Trello est un outil qui a le vent en poupe. Si vous cherchez à faire de la gestion de projet, à organiser votre planning de publication ou un moyen efficace de trier vos idées, Trello est le logiciel qu’il vous faut.
C’est d’ailleurs avec lui que nous travaillons chez Codeur.com pour la gestion de nos projets.
Si vous êtes totalement novices en la matière ou si vous vous demandez ce qu’il peut vous apporter, cet article est fait pour vous. Voici tous nos conseils pour utiliser Trello efficacement. À vous la productivité et l’organisation accrue !
Qu’est-ce que Trello ?
Trello est un logiciel d’organisation en ligne. Il fonctionne comme un kanban, très utilisé dans la gestion de projets agiles notamment. Il se présente de la manière suivante :
- Des tableaux
- Des listes
- Des cartes
Vous allez ainsi pouvoir créer autant de tableaux que de projets.
Vous pouvez par exemple avoir un tableau pour un projet en cours avec un collaborateur, mais aussi des tableaux “boîte à idée”, “à faire”, ou “publication du mois de mai”, “publication du mois de juin” si vous tenez un blog d’entreprise, etc.
À quoi sert Trello ?
Ce logiciel est un allié de taille pour la gestion de vos projets. Tout d’abord, il permet une excellente visualisation des tâches et de leur avancement, notamment grâce à la création de catégories ou la mise en place de dates limites (nous verrons ces fonctionnalités par la suite).
Par ailleurs, Trello est un outil collaboratif. Ce qui signifie que plusieurs personnes peuvent éditer et participer en temps réel à un même tableau. Cela est idéal pour gérer l’avancement de projets ou travaux avec vos équipes ou différents acteurs d’un projet.
L’outil permet également d’optimiser votre organisation. En effet, le système de carte et de colonnes permet de visualiser en temps réel l’avancement d’un projet.
Les colonnes et les cartes
Les colonnes
Lorsque vous créez un tableau, vous allez pouvoir y ajouter des colonnes. Chaque colonne comporte un titre visant une action précise.
Par exemple : “à faire”, “en cours”, “terminé”. Ces colonnes peuvent être aussi nombreuses que nécessaire.
Les cartes
Elles correspondent aux tâches à effectuer. Chaque carte représente une tâche à accomplir.
Ces cartes vont être disposées dans les colonnes adéquates et glissées d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement du projet. C’est notamment grâce à cela que vous pourrez observer l’avancement d’un travail en cours.
Mais ce n’est pas tout. Trello offre de nombreuses possibilités pour personnaliser la carte et la rendre encore plus complète.
Les fonctionnalités de base des cartes sur Trello
Les étiquettes de couleurs
Vous avez la possibilité pour chaque carte d’ajouter une ou plusieurs étiquettes. Pour cela, Trello met à disposition des étiquettes de couleur sans intitulé. Cependant vous avez également la possibilité de créer vos propres étiquettes, de la couleur et du nom que vous souhaitez.
Cela va vous permettre de mieux classer vos tâches. Par exemple, pour cet article, ma tâche a deux étiquettes : “Bon pour rédaction” qui indique que le sujet a été validé et “Codeur” puisque c’est sur Codeur Mag qu’il sera publié.
De la même manière, vous pouvez tout à fait prévoir un planning de publication pour votre blog d’entreprise où chaque étiquette représentera une thématique. Par exemple :
- Webmarketing
- Outils
- Tutoriels
- Témoignages
- Etc.
Cela va vous permettre de visualiser la répartition de vos articles en fonction des dates de publications prévues et de maintenir un équilibre.
La checklist
Cette fonctionnalité est fantastique pour aller encore plus loin dans le détail d’une tâche. Imaginons que vous deviez créer un lead magnet pour votre stratégie d’inbound marketing. Il se peut que vous ayez besoin de plusieurs étapes. Par exemple :
- Définir le sujet
- Créer le contenu
- Mettre en page
- Héberger le freebie
- Créer la landing page
- Etc.
Grâce à la checklist vous allez pouvoir détailler ces étapes au sein d’une carte et cocher les tâches accomplies au fur et à mesure.
La date limite
Enfin, vous le savez sans doute si vous êtes déjà adeptes des objectifs SMART, vous avez besoin de vous fixer des deadlines pour vos projets (et de vous y tenir). Trello vous permet de fixer une date limite pour chaque carte.
La date passe en rouge lorsque vous approchez de l’échéance et que vous n’avez pas encore indiqué avoir terminé la tâche.
Vous avez également la possibilité de configurer les notifications pour que Trello vous envoie un mail de rappel avant l’échéance ou une notification sur mobile si vous téléchargez l’application. Cela peut s’avérer très utile pour suivre l’avancée de vos projets où vous voulez, quand vous voulez.
