D’après une étude IFOP, 92% des cadres français participent régulièrement à des réunions. En moyenne, ils vont à 3.5 réunions par semaine, qui durent chacune plus d’une heure. Annuellement, cela représente 27 jours assis dans une salle de meeting… Or, d’après une enquête réalisée par Harvard Business Review :
- Pour 65% des cadres, les réunions les empêchent de mener à bien leur propre travail.
- Pour 71%, elles sont improductives et inefficaces.
Pourtant, ces séances de rencontres et d’échanges restent essentielles pour une entreprise en quête de compétitivité. La solution ? Redéfinir la préparation, l’organisation et le déroulement de vos réunions pour gagner en temps et en productivité !
Organiser des réunions en petit comité
Premièrement, vous n’avez pas besoin d’inviter toute l’équipe à vos réunions. D’après une étude conduite par Cadreo, le nombre idéal de participants se situe entre 4 et 6 personnes.
N’invitez que les collaborateurs qui auront un rôle clair durant la réunion et dont la présence apportera une réelle valeur ajoutée aux échanges. Privilégiez les managers qui pourront faire avancer plus facilement les décisions. Quant au chef de l’entreprise en personne, posez-vous la question suivante : avez-vous besoin de sa validation concernant l’objet de la mission ou vous laisse-t-il être autonome ?
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Dire à tout le monde de préparer la réunion
Pour une réunion rapide et efficace, impliquez-les tous ! Quelques heures ou jours avant la réunion, envoyez le thème du meeting à tous les participants, ainsi que les documents ou ressources dont ils doivent prendre connaissance en amont.
Présentez les points à aborder et demandez à chacun de préparer son intervention. Ils doivent anticiper les questions et regrouper les ressources à exploiter pendant la réunion.
Cela permet de gagner du temps tout en motivant les participants.
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Donner une mission à chaque participant
On l’a dit, chaque participant doit avoir un rôle dans la réunion. Attribuez une mission spécifique à chacun, comme :
- Animer et coordonner la réunion
- Prendre les notes pour rédiger le compte-rendu de la réunion
- Veiller au respect du temps imparti à chaque intervenant
- Résumer chaque point clé énoncé
Ainsi, chaque collaborateur se sentira plus utile et investi dans les échanges. C’est une belle façon de garder vos rencontres plus dynamiques, tout en optimisant la cohésion du groupe.
Définir un temps de réunion et s’y tenir
La durée (interminable) des réunions est souvent pointée du doigt. Alors, en envoyant l’ordre du jour aux participants, précisez la durée de leur intervention, ainsi que le temps total accordé à cette rencontre.
Évidemment, le temps de la réunion dépendra de vos objectifs et des points à aborder. Cependant, sachez que la capacité de concentration diminue après 52 minutes. L’idéal est de s’en tenir à 30 minutes.
Après avoir défini la durée, faites au mieux pour la respecter. Ne débordez pas sur le temps communiqué aux participants. Pour cela, pensez à régler une alarme qui annoncera la fin de la réunion.
Aborder un point à la fois
Pendant la préparation de la réunion, déterminez les points à aborder et le temps imparti. Au cours des échanges, tenez-vous à votre trame.
Pour y parvenir, procédez étape par étape. Lorsque vous évoquez un sujet, assurez-vous d’en tirer les conclusions avant de passer à un autre. Si un participant soulève un autre point, dites-lui de garder sa remarque pour plus tard.
L’objectif est de rendre la réunion le plus efficace possible, en conservant la pleine attention des collaborateurs.
Prendre des décisions rapides et efficaces
Une réunion permet de soulever des questions ou problématiques. C’est l’occasion de s’exprimer sur ce qui fonctionne, mais aussi sur ce qu’il faut améliorer. Dans ce cas, prenez des décisions rapides et efficaces pour régler un problème (d’où l’intérêt de n’inviter que des décisionnaires !).
Recueillez les différents avis de chacun et, de manière collective, choisissez la meilleure solution.
Jugées chronophages, et parfois improductives, les réunions restent essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Simplifiez leur organisation, limitez le nombre de participants et restez dynamique afin de transformer les réunions en rencontres engageantes, utiles et performantes !
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