Les « conf-calls » et les appels vidéo sont utilisés depuis longtemps maintenant, à titre privé ou pour réunir des personnes de différentes entreprises. Avec la pandémie mondiale qui frappe le monde, beaucoup de salariés travaillent désormais à distance, et ces réunions constituent la seule option pour ceux qui souhaitent se réunir avec leurs collaborateurs.
Malheureusement il n’est pas chose aisée de mener à bien ce type de réunions, et nous allons voir ensemble comment améliorer vos réunions à distance.
1. Utilisez le bon outil
Ce n’est pas une grande surprise, mais par les temps qui courent, les applications permettant des réunions virtuelles par la voix et la vidéo sont en plein essor :
- Zoom,
- Skype,
- WebEx,
- Google Hangouts,
- GoTo Meeting,
- Et même Discord.
Choisissez l’outil qui conviendra le mieux à tout le monde.
2. Organisez-vous en avance
Dès qu’une réunion est convenue, n’attendez pas pour partager à vos collaborateurs le lien vers celle-ci, par le bien d’un lien d’invitation, ou de codes d’accès… Vous pouvez également partager un petit tutoriel d’utilisation ou demander à vos collaborateurs de bien vouloir se munir d’écouteurs par exemple.
Assurez-vous avant la réunion que les personnes parviennent à se connecter, pour gagner du temps au début de la réunion et ne pas embarrasser les moins technophiles.
3. Socialisez
Si vous prévoyez une réunion avec les membres d’une équipe ayant l’habitude de se voir « en vrai », donnez-leur la possibilité de discuter avant de commencer la réunion.
Inscrivez ce moment à l’ordre du jour et assurez-vous que la personne qui préside la réunion prenne le relai lorsqu’il est temps de parler boulot.
Ce petit moment « machine à café » va servir comme « brise-glace ». Il fera du bien à tout le monde et permettra aussi de constater les éventuels problèmes techniques ou de connexion rencontrés par un participant.
4. Utilisez la vidéo, si possible
La vidéo ressemble davantage à la réalité et favorise une conversation naturelle. Elle permet également de repérer des indices non verbaux importants (ennui, tentative de prise de parole, accord, désaccord…).
D’un point de vue pratique, elle permet de mettre les gens en mode « travail », tant mentalement que physiquement, même si certains peuvent toujours choisir de n’être habillés qu’au-dessus de la ceinture, personne ne devrait se trouver avachi sur un canapé, par exemple.
Attention : La vidéo fatigue. Vous pouvez ne l’activer que par moments et l’éteindre quand cela n’est pas gênant.
5. Créer un programme clair – et court
Il est très facile de faire dévier une réunion virtuelle, surtout si personne n’est là pour y veiller. Il faut mettre en place un déroulé clair et confier à un membre la responsabilité de présider et de maintenir la discussion.
Nous l’avons vu plus haut, la visio est source de fatigue. Pour rester productif et alerte, une réunion ne devrait pas excéder 45 minutes, y compris pour conclure. Le temps réservé aux activités sociales que vous avez décidé d’inclure au lancement de la discussion ne doit pas être pris en compte.
6. Fixez des règles
Il est important que les gens prennent les réunions virtuelles autant au sérieux que les réunions en face à face. Pour y parvenir il faut être clair sur ce que vous attendez de vos collaborateurs. Comme le fait de ne pas utiliser un ordinateur portable ou un téléphone pour des messages sans rapport avec la réunion, ou bien d’utiliser un casque pour la clarté des échanges.
Vous pouvez énoncer des principes plus larges, comme la règle selon chacun doit contribuer.
7. Donnez à chacun la possibilité de s’exprimer
Vous devrez trouver un moyen de faciliter les prises de paroles, sinon la réunion deviendra une cacophonie d’opinions dont il ne ressortira rien.
Certaines applications disposent d’une fonction pour vous aider. Sur Zoom, il existe une option permettant de « lever la main », permettant au président de désigner qui répond et dans quel ordre.
Si les membres les plus discrets de votre équipe ne donnent jamais leur avis, veillez à les solliciter activement en leur demandant s’ils ont quelque chose à ajouter.
8. Faites un compte-rendu
Même si vous vous êtes mis d’accord sur des décisions et la date de la prochaine réunion etc., il est recommandé de les mettre par écrit. Il est plus facile d’oublier une réunion lorsqu’elle est virtuelle.
En faisant circuler un bref résumé de ce qui a été convenu et des prochaines étapes prévues, tous les participants (et vous) pouvez être sûr que votre réunion virtuelle n’a pas été vaine.
Tout le monde a accès au contenu de la réunion et aux décisions qui ont été prises. Chacun peut donc garder une trace, pour y revenir le cas échéant sans crainte d’avoir oublié quelque chose d’important.
À lire aussi : 5 conseils pour rédiger un compte-rendu de réunion
9. Demandez un feedback
C’est la clé pour s’améliorer : les retours d’expérience. Créez un petit questionnaire comme Googleform et demandez aux participants des pistes d’amélioration à apporter.
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