclure un nom permet de rassurer le client. Il peut déjà se faire une idée de la personne qu’il va rencontrer surtout lorsque les premiers échanges ne se font que par internet.
N’hésitez pas à donner le nom complet, l’adresse, le numéro de téléphone ainsi que toutes les informations de contact dont vous disposez et qui peuvent servir au client pour vous contacter facilement.
5. Adapter le contenu de l’email selon le type de rendez-vous
Les informations transmises dans votre email de confirmation de rendez-vous dépendent de votre activité.
Si vous travaillez dans le milieu juridique ou médical, vous donnerez alors de nombreux détails sur les services réservés par le client.
Pour d’autres activités comme le coaching par exemple, la date, le lieu et l’heure sont des informations suffisantes.
6. Inclure la date, le lieu et l’heure
Bien sûr, il s’agit des informations essentielles, sans elles, votre email de confirmation de rendez-vous n’a pas vraiment de sens. Indiquez la date et l’heure dans la ligne d’objet ou dans le corps de mail.
Vous pouvez indiquer le lieu avec l’adresse et également en incluant une carte surtout si votre établissement est difficile à trouver.
7. Préciser vos conditions d’annulation
Votre client doit savoir à quoi s’attendre s’il décide d’annuler le rendez-vous. Si vous avez l’habitude de demander un acompte, indiquez dans votre email de confirmation le montant déjà réglé ainsi que le montant des frais d’annulation correspondant à la politique de votre entreprise.
Les conditions doivent être claires et concises ce qui vous permettra d’éviter les ennuis si le client annule et refuse de payer les frais. Vous pourrez alors vous appuyer sur une preuve écrite.
8. Inclure un CTA d’ajout au calendrier
Nous sommes tous susceptibles d’oublier un rendez-vous, c’est pourquoi de nombreuses personnes utilisent maintenant les calendriers numériques.
Donnez la possibilité à votre client d’ajouter votre rendez-vous à son calendrier Google ou Outlook en ajoutant un bouton CTA dans votre email de confirmation.
9. Remercier le client
Cela peut paraître basique mais n’oubliez pas de remercier le client de vous accorder sa confiance. Ce genre d’attention personnelle vous permet de vous démarquer et de mettre en confiance vos clients.
Conclusion
Suivez ces conseils pour réussir vos emails et vos rappels de confirmation de rendez-vous professionnels. C’est une excellente façon de créer de bonnes relations avec vos clients.
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