Je redoutais le mot «inventaire». Comme caissière à temps partiel à l’école secondaire, « inventaire » signifiait seulement une chose : compter et encore compter.
L’article est une traduction d’un article sur Shopify.
Il est courant pour les entreprises de faire leur inventaire à la fin de l’année en comptant tous les produits physiques et faire en sorte que le nombre corresponde à ce qui est inscrit dans les registres. Pour les grandes entreprises, cette activité nécessite l’aide de tout le personnel !
Pourquoi la gestion des stocks est importante
Faire un inventaire coûte beaucoup d’argent. Voilà pourquoi une bonne gestion des stocks est cruciale pour la croissance d’une entreprise. Tout comme les flux de trésorerie, elle peut faire ou défaire votre entreprise.
La gestion des stocks vous permet d’économiser de l’argent
Une bonne gestion des stocks vous permet d’économiser de l’argent de plusieurs manières :
Éviter la détérioration
Si vous vendez un produit qui a une date d’expiration (comme de la nourriture ou du maquillage), il y a une chance très réelle que ça ira mal si vous ne le vendez pas à temps. La gestion des stocks vous aide à éviter la détérioration inutile.
Évitez les stocks morts
Le stock mort est un stock qui ne peut plus être vendu, mais pas nécessairement parce qu’il a expiré. Un stock hors saison, qui n’est plus d’actualité ou autre. En gérant mieux votre stock, vous pouvez éviter les stocks morts.
Économiser sur les coûts de stockage
Entreposer possède souvent un coût variable, ce qui signifie qu’il fluctue en fonction de la quantité de produits que vous stockez. Lorsque vous stockez trop de produits à la fois ou que vous vous retrouvez avec un produit qui est difficile à déplacer, vos coûts de stockage vont augmenter. Éviter cela vous fera économiser de l’argent.
La gestion des stocks améliore les flux de trésorerie
Non seulement une bonne gestion stocks vous fera économiser de l’argent, mais elle améliore également les flux de trésorerie.
Rappelez-vous, un produit que vous avez payé, et que vous allez vendre, ne vous rapporte pas d’argent lorsqu’il est entreposé chez vous.
Voilà pourquoi il est important de prendre en compte l’inventaire dans votre gestion de flux de trésorerie. Cela affecte les ventes (en dictant combien vous pouvez vendre) et les dépenses (en dictant ce que vous avez à acheter). Ces deux choses comptent pour savoir combien d’argent vous avez sous la main. Une meilleure gestion des stocks conduit à une meilleure gestion des flux de trésorerie.
Lorsque vous avez un système d’inventaire solide, vous savez exactement combien vous avez de produits, et en fonction des ventes, vous pouvez projeter quand vous serez à court et quand il faudra les remplacer. Non seulement vous ne perdez pas de ventes mais vous pouvez également planifier à l’avance pour acheter du stock supplémentaire.
8 techniques de gestion des stocks
La gestion des stocks est un élément très variable. Le système optimal est différent pour chaque entreprise. Cependant, toutes les entreprises devraient s’efforcer de supprimer autant que possible l’erreur humaine de la gestion des stocks. Cela signifie qu’il faut utiliser davantage des logiciels de gestion de stocks. Si vous gérez votre entreprise avec Shopify, la gestion des stocks est déjà intégrée.
Quel que soit le système que vous utilisez, les huit techniques suivantes vous aideront à améliorer votre flux de trésorerie et la gestion des stocks !
1. Par niveaux
Rendez la gestion des stocks plus facile par des niveaux pour chacun de vos produits.
Les niveaux sont la quantité minimale de produits qui doit être à portée de main tout le temps. Lorsque votre stock plonge en dessous des niveaux prédéterminés, vous savez qu’il est temps de passer des commandes. Vous devez généralement commandez la quantité minimale qui va vous remettre au dessus du niveau. Les niveaux varient en fonction de la rapidité avec laquelle l’objet se vend et combien de temps il faut pour l’obtenir à nouveau en stock.
