Être freelance, c’est être libre… mais c’est aussi être seul ! Pour réussir pleinement dans son activité, il faut cumuler plusieurs métiers, dont celui de chef d’entreprise. Vous devez donc piloter votre structure (y compris la plus petite) comme n’importe quel patron et cela passe obligatoirement par une stratégie d’entreprise et un suivi rigoureux.
Voyons ensemble comment construire un tableau de bord efficace qui vous permet de contrôler votre évolution et vos objectifs.
Quels sont les indicateurs à surveiller sur votre tableau de bord ?
Un tableau de bord est un document essentiel dans une entreprise. Il peut se présenter sous plusieurs formes allant d’un simple fichier Excel à un logiciel spécialisé. Il faut simplement choisir les indicateurs qui vous paraissent pertinents et ceux qui sont obligatoires à suivre pour le bien de votre activité.
Pour certaines activités freelances, ce tableau peut être très simple, pour d’autres, il faudra l’étoffer.
D’ordinaire, on distingue 3 types de tableaux de bord :
- Opérationnel : contient le suivi des projets en cours
- Budgétaire : contient le suivi chiffré
- Stratégique : contient les projets et actions programmés
Votre tableau de bord est un document unique qui doit rassembler des éléments disparates afin que vous puissiez avoir une vue d’ensemble sur votre activité.
Les indicateurs à suivre dans un tableau de bord budgétaire sont les suivants :
- Chiffre d’affaires prévisionnel : votre objectif
- Chiffre d’affaires réalisé : factures établies ou devis validés
- Chiffre d’affaires cumulé : total de votre CA depuis le début de l’année
- Panier moyen
- Taux de marge ou taux de marque (par famille de produit)
- Nb de devis en cours
- Montant des devis en cours
- Taux de transformation
- Nb de produits/marchandises/services vendus
- Créances échues non réglées
- Variation de trésorerie (prévisionnelle/passée)
Cette liste est non exhaustive, mais constitue un bon point de départ.
Conseil pour choisir vos indicateurs : ils doivent correspondre à votre activité, être lisibles et compréhensibles rapidement par tous, prédictifs et évolutifs.
→ Pour aller plus loin : découvrez comment calculer le coût d’acquisition d’un client.
Comment choisir sa fréquence de mise à jour ?
La fréquence de mise à jour va dépendre de vos besoins.
Les freelances qui réalisent de la vente de marchandises ont intérêt à s’imposer des mises à jour régulières (toutes les semaines ou deux semaines ; on parle de mises à jours intermédiaires également), afin de suivre au plus près leurs niveaux (stock, trésorerie, commandes, etc.), ainsi que leur chiffre d’affaires pour ajuster rapidement les commandes fournisseurs.
En général, les freelances dans le monde du service mettent à jour leur tableau de bord tous les mois. Bien entendu, ce n’est pas une règle absolue. Rien ne vous empêche, si vous êtes comptable ou contrôleur de gestion dans l’âme, de remplir votre tableau chaque matin pour le réalisé de la veille.
Mais dans un souci d’efficacité, vous avez plutôt intérêt à limiter le temps passé sur les outils. Sinon vous risquez d’abandonner rapidement cette tâche.
Petite note : une entreprise sans tableau de bord, c’est comme conduire une voiture sans phares en pleine nuit…
Des outils performants pour vous aider
Les freelances ont à leur disposition de nombreux outils. Certains sont gratuits tandis que d’autres nécessitent quelques investissements.
Exemples :
- Google Analytics: outil gratuit, puissant et complet qui permet de suivre de nombreux indicateurs web et commerciaux
- Google Data Studio : outil gratuit pour créer des tableaux de bord complets et analyser les performances marketing
- Zoho : solution SaaS semi-payante en ligne. Vous pouvez ajouter des apps pour compléter votre tableau de bord et le personnaliser
- Datapine: CRM payant et puissant qui permet de créer/gérer des tableaux de bord complexes.
Notre conseil : trouvez l’outil dans lequel vous vous sentez à l’aise, qui vous paraît intuitif et facile à utiliser. C’est le plus important pour alimenter régulièrement votre tableau de bord.
Votre tableau de bord est un outil qui va vous servir à mesurer la santé de votre entreprise. Il raconte votre histoire, vos projets, vos objectifs et vos réussites. D’ailleurs, vous pouvez présenter ce document à un banquier pour illustrer votre professionnalisme lors de la demande d’un prêt, par exemple. Votre seule « obligation » ? Le mettre à jour régulièrement.
