Que ce soit pour répartir les tâches, coordonner l’avancement d’un projet ou faciliter la communication, toutes les entreprises ont besoin d’outils pour simplifier la gestion de projet.
Aujourd’hui de nombreux outils offrent des services plus ou moins complets pour gérer des projets. Mais la multiplication des outils est souvent un frein dans le bon déroulement du projet. Heureusement, des plateformes regroupent tous les outils nécessaires à la gestion de projet pour faciliter la collaboration.
Mais comment bien choisir son logiciel ? Pour vous aider à y voir plus clair, on a fait le point avec notre partenaire Bitrix24 (la plateforme gratuite de gestion de projet lancée en 2012) sur les principaux éléments à prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée.
1. Les possibilités de collaboration
Qui dit gestion de projet, dit équipe ; la collaboration entre les parties prenantes est donc primordiale. Le premier critère à prendre en compte dans le choix de son logiciel est donc la possibilité de gérer plusieurs comptes utilisateurs. La plupart des outils proposent cette fonctionnalité, mais attention au nombre d’utilisateurs maximum, il n’est pas rare qu’il soit bloqué à quelques personnes sur un même projet.
Notre partenaire, Bitrix24, vous propose d’ajouter gratuitement jusqu’à 12 utilisateurs dans sa suite pour les petites entreprises. Pour les plus grandes entreprises le nombre d’utilisateurs est illimité pour que tous vos collaborateurs puissent en profiter. Difficile de trouver plus souple chez ses concurrents
2. La gestion des tâches
La gestion des tâches est surement l’un des éléments les plus importants dans votre gestion de projet. La répartition des tâches doit être fluide et compréhensible par tous les profils de collaborateurs quel que soit leur domaine.
Généralement, 2 styles de gestion de projet sont plébiscités par les managers : la gestion de projet agile avec le Kanban ou le traditionnel diagramme de Gantt. Pensez donc bien à vérifier que l’outil prend en charge le style que vous ou votre équipe préférez.
Bitrix24 met tout le monde d’accord avec la possibilité de présenter son projet avec une vue Kanban des tâches mais aussi de visualiser le diagramme de Gantt correspondant. Une fonctionnalité 2 en 1 très pratique, qui permet de choisir l’une ou l’autre présentation tout au long du projet.
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3. La gestion des collaborateurs
Si votre outil permet de structurer et d’organiser la gestion de projet, ce sont bien vos collaborateurs qui vont mettre toute leur énergie dans la réalisation du projet. Pour les plus grands projets ou les missions avec une courte deadline, leur charge de travail peut provoquer du stress chez vos collaborateurs et finalement impacter la qualité du projet.
Pour remédier à ce problème, Bitrix24 a imaginé une fonctionnalité jamais vu auparavant pour ce type d’application. Bitrix24 est la première plateforme de gestion de projet à mesurer et surveiller, à l’aide de son application mobile, le niveau de stress des employés afin de gérer efficacement la charge de travail ou encore les deadlines. Il permet aux employés de mesurer le niveau quotidien de stress grâce à la fréquence cardiaque qui est effectuée quand on place un doigt sur la caméra d’un smartphone. Cette fonctionnalité permet de maximiser la productivité et d’éviter le burn-out ainsi que d’autres aspects négatifs du rendement sur le lieu de travail liés à des niveaux de stress excessifs.
4. L’automatisation des tâches
Quoi de plus désagréable que de répéter sans cesse les mêmes tâches ? Heureusement, des solutions de gestion de projet permettent d’automatiser une partie des tâches et libèrent ainsi du temps à vos équipes pour avancer sur le projet. Notification de rappel, envoi d’emails automatiques, template, etc sont autant de fonctionnalités qui vont permettre à votre équipe de gagner en productivité.
Bitrix24 est aujourd’hui l’une des solutions les plus complètes avec notamment une multitude d’intégrations qui permet d’atteindre une efficience maximale. Parmi les intégrations les plus populaires vous retrouverez le suivi du temps, les rappels, la génération de rapports, les modèles enregistrés, la dépendance des tâches et bien d’autres.
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5. La mobilité de la solution
Pour que la gestion du projet soit efficace, tous les collaborateurs doivent être en mesure d’interagir rapidement pour ne pas ralentir tous le processus. C’est pour cette raison qu’il est important de choisir une solution qui soit compatible avec tous les ordinateurs et surtout nomade, grâce à une application mobile par exemple.
Attention, la plupart des outils de gestion de projet proposent une version mobile ou une application smartphone mais, souvent, une grande partie des fonctionnalités ont disparu sur mobile.
L’application mobile de Bitrix24 est quant à elle disponible sur l’App Store et sur Google Play et dispose de toutes les fonctionnalités disponibles sur la plateforme. Vous pourrez ainsi gérer vos projets où que vous soyez.
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Si, comme nous et plus de 6 millions d’entreprises, vous êtes persuadé que Bitrix24 va vous permettre de débarrasser votre équipe du stress des workflows quotidiens pour se concentrer sur l’accomplissement des tâches. Alors, commencez dès maintenant à gérer efficacement vos projets en créant votre compte gratuitement sur Bitrix24.
