En créant votre boutique Shopify, vous serez le seul utilisateur qui aura accès à la gestion de la boutique. Cependant, tout comme une boutique physique un site e-commerce a parfois besoin d’employés pour être gérée.
Sur Shopify, vous avez la possibilité d’ajouter facilement des utilisateurs employés qui auront certaines permissions sur votre boutique selon leur mission. Mais d’autres utilisateurs peuvent accéder à la gestion de votre boutique, ce sont les collaborateurs. Dans Shopify, un collaborateur est un partenaire externe à l’entreprise tels un freelance ou une agence dans le domaine du développement de site ou du graphisme par exemple.
Dans la suite de cet article, vous apprendrez à créer un compte utilisateur pour ces deux types de profils utilisateur : employé et collaborateur. Vous pouvez également faire appel à un développeur Shopify pour déléguer la création de nouveaux utilisateurs sur votre site e-commerce Shopify en déposant un projet sur Codeur.com !
Sommaire :
Si vous recrutez une personne dans l’équipe de votre boutique Shopify, vous devrez l’inviter sur celle-ci en lui créant un compte employé.
La création d’un compte employé est simplifiée par Shopify grâce à une interface qui regroupe toutes les informations de création du compte à un même endroit. Vous n’aurez donc pas besoin de parcourir tout votre site pour créer un compte employé, au contraire cela se fera en quelques clics seulement !
Pour commencer, connectez-vous à l’interface d’administration de votre boutique avec un compte propriétaire, administrateur ou employé ayant le droit sur la création de nouveaux comptes utilisateurs.
Rendez-vous ensuite dans les paramètres de la boutique puis dans la section « Utilisateurs et autorisations » (1) où vous retrouverez tous les utilisateurs existants sur la boutique, dont le propriétaire.
Pour ajouter un compte employé, il vous suffira de cliquer sur le bouton « Ajouter des employés » (2) puis de remplir les informations demandées.
Pour créer un employé, vous devrez renseigner 3 informations importantes à propos de l’employé puis définir les autorisations qu’il aura.
Commencez par saisir les informations obligatoires qui sont :
Vous pourrez par la suite définir les permissions de l’employé sur la boutique en cochant les fonctionnalités auxquelles il aura accès (4). Par exemple, pour un employé s’occupant du service après-vente, vous pourriez lui donner accès à l’accueil, aux commandes et aux clients de la boutique, mais aussi à la gestion des réductions.
Il existe aussi des permissions pour les applications que vous avez installées sur votre boutique Shopify. De cette manière, vous pourrez donner l’accès à certaines applications uniquement à vos employés.
Lorsque toutes les informations de l’employé et autorisations sont renseignées, vous pouvez valider la création de l’employé en cliquant sur le bouton « Envoyer l’invitation » en bas de l’interface.
Vous ne trouverez pas de comptes spécifiques pour les administrateurs sur Shopify. Pour cela, il vous faudra créer un compte employé comme pour n’importe quel employé cependant dans ce cas vous attribuerez toutes les permissions existantes à l’employé en question. En donnant tous les droits à un employé, cela est similaire à créer un compte administrateur comme on pourrait le retrouver sur d’autres CMS similaires.
Toutefois, donner les pleins droits à un employé ne fait pas pour autant de lui le propriétaire de la boutique qui restera l’utilisateur ayant des autorisations qui ne peuvent pas être données à des employés.
Si votre objectif est de transférer la propriété de la boutique à un nouvel utilisateur, vous devrez alors effectuer un transfert de propriété et non créer un compte administrateur.
Le rôle de certains de vos employés pourrait évoluer tout comme d’autres employés pourraient quitter votre boutique. Dans ce cas, il vous faudra modifier le compte employé existant en fonction de sa nouvelle mission ou bien simplement supprimer le compte employé.
Vous pouvez gérer vos employés dans les paramètres de la boutique puis dans la section « Utilisateurs et autorisations » (1) vous trouverez la liste des comptes employés présents sur votre boutique. Cliquez ensuite sur le nom d’un employé pour accéder aux informations de l’employé (2).
Sur la page de l’employé, vous pourrez modifier des informations comme sa biographie, sa langue préférée ou ses autorisations par exemple.
Si vous voulez supprimer le compte de l’employé, il vous suffira de cliquer sur le bouton « Supprimer » suivi du nom complet de l’employé.
Une confirmation vous demandant votre mot de passe s’affichera pour valider que vous voulez bien supprimer le compte de l’employé sélectionné. La suppression d’un employé est une action irréversible, assurez-vous de bien vouloir supprimer l’employé avant de confirmer l’action.
Un compte collaborateur n’est pas un compte que vous pouvez créer. Les collaborateurs sont des partenaires Shopify qui peuvent faire une demande d’accès à une boutique Shopify à partir de leur tableau de bord.
C’est donc au collaborateur de vous envoyer une demande d’accès à votre boutique que vous pourrez ensuite accepter pour l’autoriser à travailler sur votre boutique. Vous trouverez les invitations des collaborateurs dans l’onglet « Utilisateurs et autorisations » des paramètres de la boutique Shopify.
Sur la page se trouve une section « Collaborateurs », sous celle des employés, où seront listées toutes les demandes de collaborateurs.
Si vous le souhaitez, vous pouvez limiter l’envoi de demandes d’accès à votre boutique par les collaborateurs en leur demandant un code à renseigner. Pour cela, cliquez sur l’option « Seules les personnes ayant un code de demande collaborateur peuvent envoyer une demande de collaborateur » dans la section collaborateur des utilisateurs.
Avec cette option activée, tous les collaborateurs qui voudront vous envoyer une demande devront renseigner le code de demande collaborateur.
Plus votre boutique grossira, plus vous aurez besoin d’employés pour vous aider à la gérer. En créant des comptes employés, des utilisateurs pourront rejoindre votre équipe tout en ayant des autorisations limitées.
Cependant, le nombre d’employés d’une boutique Shopify est limité en fonction du forfait de la boutique. La limite maximale est de 15 employés pour le forfait avancé de Shopify.
Les collaborateurs de votre boutique n’augmentent pas le nombre d’employés de votre boutique. Si votre équipe remplit déjà la limite de votre boutique, vous pouvez faire appel à un collaborateur.
N’hésitez donc pas à poster une annonce gratuite sur Codeur.com pour trouver rapidement l’aide d’un freelance qui pourra vous aider à gérer améliorer votre boutique en tant que collaborateur.