La hausse des effectifs d’une entreprise s’accompagne bien souvent d’une augmentation des dépenses des équipes qui complexifie la gestion au quotidien. Frais de transport, frais de bouche, achats de logiciels et d’outils… les frais sont peuvent être nombreux et variés.
Afin d’accompagner le développement des entreprises et de les aider à mieux s’y retrouver dans leurs dépenses, de nombreuses fintech se sont lancées sur le marché des logiciels de gestion des dépenses et proposent des solutions entièrement digitalisées. Zoom sur les avantages que présentent ces outils pour votre entreprise.
1. Gain de temps
Fini la recherche des notes de frais dans le portefeuille, la course aux justificatifs manquants et la saisie de dernière minute dans un classeur Excel ! Grâce aux applications de gestion des dépenses professionnelles, vos collaborateurs n’auront plus qu’à prendre leur justificatif en photo pour qu’il soit immédiatement intégré à la comptabilité.
Côté comptable, l’ensemble des transactions s’exporte en un clic pour une transmission facilité au service comptable. Le logiciel de gestion des dépenses peut également être intégré à l’application de comptabilité de l’entreprise pour centraliser toutes les informations. Les informations transitent immédiatement d’un service à l’autre sans intervention, faisant gagner un temps précieux à tous les acteurs de l’entreprise.
2. Une plus grande autonomie des équipes
La plupart des acteurs du marché proposent des cartes de paiements professionnelles en parallèle de leur service de gestion des dépenses.
En choisissant un outil tel que Qonto, Spendesk ou Mooncard, vous pouvez ainsi mettre à disposition de vos équipes de cartes de paiement physiques ou virtuelles entièrement dédiées à leurs frais professionnels, de manière à ce qu’ils n’aient plus à avancer de fonds personnels. Fixez et modifiez le plafond de paiement des cartes de vos collaborateurs, recevez des notifications dès qu’un paiement est effectué et visualisez leurs dépenses en temps réel sur votre tableau de bord.
Grâce à ces outils, vos collaborateurs peuvent aussi intégrer leurs justificatifs de paiement dans l’application immédiatement après l’achat en le prenant en photo, pour éviter tout oubli ou perte du justificatif.
3. Réduction des tâches administratives
Les logiciels de gestion des dépenses automatisent de nombreuses tâches pour simplifier la gestion de votre entreprise au quotidien. Ils offrent par exemple la possibilité de :
- programmer des paiements récurrents
- effectuer des virements groupés en un clic
- relancer les collaborateurs automatiquement en cas de justificatif non transmis
- et bien d’autres fonctionnalités
Si la plupart des logiciels vous permettent d’intégrer les justificatifs à partir d’une seule photographie, certains, comme Qonto, vont plus loin avec une fonctionnalité détectant automatiquement le taux et le montant TVA sur les justificatifs et les intégrant dans le logiciel pour faciliter le travail comptable.
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4. Suivi des dépenses en ligne, en temps réel
Qu’il s’agisse de Spendesk, Mooncard ou encore Qonto, tous les acteurs du marché mettent à votre disposition des solutions dématérialisées, pour suivre vos dépenses en ligne en tant réel.
La plupart propose également d’organiser et d’annoter vos dépenses afin d’identifier leur saisonnalité, les postes de dépenses les plus importants et la répartition des frais au sein des équipes.
Associés aux cartes professionnelles, ces outils se révèlent de puissants alliés pour tracer vos dépenses et savoir à quel membre de votre équipe vous adresser en cas de justificatif manquant.
5. La fin des erreurs et des abus
Aucune entreprise n’est à l’abri d’une erreur humaine lorsque les notes de frais sont gérées manuellement. Pour éviter cela, rien de tel que la rigueur d’un logiciel de gestion des frais. Les informations passent immédiatement de la carte bancaire du collaborateur au service comptable, permettant d’identifier immédiatement la source d’éventuels oublis de justificatifs ou d’abus.
De même, les plafonds établis sur les cartes professionnelles permettent de contrôler les dépenses et de limiter les frais professionnels de chaque collaborateur en fonction de son rôle dans l’entreprise, évitant par la même occasion les dépassements de budget.
Si votre entreprise compte un certain nombre de collaborateurs effectuant des dépenses professionnelles, un logiciel de gestion des frais se révèle indispensable pour bien contrôler et gérer ces dépenses. Intégré à votre logiciel comptable, cet outil fera gagner un temps considérable à toute l’équipe et facilitera votre gestion quotidienne.
