La gestion de projet est une partie vitale d’un projet : sa planification est la première étape pour atteindre votre objectif. C’est cette première étape qui doit être complétée afin d’obtenir l’approbation de vos collaborateurs et les ressources qui seront injectées dans ce projet.
Une bonne planification est très utile dans n’importe quel scénario, car elle permet de gagner un temps précieux pendant la phase de développement. Un bon plan comporte beaucoup d’éléments. Par exemple, vous pouvez déterminer les dates auxquelles vos ressources seront disponibles afin de ne pas être surpris si elles ne sont pas prêtes à prêtes à temps.
Vous n’aurez pas non plus à vous soucier chaque jour du paiement des factures ou d’autres transactions financières, car vous aurez planifié un processus qui s’occupera de tout à la fin de chaque cycle de paiement que vous aurez établi. La planification permet de rationaliser efficacement le processus de développement proprement dit.
Alors comment faire ? Voici les 7 étapes à travers lesquelles vous devez passer pour une gestion de projet réussie.
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1. Identifier et rencontrer les intervenants
Un intervenant peut être tout individu ou toute entreprise susceptible d’être affecté par le résultat de votre plan de projet. Ainsi, vos clients et utilisateurs finaux sont également des parties prenantes. C’est votre travail de garder leurs considérations et leurs intérêts dans la boucle lorsque vous créez votre plan de projet.
Vous devez rencontrer les commanditaires du projet et les principaux intervenants et communiquer avec eux. Cette rencontre vous aidera à discuter de leurs attentes, à établir des dates clés pour le calendrier, la portée du projet et son budget.
Une fois tout cela fait, vous pouvez créer un cahier des charges de la portée du projet. C’est un document qui consigne tous les détails de la portée du projet, et qui va notamment lister tous les intervenants sur une même page. Cela réduira les problèmes de communication qui peuvent être très coûteux à l’étape du développement.
2. Fixer et prioriser les objectifs
Une fois que vous avez terminé la collecte de données sur ce que veut réellement la partie prenante, établissez des priorités et des objectifs précis pour vous et votre équipe. Ces buts devraient décrire efficacement tous les objectifs du projet que vous devez atteindre.
Vous devez veiller à ce que le langage utilisé dans ce document soit clair et pas trop technique, afin qu’il soit facile à communiquer et à partager avec tous les intervenants sans problème.
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3. Définir les produits livrables
L’étape suivante consiste à déterminer les produits livrables de votre projet. Vous devez scinder celui-ci en des étapes clés, qui sont nécessaires pour mener le projet à son terme. Vous devez également identifier les résultats spécifiques que le projet doit produire.
Il va vous falloir estimer toutes les dates d’échéance, pour chaque étape menant à chaque produit livrable listé dans votre plan. Vous serez ensuite en mesure de montrer la progression à chaque partie prenante. Ces dates sont susceptibles d’évoluer à l’étape suivante.
4. Créer le calendrier du projet
Le calendrier du projet est un point crucial dans votre réussite. Vous devrez examiner chaque produit livrable et spécifier toutes les tâches qui doivent être effectuées pour réaliser chaque produit.
Pour chaque tâche, vous devez définir la durée qu’elle va demander, les ressources qui sont réellement nécessaires pour la réaliser et qui sont les membres de l’équipe requis qui seront les mieux adaptés à l’exécution du projet. Ensuite, vous devez identifier toutes les dépendances liées à votre projet. Y a-t-il des tâches qui doivent être complétées en premier afin que d’autres puissent commencer ? Impliquez votre équipe, mieux à même de savoir combien de temps peut prendre telle ou telle tâche, ou de trouver les interdépendances.
Vous devez entrer vos dépendances, étapes et livrables dans votre diagramme de Gantt, ou rechercher des modèles et des applications en ligne qui peuvent vous aider dans cette tâche.
Vous devez également savoir rédiger un rapport de gestion de projet. Il sera utile pour disposer d’une revue sommaire de l’état actuel de votre projet.
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5. Identifier les problèmes et effectuer une évaluation des risques
Aucun projet n’est sans risque et que vous devez avoir différents scénarios d’urgence, si celui d’origine ne fonctionne pas.
Y a-t-il des problèmes cachés ou prévisibles qui peuvent affecter le processus de planification du projet ? Ces problèmes peuvent être comme les vacances d’un membre de l’équipe ou un jour férié à venir qui peut retarder la productivité.
Vous devez identifier clairement quels sont ces problèmes, mais d’abord, vous devez évaluer correctement son incidence pour vous assurer qu’il constitue un risque pour le projet ou non.
N’oubliez pas que lorsque vous êtes dans le processus d’élaboration d’un plan de projet, vous devez savoir comment gérer les risques et envisager toutes les étapes pouvant prévenir ou réduire les risques.
6. Présenter le plan du projet aux parties prenantes
Lorsque toutes les étapes ci-dessus seront complétées, vous aurez un plan de projet à présenter à vos intervenants. Au cours de cette réunion, vous pourrez leur expliquer comment vous avez pris en compte leur contribution et comment vous l’avez intégrée au plan.
Vous pouvez également présenter toutes les solutions aux conflits qui ont pu surgir entre l’équipe ou les intervenants.
L’étape suivante consiste à attribuer les rôles à vos intervenants. Qui doit recevoir quel rapport et à quelle fréquence ? Quelles décisions seront approuvées par qui ?
Vous devez vous assurer que votre plan de projet est clair comme de l’eau de roche et qu’il ne prête pas à confusion. De plus, vous devez le rendre accessible à tous afin qu’ils n’aient pas à vous courir après pour une broutille.
Conclusion
La gestion de projet et l’élaboration d’un plan clair, net et précis est cruciale afin d’éviter les gaffes et les problèmes qui surviennent lors de l’exécution du projet.
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