Avez-vous déjà essayé de faire rouler une voiture sans carburant ? Impossible, n’est-ce pas ? Vouloir piloter un projet digital sans budget (ou sans le budget adapté), c’est la même chose !
Alors, comment calculer les dépenses nécessaires pour remplir vos objectifs digitaux, tout en respectant l’équilibre financier de votre entreprise ? Suivez le guide !
1. Définir un modèle de calcul des coûts
Pour budgétiser correctement votre projet, vous devez trouver le modèle de calcul des coûts adapté. L’utilisation d’un mauvais modèle peut entraîner des pertes ou affaiblir votre retour sur investissement.
Il existe deux modèles principaux pour définir un budget :
- Le modèle basé sur les frais fixes : ici, vous calculez le coût matériel nécessaire pour réaliser le projet. Ce dernier inclut les outils, le personnel impliqué, le budget publicitaire et toutes les dépenses directement liées à sa mise en œuvre.
- Le modèle basé sur le temps : si vous facturez vos clients à l’heure, il est préférable de budgéter vos projets de la même façon. Estimez le temps nécessaire à sa mise en œuvre pour calculer son coût.
2. Séparer les coûts fixes de ceux liés au projet
Pour chaque entreprise, il existe des coûts fixes récurrents pendant une période donnée. Ceux-ci ne varient pas, même lorsque vous gérez un nouveau projet.
Parmi ces coûts, on retrouve : le loyer de votre espace de travail, les salaires fixes des employés ou collaborateurs, les frais de fourniture de bureau, le coût du matériel et des équipements généraux, les impôts et les assurances, etc.
Il est important d’extraire ces données de votre budget final, notamment si vous utilisez le modèle « frais fixes ».
Par contre, vous devrez considérer les coûts directs, comme :
- La souscription à un outil ou un service spécifique, uniquement dédié à votre projet digital.
- La rémunération de consultants externes ou freelances indispensables à la mise en place du projet.
- Les heures supplémentaires fournies par vos employés pour réaliser le projet dans un délai fixé.
- Les services publics : le coût de l’électricité et l’eau peuvent varier en fonction du rythme de travail, ou de l’embauche supplémentaire de personnel.
3. Analyser les différents canaux digitaux et leurs exigences
Qui dit projet digital, dit canaux numériques ! Or, les dépenses varient en fonction des canaux sélectionnés. Par exemple, le coût moyen d’une publicité Linkedin est supérieur à celui d’une campagne Facebook Ads. Une stratégie SEA génère plus de dépenses qu’une stratégie SEO, mais donne des résultats immédiats.
Vous devez donc lister toutes les techniques employées (SEO/SEA, marketing de contenu, social media marketing, email marketing…) pour réaliser une analyse détaillée des coûts.
Si vous faites appel à des freelances pour un ou plusieurs de ces canaux, commencez à faire des devis rapidement afin d’avoir toutes les clés en main.
Vous serez en mesure de déterminer, avec précision, les coûts nécessaires pour atteindre vos résultats sans sacrifier les profits. De plus, vous pourrez affiner votre stratégie en priorisant les canaux les plus faciles d’accès pour votre activité.
4. Décomposer le projet en tâches et étapes
Dressez une liste des tâches, missions et étapes nécessaires pour réaliser votre projet digital. Notez tout ce que les membres de votre équipe doivent accomplir. Pensez à vous aider d’une méthode d’organisation et de gestion de projet pour obtenir une vue globale des actions à réaliser (Agile, Kanban, Gantt…).
En face de chaque tâche, identifiez les ressources et outils nécessaires pour les achever. Cela vous assure de n’oublier aucun coût dans l’addition finale !
5. Analyser régulièrement le budget
Un budget n’est qu’une estimation. Compte tenu de la nature imprévisible des activités commerciales et des événements qui aiment surgir à l’improviste, vos estimations sont susceptibles de changer. Voilà pourquoi vous devez le surveiller en permanence.
Comparez les estimations initiales avec les coûts réels, puis faites de même pour les coûts anticipés (futurs) à intervalles réguliers. Cela vous aidera à prévoir les éventuelles anomalies et à les régler en avance.
Lorsque votre projet digital est lancé, surveillez aussi la rentabilité de chaque canal. Cela vous permettra de réajuster le budget en fonction des canaux qui fonctionnent le mieux et ceux qui nécessitent une optimisation.
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L’objectif reste de dépenser votre budget le plus intelligemment possible, dans les actions qui rapportent !
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