Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des fiches de paie est officiellement entrée en vigueur dans le cadre de la loi travail.
Alors qu’auparavant, l’utilisation d’un bulletin de paie dématérialisé par l’employeur était possible mais soumis à l’accord du salarié, l’entreprise peut à présent remettre librement des bulletins de salaire sous cette forme (sauf en cas d’opposition claire du salarié).
Toutefois, l’utilisation d’un e-bulletin de paie est soumise à certaines conditions : voici justement 5 précautions à prendre pour les employeurs afin de respecter la législation.
1) Informer les salariés
En cas de transition entre papier et bulletin de paie électronique, il est nécessaire de prévenir les salariés concernés de ce futur changement, et ce au moins 1 mois à l’avance.
Par ailleurs, le droit du salarié à s’opposer à cette transition doit être mentionné et les délégués du personnel (s’il y a lieu) doivent être informés préalablement du changement.
À noter que le salarié peut faire part de son opposition à tout moment (avant ou après la remise du premier e-bulletin) et que sa demande devra être prise en compte dans un délai de 3 mois.
2) Garantir la confidentialité de la fiches de paie dématérialisée
L’employeur doit transmettre les bulletins de salaire dématérialisés au salarié dans des conditions qui garantissent la confidentialité des informations contenues dans le document, ainsi que leur intégrité.
Le e-bulletin peut notamment être conservé dans un coffre-fort numérique pour garantir que ses données d’origine ne seront pas modifiées d’une quelconque façon.
3) Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
L’employeur doit faire en sorte que la fiche de paie électronique soit disponible et accessible pour le salarié pendant une durée de 50 ans ou bien jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
En cas de cessation d’activité, le service de mise à disposition des bulletins de salaire (ou l’entreprise si elle les conserve elle-même) doit informer les salariés 3 mois avant la fermeture afin qu’ils puissent récupérer leurs fiches.
4) Assurer la facilité d’accès des e-bulletins de paie
Le salarié doit pouvoir accéder et récupérer simplement (sans manipulations complexes et répétitives) ses bulletins de salaire électroniques.
Ces derniers doivent aussi être enregistrés dans un format commun et bien structuré.
5) Lier les bulletins au compte personnel d’activité
Le service en ligne associé au CPA (Compte Personnel d’Activité) doit permettre au salarié qui en est titulaire d’accéder à toutes ses fiches de paie dématérialisées.
Il est de la responsabilité de l’entreprise ou du prestataire agissant pour elle de garantir l’accès aux e-bulletins via ce service.
Maintenant que vous connaissez les principales obligations des employeurs vis-à-vis de leurs salariés pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, vous pouvez opter pour les fiches de paie électroniques en toute tranquillité et ainsi réduire la paperasse.
Et si la gestion de la paye est toujours un casse-tête, vous pouvez aussi utiliser un logiciel de paie pour vous simplifier la vie.