Bien qu’ils nécessitent quelques recherches avant la prise de décision, la définition des niveaux permettra de systématiser le processus de commande. Non seulement vous pourrez prendre des décisions plus facilement, mais en plus votre personnel pourra prendre des décisions en votre nom.
Rappelez-vous que les conditions changent au fil du temps. Vérifiez les niveaux plusieurs fois dans l’année pour confirmer qu’ils ont encore un sens. Si quelque chose change dans le temps, il ne faut pas avoir peur d’ajuster vos niveaux vers le haut ou vers le bas.
2. Premier entré, premier sorti (First in, first out ou FIFO)
“Premier entré, premier sorti” est un principe important de la gestion des stocks. Cela signifie que votre ancien stock (premier entré) est vendu en premier (premier sorti) pas votre nouveau stock. Ceci est particulièrement important pour les produits périssables pour éviter toute détérioration.
C’est aussi une bonne idée de pratiquer le système FIFO pour les produits non périssables. Si les mêmes boîtes sont toujours disposées à l’arrière, elles sont plus susceptibles d’être usées. De plus, la conception et les caractéristiques d’emballage changent souvent au fil du temps. Vous ne voudrez pas vous retrouver avec quelque chose de désuet que vous ne pourrez pas vendre.
Afin de gérer un système FIFO, vous aurez besoin d’un entrepôt organisé. Cela signifie généralement qu’il faut placer les nouveaux produits à l’arrière ou veiller que les anciens produits soient placés à l’avant. Si vous travaillez avec un prestataire externe, assurez-vous que les choses se passent ainsi.
3. Gérer les relations
Une partie d’une gestion des stocks efficace est de pouvoir s’adapter rapidement. Que vous ayez besoin de retourner un article qui se vent lentement pour faire place à un nouveau produit, refaire le stock d’un produit qui se vend très rapidement, résoudre des problèmes de fabrication ou élargir temporairement votre espace de stockage, il est important d’avoir une bonne relation avec vos fournisseurs. De cette façon, ils seront plus disposés à travailler avec vous pour résoudre les problèmes.
En particulier, avoir une bonne relation avec vos fournisseurs peut vous aider dans le futur. Des quantités minimales sont souvent négociables.
Une bonne relation ne consiste pas seulement à être sympathique. Il s’agit aussi d’avoir une bonne communication. Informez votre fournisseur quand vous vous attendez à une augmentation des ventes afin qu’il puisse ajuster la production. Demandez-lui de vous avertir quand un produit est en retard pour pouvoir prendre des dispositions.
4. Planification d’urgence
Un grand nombre de questions peut apparaître en lien avec la gestion des stocks. Ces types de problèmes peuvent paralyser les entreprises non préparées.
Par exemple :
- Vos ventes augmentent de manière inattendue et vous surestimez votre stock
- Vous rencontrez un manque à gagner et ne pouvez pas payer le produit dont vous avez besoin désespérément
- Votre entrepôt n’a pas assez de place pour accueillir votre pic saisonnier de ventes
- Une erreur de calcul dans l’inventaire signifie que vous avez moins de produits que vous pensiez
- Un produit qui se vend lentement prend tout votre espace de stockage
- Votre fabricant est à court de votre produit et vous avez des commandes à remplir
- Votre fabricant arrête de fabriquer votre produit sans avertissement
Ce n’est pas la question de savoir si ces problèmes surviennent, mais de savoir quand ils peuvent arriver. Il faut comprendre où sont vos risques et préparer un plan d’urgence. Comment allez-vous réagir ? Quelles mesures allez-vous prendre pour résoudre le problème ? Quel sera l’impact sur les autres parties de votre entreprise ? Rappelez-vous que des relations solides vous aideront dans le futur.
5. Un audit régulier
Une vérification régulière est indispensable. Dans la plupart des cas, vous vous basez sur les logiciels et les rapports de votre entrepôt pour savoir combien de produits vous avez en stock. Cependant, il est important de voir si la situation réelle est telle que décrite dans ces rapports. Il existe plusieurs méthodes pour faire cela.
