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Les entreprises consacrent beaucoup de temps aux tâches administratives. Pour être plus efficaces, elles délèguent ces missions à un spécialiste de la gestion et de la comptabilité : l'assistant virtuel. Grâce à ses compétences, ce freelance aide ses clients à se concentrer sur l’essentiel. Il consacre plusieurs heures par semaine à chaque société. Le tout, à distance et à des tarifs raisonnables.
Le métier d'assistant virtuel est varié. De nombreuses missions sont confiées à ce collaborateur freelance.
L'assistant virtuel effectue tout son travail à distance. Depuis sa digital workplace, il :
C'est aussi un collaborateur indispensable pour recruter du personnel. Lecture des CV, appel des candidats, gestion du planning d'entretien puis envoi des contrats de travail... A chaque étape du projet, l'assistant virtuel optimise la procédure.
Un assistant virtuel est compétent pour gérer le support client des entreprises. Ces dernières se consacrent ainsi à leur cœur de métier.
L'assistante (ou l'assistant) traite les demandes des clients par :
Le freelance répond lui-même aux questions simples. Il crée des devis et les envoie aux prospects. Pour les demandes complexes, l'assistant digital sollicite son employeur.
Un assistant à distance peut aussi effectuer quelques missions de marketing. Il maîtrise la prospection téléphonique et la publication de contenus sur internet.
Certaines assistantes virtuelles s’occupent de la gestion comptable des :
Ce service convient aux structures réduites. Il leur évite de créer un emploi de comptable en interne. L'assistant en ligne traite des pièces comme les factures et les bulletins de paie. Il paie les fournisseurs et lance les procédures de recouvrement auprès des clients.
Le travail de l'assistant virtuel requiert une série de compétences techniques. Elles s'accompagnent de qualités humaines incontournables.
Les assistants virtuels connaissent toutes les fonctionnalités du pack Office. Ils utilisent :
Il arrive qu'une société travaille avec d'autres utilitaires. Dans ce cas, l'assistant virtuel apprend à s'en servir. Il crée des documents lisibles et modifiables par tous ses interlocuteurs.
Chaque entreprise utilise sa propre méthode pour le travail collaboratif. Comme tous les freelances, l'assistant virtuel s'adapte aux habitudes de ses clients. Il connaît les principaux programmes permettant :
Grâce à ce savoir-faire, l'assistant virtuel fait preuve de réactivité. Ses employeurs l'impliquent dans la vie de l'entreprise. Il assiste à certaines réunions et reçoit, sur ses rapports et ses comptes-rendus, les corrections de l'équipe.
Pour trouver des missions d'assistance virtuelle, des notions de comptabilité sont utiles. Il existe des logiciels de comptabilité faciles à prendre en main. Ils simplifient la création et l'archivage des factures. Installez ces outils afin de réaliser des suivis de trésorerie pour vos clients.
Comme tous les métiers du secrétariat, l'assistance virtuelle nécessite un français parfait. Qu'il gère l'agenda ou le service client d'une entreprise, l'assistant entre en contact avec de nombreuses personnes. Son expression est irréprochable à l'oral comme à l'écrit. Le contenu de ses emails est concis et sans faute.
Difficile de trouver un emploi d'assistant virtuel sans parler anglais. Des compétences linguistiques sont un levier pour échanger avec les clients, les fournisseurs et les partenaires internationaux des sociétés. Pour les entrepreneurs qui travaillent avec des collaborateurs étrangers, une assistante bilingue ou trilingue est appréciée.
Les assistants virtuels possèdent une grande capacité d'adaptation. Leurs missions varient d'un client à l'autre et d'un domaine à l'autre. Si vous souhaitez devenir assistant en ligne, formez-vous à une multitude de tâches. Suivez des formations pour acquérir de nouvelles compétences. Montrez à vos clients que vous connaissez leurs besoins en matière de gestion et d'administration. Rendez-vous indispensable pour les entreprises !
