Avec 269 milliards d’emails envoyés chaque jour, on comprend très vite que la messagerie électronique reste un moyen de communication très utilisé dans le monde du travail.
D’ailleurs, la signature d’un email fait partie de l’identité d’une marque. Elle symbolise son professionnalisme et se transforme parfois en un véritable outil de communication.
Suivez nos 7 conseils pour créer votre signature d’email à l’allure professionnelle.
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L’email est un puissant vecteur de communication avec environ 75 emails échangés par jour et par collaborateur.
Boost My Mail est une solution de gestion des signatures de mail, compatible avec les messageries Outlook et Gmail, et des solutions CRM telles que Hubspot et Salesforce.
L’interface est simplissime. Il vous suffit de choisir un modèle de signature puis de le personnaliser avec votre logo, vos couleurs et vos coordonnées. L’outil propose de programmer des campagnes avec une bannière dans la signature. Le gros plus de l’outil est le déploiement rapide des signatures de mail depuis un seul poste.
L’outil est gratuit pendant 14 jours. Cinq minutes suffisent pour créer sa signature de mail et recevoir une prévisualisation dans sa boite mail.
1. Indiquez clairement votre identité
Cela peut paraître évident mais nous préférons le rappeler : votre signature d’email doit indiquer clairement qui vous êtes.
Il ne s’agit pas seulement d’écrire votre nom et prénom. Vous devez mentionner votre poste, votre rôle dans l’entreprise… votre signature mail est en fait votre carte de visite virtuelle.
2. Proposez d’autres moyens de vous contacter
Votre destinataire préférera peut-être vous contacter autrement que par email.
Votre signature doit contenir au minimum votre numéro de téléphone et votre email. Vous pouvez aussi ajouter votre adresse, votre pseudo Skype, des liens vers vos réseaux sociaux ou vers votre logiciel de prise de rendez-vous.
Même si votre destinataire vous répond via la messagerie électronique, il s’apercevra que vous êtes une personne facilement joignable.
En ajoutant un lien vers votre calendrier personnel, vous facilitez la prise de rendez-vous avec vos contacts. En un clic, ils pourront accéder à vos disponibilités et planifier un appel ou une rencontre avec vous.
Lire aussi : Les 6 meilleures façons de communiquer avec vos clients
3. Insérez une photo de profil
Imaginez la situation suivante : vous échangez depuis quelques temps avec une personne par email, vous ne l’avez jamais vu en vrai et pourtant vous allez la rencontrer lors d’une conférence. Comment allez-vous vous reconnaître ?
En insérant une photo de profil dans la signature de votre email vos destinataires savent qui vous êtes. Cette photo génère également de la sympathie à votre égard.
Pour plus de professionnalisme, veillez à utiliser la même photo que sur l’ensemble de vos réseaux sociaux. La photo doit être professionnelle et refléter votre dynamisme et votre fonction.
4. Faites la promotion de votre activité
Votre signature d’email constitue une très bonne opportunité de promouvoir votre site internet, votre blog ou vos produits. Profitez-en ! Insérez des bannières, visuels ou autres éléments pour attirer l’attention de vos contacts vers vos nouveautés.
Vous pouvez même aller plus loin en partageant des études de cas, des webinaires ou des livres blancs si vous échangez avec de potentiels clients.
Ajoutez des UTM de tracking sur les liens figurant sur votre signature mail. Cela vous permettra de savoir quel format fonctionne le mieux et quelles informations génèrent du trafic.
5. Créez une signature professionnelle responsive
De nombreuses personnes consultent leurs emails depuis leur smartphone. Si vous utilisez un générateur de signature d’email, assurez-vous qu’elle soit responsive.
Faites attention à :
- la taille de la police d’écriture
- la taille des images
- la distance entre les zones cliquables
- l’organisation des informations sur mobile
Veillez également à ce que votre signature s’affiche en bas de votre email lorsque vous l’envoyez depuis votre téléphone. Cela sera beaucoup plus professionnel que la mention « Envoyé depuis mon smartphone ».
6. Vérifiez l’affichage de votre signature mail sous plusieurs formats
Évitez les signatures 100% images qui pourraient ne pas s’afficher sur certaines messageries. Privilégiez un format HTML composé de textes et de visuels.
N’oubliez pas les balises alt sur vos images ! Dans le cas où elles ne s’afficheraient pas, votre interlocuteur saura tout de même ce que vous souhaitiez représenter. Pensez par exemple à indiquer le nom de votre entreprise, correctement orthographié, en balise alternative sur votre logo…
Pensez à tester l’affichage de votre signature sur les différents clients de messagerie. Le code HTML peut parfois être interprété différemment d’une messagerie à l’autre, et une signature s’affichant correctement sur votre webmail pourrait être complètement déformée sur une application Outlook Windows.
7. Créez un design clair pour votre signature professionnelle
Si vous utilisez un générateur de signature d’email vous aurez certainement la possibilité de personnaliser son aspect.
Toutefois, restez sur un design épuré et n’insérez pas trop d’éléments. Votre signature d’email n’est pas votre biographie. Votre signature ne doit pas être trop longue et ne doit pas faire plus 7 lignes.
Ne sélectionnez que les informations primordiales à afficher. Par exemple, n’insérez pas de liens vers vos réseaux sociaux si vous n’y êtes pas actif régulièrement.
Limitez également le nombre de typographies et de couleurs utilisées. Restez clair et simple pour une signature plus lisible.
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8. Restez cohérent avec votre marque
Quoi que vous mettiez dans votre signature d’email celle-ci doit représenter votre marque.
Cela signifie que vous devrez insérer votre logo et utiliser les mêmes codes couleurs ainsi que la même typographie.
Conclusion
En suivant ces conseils votre signature d’email deviendra un nouvel outil de communication. Vous pourrez facilement faire la promotion de votre marque lors de vos échanges par email.
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