Lenteur de transmission d’information, perte ou versions multiples de documents, systèmes de classement différents… il est souvent difficile de partager et transmettre des documents de manière efficace au sein d’une organisation. Cela peut nuire au bon déroulement de la mise en ligne d’un catalogue produit ou encore d’une campagne marketing.
Les outils de Digital Asset Management ont été créés pour répondre à cette problématique et favoriser la collaboration entre les équipes. Filerobot et Codeur.com vous présentent les différentes opportunités qu’offrent ces outils.
Qu’est-ce qu’un outil de Digital Asset Management (DAM) ?
Un outil de Digital Asset Management est un outil cloud collaboratif visant à gérer, organiser et distribuer les contenus numériques de manière sécurisée.
Il permet de sauvegarder ses contenus en lieu sûr, sans risque de perte de données. De plus, il organise et classe les contenus selon les critères définis par l’utilisateur, pour que ce dernier puisse retrouver rapidement ses documents dans l’ensemble des fichiers de l’entreprise.
Fonctionnant dans le cloud, l’outil de DAM est accessible par chaque utilisateur selon les autorisations qui lui sont octroyées et facilite ainsi la collaboration entre les équipes.
Le DAM pour stocker et organiser vos fichiers
Les outils de Digital Asset Management permettent de stocker tous types de fichiers nécessaires au bon fonctionnement d’un site web et d’une entreprise :
- images
- vidéos
- fichiers statiques : CSS, JS
- documents divers : PDF, fichiers Excel, maquettes Photoshop, etc.
Filerobot va plus loin que le stockage de vos documents et propose de transformer vos fichiers de manière à les optimiser pour le web :
- Édition des images en ligne : redimensionnement, ajout de filtres, logo en filigrane, recadrage, luminosité, floutage des visages …
- Affichage 360° des visuels (idéal pour le e-commerce)
- Compression des images au format WebP, en moyenne 30 à 50% plus léger que le format jpeg, sans perte de qualité
- Minification des fichiers .jpeg, .js et .css
Vous pouvez automatiser ces transformations pour améliorer votre workflow et être plus performant !
Mais stocker vos documents sur le cloud n’est pas suffisant pour améliorer votre workflow… Pour cela, il faut pouvoir retrouver les médias dont vous avez besoin rapidement !
Chaque fichier importé est donc automatiquement identifié et classé de manière intelligente par l’outil de DAM. L’outil attribue des métadonnées correspondant au format et au contenu du fichier ou même, et si vous le décidez, le tagging peut être automatisé lors de l’import grâce aux meilleurs outils de reconnaissance de contenu du marché. Les documents pourront ainsi être filtrés et ordonnés selon ces critères lors des futures recherches sur l’outil.
Avantage : Chaque média uploadé dans Filerobot est automatiquement optimisé. De plus, vous pouvez gérer différents projets indépendamment les uns des autres depuis la console Filerobot. Pratique pour les agences !
Le DAM pour sécuriser vos contenus
Hébergés sur le cloud, vos documents sont à l’abri des incidents techniques qui nuiraient à vos données locales sur un ordinateur ou un serveur physique unique, tels que les pannes informatiques ou les virus.
Sur Filerobot, les documents sont dupliqués sur plusieurs serveurs et chez plusieurs hébergeurs pour éviter toute perte de données si une défaillance venait à se produire.
Les accès sont également restreints grâce à plusieurs protocoles pour veiller à la sécurité de vos contenus :
- Authentification multi-facteurs
- Restriction des domaines autorisés
- Demande de permissions pour partager les contenus avec d’autres utilisateurs ou en externe
- Signature d’URL
- Etc.
Le DAM pour améliorer les performances de votre site
Images, vidéos et fichiers statiques représentent jusqu’à 80% du poids de vos pages et ralentissent leur chargement. En stockant et optimisant ces fichiers, l’outil de Digital Asset Management accélère la vitesse de votre site.
Or le poids et la vitesse de chargement font partie des critères essentiels pris en considération par Google pour le SEO. En accélérant votre site, vous participez donc à optimiser son référencement naturel.
Filerobot bénéficie d’une architecture multi-CDN permettant de délivrer les contenus rapidement quelle que soit la localisation de l’internaute. Un fonctionnement qui permet à l’application d’afficher les contenus encore plus rapidement, car distribués en cache au plus proche de l’utilisateur final, partout dans le monde.
Le DAM pour améliorer l’UX
Plus votre site est rapide, plus l’utilisateur est satisfait ! Selon Deloitte, 0,1s de temps de chargement en moins entraîne une hausse des conversions de 8%.
Grâce à son tableau de bord, Filerobot vous permet de surveiller les performances de vos différents médias stockés dans le cloud, transformés par Filerobot et distribués via CDN. Si des éléments peuvent être améliorés, l’interface vous alerte et recommande les actions à mettre en place.
Le DAM pour favoriser la collaboration entre vos équipes
Stocker les documents sur votre outil DAM permet aux différentes équipes travaillant sur un même projet de collaborer de manière plus efficace en retrouvant leurs fichiers plus rapidement.
En effet, les documents peuvent être retrouvés facilement grâce au classement effectué par l’outil en fonction des métadonnées et des tags enregistrés. Filerobot offre également la possibilité de créer des espaces de stockage différents pour chaque projet, pour une meilleure organisation et gestion des documents.
Selon ses permissions, chaque collaborateur n’a accès qu’aux fichiers et dossiers qui sont nécessaires à son travail. Les niveaux d’autorisations déterminent les actions que chaque membre de votre équipe peut effectuer, selon son profil et ses besoins : administration, édition ou lecture seule des documents.
Avec Filerobot, vous pouvez aussi partager des contenus à des parties tierces et/ou leur permettre d’ajouter des documents à votre bibliothèque sans compromettre la sécurité ou la confidentialité de vos documents.
Découvrez Filerobot
Intégrer un outil de Digital Asset Management permet donc à vos équipes de mieux collaborer en se partageant les bons documents, sans perte de temps. Responsables marketing, développeurs et product owners peuvent ainsi gérer l’ensemble du cycle de vie d’un visuel avec un outil qui s’adapte à leurs workflows internes.
*sous conditions :
- Offre limitée aux nouveaux clients et valable jusqu’au 30.11.2020
- 10% de remise pour une souscription annuelle à un plan ESSENTIALS
- La remise s’applique pour une durée de 12 mois
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