Inventaire physique
Un inventaire physique est la pratique qui consiste à tout compter en une seule fois. Beaucoup d’entreprises font un inventaire à la fin de l’année, car c’est lié à l’impôt sur le revenu et à la comptabilité. Bien que l’inventaire physique soit généralement effectué une fois par an, il peut être incroyablement perturbant pour l’entreprise. Si vous trouvez une erreur, il peut être difficile de trouver la solution.
Contrôles sur place
Si vous faites un inventaire physique complet à la fin de l’année et que vous vous heurtez souvent à des problèmes ou si vous avez un grand nombre de produits, vous pouvez commencer à faire des contrôles sur place tout au long de l’année. Cela signifie tout simplement de choisir un produit, les compter et comparer le nombre à ce qui est affiché. Cela doit être organisé dans un calendrier et est complémentaire à l’inventaire physique.
Cycle Counting
Au lieu de faire un inventaire physique complet, certaines entreprises utilisent le Cycle Counting pour vérifier leur stock. Plutôt qu’un décompte complet en fin d’année, le Cycle Counting se faire sur l’ensemble de l’année. Chaque jour, semaine ou mois un produit différent est coché sur un planning rotatif. Il existe différentes méthodes pour déterminer quels éléments compter et à quel moment, mais de façon générale, les articles de plus grande valeur seront comptabilisés plus fréquemment.
6. Etablir des priorités avec ABC
Certains produits ont besoin de plus d’attention que d’autres. Utilisez une analyse ABC pour installer des priorités dans la gestion des stocks. Séparez les produits qui nécessitent beaucoup d’attention des autres. Faites ceci en consultant la liste des produits et en ajoutant chaque produit à une des trois catégories :
A – Produits de haute valeur avec une faible fréquence de vente
B – Produits de valeur modérée avec une fréquence de vente modérée
C – Produits de faible avaleur avec une fréquence élevée des ventes
Les articles dans la catégorie A nécessitent une attention régulière parce que leur impact financier est important, mais les ventes sont imprévisibles. Les articles dans la catégorie C nécessitent moins de surveillance, car ils ont un impact financier plus petit et ils sont constamment en mouvement. Les articles dans la catégorie B se situent entre les deux.
7. Faire des prévisions précises
Une grande partie d’une bonne gestion des stocks se résume à prévoir avec précision la demande. Ne vous méprenez pas, cela est très difficile à faire. Il y a tellement de variables impliquées que vous ne saurez jamais vraiment ce qui va arriver, mais vous pouvez vous en approcher. Voici quelques éléments à regarder lorsque vous faites la projection de vos ventes futures :
- Les tendances du marché
- Les ventes de l’année dernière au cours de la même semaine
- Le taux de croissance de cette année
- Les ventes garanties de contrats et abonnements
- La saisonnalité et l’économie globale
- Les promotions à venir
- Les dépenses publicitaires prévues
Si il y a autre chose qui va vous aider à créer une prévision plus précise, assurez-vous de l’inclure.
8. Envisagez la livraison directe (Dropshipping)
La livraison directe est vraiment le scénario idéal du point de vue de la gestion des stocks. Au lieu d’avoir à transporter les stocks et expédier les produits vous-même (en interne ou par un prestataire logistique), le fabricant ou le grossiste s’en occupe pour vous. Vous supprimez complètement l’inventaire du processus !
Beaucoup de grossistes et de fabricants annoncent la livraison directe comme un service, mais même si votre fournisseur ne le fait pas, elle peut être une option. Ne pas avoir peur de demander. Même si les produits coûtent plus cher de cette façon, vous supprimez les dépenses liées à la tenue d’inventaire, au stockage ou au fulfillment (logistique, service client, etc.).
Il est temps de prendre le contrôle de votre gestion des stocks et d’arrêter de perdre de l’argent.
Choisissez les techniques de gestion des stocks pour votre entreprise, et commencez à les mettre en œuvre aujourd’hui.
Que pensez-vous des techniques présentées ? Pourriez-vous les appliquer à votre entreprise ? N’hésitez pas à réagir et à partager vos expériences en nous laissant un petit commentaire !