Plus vous acquérez d'expérience, plus vos clients vous confient des projets difficiles. Bien que mieux rémunérées, ces missions ont un inconvénient : elles nécessitent une certaine résistance au stress. Les meilleurs assistants digitaux sont capables d'effectuer des travaux complexes, rapidement et sans erreur. Ils se concentrent plusieurs heures sur une même tâche en restant sereins.
Les entreprises comptent sur leurs assistants virtuels. Même si leur travail se fait à distance, ces freelances sont fiables et joignables. Leurs clients les contactent facilement par mail ou téléphone. Ils leur communiquent des consignes pour le service client ou la gestion comptable de la société. L'assistant digital dialogue avec ses clients en toute transparence. Cette relation de confiance l'aide à obtenir plus de missions.
Un assistant virtuel possède la même aisance relationnelle qu'un assistant en interne. Par écrit comme par téléphone, il met son interlocuteur à l'aise. De nombreuses assistantes virtuelles ont une solide expérience de l'accueil physique ou téléphonique. Elles renseignent les clients et répondent aux fournisseurs avec un ton professionnel. En cas de litige, elles font preuve de diplomatie.
L'assistance virtuelle permet de gagner en moyenne 19 euros de l’heure, soit 135 euros par jour. Ce salaire varie selon les compétences, l'expérience et la formation des freelances. Comptez :
De nombreuses formations permettent d'exercer le métier d'assistante ou d'assistant virtuel.
La plupart des assistants virtuels ont un BTS de secrétariat. Ce cursus de niveau bac + 2 les dote d'une multitude de compétences en gestion, en administration et en langues. Il s'agit d'une formation généraliste. Vous pouvez la compléter avec des modules dédiés à la gestion comptable, au secrétariat médical ou au domaine juridique.
Foire aux questions
Le métier d'assistante virtuelle freelance comporte de nombreux atouts.
Le statut de freelance offre une grande liberté. Il est idéal pour concilier carrière et vie de famille. Le (ou la) secrétaire choisit ses horaires, ses missions et ses tarifs. Il se spécialise dans certains services administratifs. Enfin, ce travail permet de côtoyer des clients variés et de découvrir une multitude de domaines d'activité.
L'assistance virtuelle en freelance est un métier passionnant. Toutefois, cette activité ne convient pas à tous les profils.
L'assistant virtuel effectue des tâches parfois répétitives. Il se forme souvent à l'utilisation de nouveaux outils de gestion. N'étant pas salarié d'une entreprise, ce freelance finance ses propres formations. Son salaire fluctue d'un mois à l'autre.
Pour gagner du temps et réduire vos frais.
Votre assistante virtuelle (ou assistant virtuel) vous accompagne dans la gestion de votre entreprise. Cette personne gère aussi bien la relation client que vos réseaux sociaux et vos tâches administratives. Recruter un assistant à distance vous évite de créer un emploi. Ce freelance participe à la vie de votre entreprise sans peser sur votre budget.
Après une formation d'assistant administratif, proposez vos services en tant que freelance.
Créez votre auto entreprise afin de facturer vos clients. Faites la liste de vos compétences et des tâches qu'une personne peut vous confier. Démarchez les chefs d'entreprise de votre réseau. La recherche de vos premiers projets est l'étape la plus difficile. Une fois que vous avez effectué plusieurs missions, inscrivez-vous sur Codeur.com. Détaillez votre parcours dans la partie "Expériences et références" de votre fiche.
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Codeur.com vous aide à construire votre clientèle. Complétez votre fiche avec vos formations et vos compétences. Vous pouvez vous spécialiser dans certaines tâches et domaines d'activités. Dès qu'une mission est publiée, faites une offre intéressante. Vos premiers clients rédigent des évaluations qui figurent sur votre page. Elles incitent d'autres entreprises à vous confier du travail.
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